Как писать правильно сопроводительное письмо: как правильно писать, зачем оно нужно, советы и примеры

Содержание

Как написать сопроводительное письмо? | Сайт для студентов КФУ

Составить резюме – это только полдела. Чтобы работодатель его рассмотрел и выделил тебя среди других кандидатов, важно правильно преподнести информацию, а именно – написать грамотное и убедительное сопроводительное письмо.

Кто-то считает этот элемент делового общения пустой тратой времени, однако некоторые работодатели обращают внимание на сопроводительные письма и ориентируются при отборе кандидатов в том числе по ним, а в отдельных профессиях им придают даже большее значение, чем резюме.

Структура сопроводительного письма

Твое письмо не должно быть слишком длинным – 3-4 абзацев вполне достаточно, чтобы заинтересовать работодателя и при этом не утомить. Итак, что писать в таком сообщении?

— Начни с приветствия и обращения

По возможности найди контактное лицо работодателя, которое курирует вакансию, и обратись к человеку по имени («Добрый день, Жанна Викторовна!», «Здравствуйте, Сергей!»). Если имя представителя компании не указано, начни с классической формулы вежливости: «Уважаемые дамы и господа».

— Укажи источник информации о вакансии

Это актуально, если ты отправляешь резюме на электронную почту: «Увидела объявление о вашей вакансии «…» в социальных сетях», «Интересует ваш проект «…».

Если отправляешь отклик на вакансию через рекрутинговый портал, писать источник не нужно, он и так очевиден.

— Коротко расскажи о себе и о том, почему ты хочешь работать в этой компании

Отметь то, что выгодно отличает тебя от других кандидатов (опыт работы, профессиональные достижения, навыки, вклад, который ты готов внести в развитие компании).

— Подпишись и оставь контакты

В завершение напиши свои имя, фамилию, контактные данные (телефон и электронную почту). Несмотря на то, что работодатель может найти эту информацию в резюме, ее обязательно надо указать и здесь – это правила делового этикета.

5 «нет» в написании сопроводительных писем!

Не пересказывай резюме

Сопроводительное письмо и резюме должны дополнять друг друга, а не повторять. Отметь здесь только самое важное – прежде всего, ответь на вопрос, почему ты лучше всех подходишь на эту должность.

Будь осторожен с креативом

Креативные варианты приветствуются только в том случае, если ты претендуешь на творческую должность, где требуется «креативить» по роду деятельности (дизайнер, копирайтер, PR-менеджер, аниматор и другие). И даже в таких откликах обращаться к работодателю следует максимально уважительно. Приветствия типа «Эгегей, котаны! Возьмите меня прекрасного к вам в команду!» с наибольшей вероятностью отправятся в корзину.

Не пиши о карьерных амбициях

Говоря о вкладе в развитие компании, не стоит акцентировать внимание на том, что ты хочешь подняться по карьерной лестнице, стать заместителем, сместить руководителя, а затем и вовсе открыть свой бизнес в той же сфере. Ни одному работодателю такое не понравится.

Не говори о личных проблемах

В сопроводительном письме не стоит рассказывать, почему ты полгода не работал, почему хочешь уволиться с настоящего места работы, а также описывать какие-либо личные причины, по которым тебе нужна работа (оплата жилья, учебы, лечения бабушки и прочего). Об этих моментах стоит говорить только на собеседовании и только, если тебя об этом спросили.

Избегай банальных фраз

Нет смысла писать о том, что ты активный, позитивный, стрессоустойчивый, общительный, исполнительный и ответственный. Рекрутер сам сделает вывод обо всех этих качествах, исходя из фактов в резюме и твоего поведения на собеседовании.

5 «да» в написании сопроводительных писем

Пиши в официальном стиле

СV, как и резюме, – деловой документ. Рекомендуется писать его официально, избегая разговорных фраз, жаргона, шуток. Креатив может быть поощрен только в исключительных случаях.

Заяви о себе

Назови преимущества, которые выделят тебя на фоне других (профильное образование, многолетний стаж, практика за рубежом, знание языков, владение специальными сервисами и т.д.).

Инициируй контакт

В заключение добавь фразу «Заранее благодарю за ответ» или «С удовольствием отвечу на все ваши вопросы на собеседовании». Также не лишним будет поблагодарить визави за уделенное время. Это позволит расположить рекрутера и представить тебя как человека вежливого и образованного.

Будь честен

Если особых достижений ты назвать пока не можешь, гораздо правильнее написать простое шаблонное сообщение, нежели давать работодателям заведомо ложную информацию. Лучше сказать о том, что ты хочешь учиться и развиваться в компании, назвать направления деятельности, которые тебе интересны.

Проверь письмо на ошибки

Перечитай несколько раз, если сомневаешься, как пишется слово, загляни в правила или дай проверить корректору. Будет очень неприятно, если работодатель откажет из-за большого числа грамматических ошибок.

Образец сопроводительного письма

Добрый день, уважаемая Марина Олеговна!

На сайте http://hh.ru я узнала, что в Вашей компании открыта вакансия контент-менеджера. Ознакомившись с задачами и требованиями к кандидату, я пришла к выводу, что могу претендовать на данную должность. Я более 2 лет работаю в сфере интернет-маркетинга, ежедневно занимаюсь наполнением сайтов, знакома с разными CMS, владею основами html-верстки. Уверенно пользуюсь Adobe Photoshop и могу обрабатывать изображения.

Более подробную информацию о моем опыте контент-менеджера Вы можете увидеть в приложенном резюме. С удовольствием отвечу на все Ваши вопросы по телефону (+7 917 311 24 22) или при встрече.

Заранее благодарю Вас за уделенное моей кандидатуре время.

С уважением,

Петрова Дарья Николаевна

Как отправить сопроводительное письмо?

Если отправляешь резюме по электронной почте, вставь сопроводительное письмо в теле письма, а резюме прикрепи во вложении.

Если высылаешь по факсу – сделай сопроводительное письмо на отдельной страничке и направь его перед резюме.

На рекрутинговых сайтах, как правило, есть специальное окошко для сообщения работодателю.

Надеемся, что этот материал оказался полезным, и ты составишь грамотное письмо, которое откроет двери на работу твоей мечты.

Сопроводительное письмо к документам

Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы… Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть.

Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции:

подтверждает факт отправки;
предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Связанный материал

Оформляем служебное письмо

№ 10 / 2011

Пореквизитный анализ служебного письма с множеством образцов его составления есть в статье «Оформляем служебное письмо»

Речевые шаблоны

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

сообщение о направлении документов,
просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

«Во исполнение… направляем вам…»,
«Высылаем вам…»,
«Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

«Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
«Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
«Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Пример 2. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в отметке о его наличии)

Хотя в ГОСТе Р 6.30-2003 написано, что при перечислении нескольких приложений в отметке об их наличии обобщающее слово перед двоеточием стоит в единственном числе «Приложение:», в подобных случаях все-таки рекомендуем писать его во множественном числе «Приложения:», как мы показали в Примере 2.

Во-первых, это правильно с точки зрения правил русского языка. И во-вторых, разработчики этого ГОСТа сами потом «исправились», когда стали давать разъяснения относительно его применения в своих методических рекомендациях. См. цитаты двух этих документов ниже. Но многие упорно продолжают писать слово «Приложение:» в единственном числе, даже если за ним следует список из нескольких документов. Не делайте так, и мы объяснили почему.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

3.16. …Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют:

Разночтения встречаются и относительно того, как писать слово «приложение» в тексте письма: с маленькой или большой буквы, со знаком «№» или без. Дело в том, что указать наименование прилагаемого документа в тексте сопроводительного письма можно по-разному; сравните сами, глядя на Пример 3: во втором случае уместно указать в скобках, что документ является приложением, а в последующих случаях показываем, как по-разному это можно сделать. Все варианты корректны, просто в письме важно придерживаться единообразия. А еще лучше в инструкции по делопроизводству своей организации (или ином локальном нормативном акте, посвященном подобным вопросам) выбрать и зафиксировать какой-то один вариант, тогда единообразие будет во всех документах и путаницы у исполнителей – меньше.

Пример 3. Различные способы указания наименования приложения в тексте письма

Для сброшюрованного приложения количество листов можно не указывать (Пример 4).

Пример 4. Описание сброшюрованного приложения

Когда приложений настолько много, что удобнее перечислить их на отдельном листе (он будет называться «Опись приложений к письму от… №…»), в письме будет достаточно сослаться на такую опись (Пример 5).

Пример 5. Если приложений так много, что их удобнее перечислить в отдельной описи

Если же вы прикладываете к своему письму другое письмо, имеющее собственное приложение, об этом нужно сообщить адресату (Пример 6).

Пример 6. Приложение к письму имеет собственное приложение

Наконец, если ваше письмо адресовано сразу нескольким организациям, а приложение – только одной из них (другие получают письмо лишь для ознакомления), об этом тоже следует сказать (Пример 7).

Пример 7. Приложение направляется только одному получателю письма из нескольких

Отметку о наличии приложений оформляют ниже текста письма и выше подписи. Обычно эти расстояния (отступы) делают одинаковыми и равными примерно 2-3 межстрочным интервалам (это хорошо показано на образце оформления целого письма в Примере 9).

По общему правилу, если документ имеет приложения, то на нем оформляется отметка об их наличии ниже текста и выше подписи, а на прилагаемых документах (у каждого в верхней правой части первого листа) пишется, приложением к какому документу они являются (с обозначением номера приложения, если их несколько), как в Примере 8.

Пример 8. Номер приложения и данные основного документа на 1 листе приложения

Но сопроводительное письмо несет учетную функцию пересылаемых документов, выступая в роли некой описи вложений в конверт, реально же пересылаются документы, поименованные в таком письме в качестве приложений. Если бы письмо имело другую функцию (например, было офертой, делая предложение подписать договор и перечисляя условия предлагаемого сотрудничества), то «ключевым» по смыслу документом было бы письмо, а прилагаемые документы лишь помогали бы ему выполнить свою функцию. Но речь идет о сопроводительном письме, и в этом случае не стоит «портить» пересылаемые документы информацией об «описи вложения в конверт» – т.е. такую отметку на них оформлять не нужно!

Подписание и регистрация у отправителя

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9. Сопроводительное письмо

Пример 11. Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Сюрприз для заявителей – физических лиц

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Просьба ответить в определенный срок

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней¹. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения. ..

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Хранение сопроводительных писем

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Как написать выдающееся сопроводительное письмо в 2022 году

Хорошо, вы поняли, насколько важны сопроводительные письма. Вот восемь шагов, чтобы написать статью, которая кричит: «Я отлично нанимаюсь!»

Шаг 1: Напишите новое сопроводительное письмо для каждой вакансии (но да, вы можете использовать шаблон).

Да, гораздо быстрее и проще взять сопроводительное письмо, которое вы написали для своего последнего заявления, изменить название компании и отправить его. Но большинство работодателей хотят видеть, что вы действительно заинтересованы в конкретной должности и организации, а это означает создание индивидуального письма для каждой должности.

Хотя можно перебрасывать несколько сильных предложений и фраз из одного сопроводительного письма в другое, даже не думайте отправлять 100% стандартное письмо. «Уважаемый менеджер по найму, я рад подать заявку на вакансию в вашей компании» — это немедленный сигнал рекрутерам и менеджерам по найму о том, что вы массово откликаетесь на каждое объявление о вакансиях, которое появляется на LinkedIn.

В то же время ничто не говорит о том, что вы не можете получить небольшую помощь: попробуйте один из наших бесплатных шаблонов сопроводительного письма, чтобы немного упростить процесс.

Шаг 2: Добавьте свою контактную информацию.

В верхней части сопроводительного письма вы должны указать свою основную информацию. Вы даже можете скопировать тот же заголовок из своего резюме, если хотите. Некоторая контактная информация, которую вы можете указать (и порядок, в котором вы можете указать ее):

Ваше имя
Ваши местоимения (необязательно)
Ваше местоположение (необязательно)
Ваш адрес электронной почты
Ваш номер телефона (необязательно)
URL вашего LinkedIn, портфолио или личного веб-сайта (необязательно)

Обратите внимание, что обязательными являются только имя и адрес электронной почты, и вам больше не нужно указывать полный адрес в сопроводительном письме или резюме. Города и штата (или района метро) более чем достаточно.

So your header might look like this:

Inigo Montoya
he/him
Florin Metropolitan Area
[email protected]
555-999-2222

If в объявлении о вакансии вам предлагается отправить сопроводительное письмо в теле письма, вы можете добавить свою контактную информацию в конце после своего имени (и если вы хотите отказаться от адреса электронной почты здесь, вы можете — он у них есть уже).

So your sign off could look like this:

Sincerely,

Violet Baudelaire
she/her
[email protected]
123-123-1234
https:/ /www.linkedin.com/in/violet-baudelaire/

Шаг 3. Направьте сопроводительное письмо менеджеру по найму — желательно по имени.

Самый традиционный способ адресовать сопроводительное письмо — использовать имя и фамилию человека, включая «мистер». или «мисс». (например, «Уважаемая госпожа Джейн Смит» или просто «Уважаемая госпожа Смит»). Но чтобы избежать случайного использования неправильного титула или, что еще хуже, непреднамеренного неправильного определения пола кого-либо, имя и фамилия также отлично работают. И если «Дорогой» кажется слишком жестким, попробуйте «Привет». Но никогда не используйте общие приветствия, такие как «Для кого это может касаться» или «Уважаемый господин или госпожа».

Для получения дополнительной помощи прочтите эти правила написания сопроводительного письма и несколько советов о том, как найти менеджера по найму.

Шаг 4: Создайте вступительный абзац, который зацепит вашего читателя.

Ваше вступление закладывает основу для всего сопроводительного письма. Таким образом, вы хотите, чтобы он был запоминающимся, дружелюбным, диалоговым и имел отношение к работе, которой вы занимаетесь.

Не нужно указывать ваше имя — менеджер по найму уже его увидит. Но было бы неплохо упомянуть вакансию, на которую вы претендуете (менеджер по найму может прочесывать кандидатов на полдюжины разных вакансий), и да, вы могли бы сказать что-то простое, например: «Я рад подать заявку на [вакансию]». с [Компанией]». Но подумайте о том, чтобы представиться с помощью быстрого первого абзаца, который подчеркивает ваше волнение по поводу компании, в которую вы подаете заявку, вашу страсть к работе, которую вы делаете, и / или ваши прошлые достижения.

Это лучшее место, где можно указать «почему» для вашего приложения. Четко объясните, почему вы хотите эту работу в эту компанию . Вы давний пользователь их продукции? У вас есть опыт решения проблемы, над которой они работают? Вам нравится голос их бренда или подход к разработке продукта? Проведите исследование компании (и проверьте их профиль Muse, если он у них есть), чтобы выяснить это.

Например, вы подаете заявку на работу в сфере маркетинга в компании, известной своими невероятными пирогами и выпечкой. Вы можете использовать свое начало, чтобы упомянуть, как вы любите пироги так сильно, что, когда вы были в 4-м классе, вы получили голубую ленточку в конкурсе поедания пирогов Национального вишневого фестиваля. Или взгляните на это сопроводительное письмо клиента карьерного коуча и автора Muse Дженни Фосс, которая работала над тем, чтобы получить руководящую роль в некоммерческой организации, специализирующейся на предотвращении пожаров:

«У меня есть личный интерес к предотвращению пожаров, который восходит к моей юности. Будучи дочерью медсестры, много лет проработавшей в ожоговом отделении больницы, я выросла в тесном контакте с пострадавшими от пожара. Я часами думал о пациентах моей мамы, желая найти способ лучше защитить людей от огня».

Подробнее: 30 гениальных сопроводительных писем, которые понравятся рекрутерам.0035 это задание .

Распространенная ошибка в сопроводительном письме заключается только в том, что речь идет только о том, насколько хороша будет позиция для вас . Откровенно говоря, менеджеры по найму знают об этом — на самом деле они хотят знать, что вы собираетесь привнести в должность и в компанию.

Итак, как только вы закроете вакансию, вы должны вытащить несколько ключевых идей, которые составят основу вашего сопроводительного письма. Они должны показать, что вы понимаете, что ищет организация, и пояснить, как ваш опыт соответствует занимаемой должности. Изучите описание работы для подсказок. Какие проблемы компания хочет решить с помощью этого найма? Какие навыки или опыт упоминаются высоко или более одного раза? Это, вероятно, будут самые важные квалификации.

Выберите от трех до пяти важных качеств, которые, по вашему мнению, лучше всего проявляются. Например, может быть, вы ищете должность менеджера по работе с клиентами и наткнулись на публикацию, которая вас волнует. Вы можете вытащить следующие данные, которые вам хорошо подходят:

В описании работы упоминается выполнение и превышение квот несколько раз.
В компании очень совместный межведомственный подход к решению проблем.
Отделу продаж требуется быстро обучающийся, чтобы менеджер по работе с клиентами мог быстро освоиться с потенциальными клиентами и адаптировать предложения к их потребностям.

Если вам трудно восхвалять себя и вы не можете определить свои сильные стороны, вот небольшой совет: что бы сказал о вас ваш любимый начальник, лучший друг или наставник? Как бы они пели вам дифирамбы? Используйте ответы, чтобы сообщить, как вы пишете о себе. Вы даже можете добавить отзывы, которые вы получили, чтобы укрепить свою позицию (иногда не злоупотребляйте этим!). Например:

«Когда я наблюдал за нашим последним офисным переездом, мои таблицы с цветовой кодировкой, охватывающие каждую мельчайшую деталь логистики, были легендарными; мой менеджер сказал, что я настолько организован, что она доверит мне планирование экспедиции на Марс».

Шаг 6: Подтвердите свою квалификацию примерами и цифрами.

Посмотрите на свой список квалификаций из предыдущего шага и подумайте о примерах из вашего прошлого, доказывающих, что они у вас есть. И выходят за рамки вашего резюме . Не повторяйте только то, что менеджер по найму может прочитать в другом месте. Проще говоря, вы хотите нарисовать более полную картину того, какой опыт и достижения делают вас отличным сотрудником, и показать, с чем вы можете проникнуть в их двери и показать, как только получите работу.

Например, что может больше сказать менеджеру по найму о вашей способности вернуть бывших клиентов? Это: «Я отвечал за выявление и повторное вовлечение бывших клиентов». Или это: «Проанализировав прошлые опросы клиентов, показатели NPS и KPI, а также просто взяв трубку, я смог применить как подход, основанный на данных, так и человеческий подход к задаче повторного привлечения бывших клиентов. ”

Не знаете, как это сделать? Попробуйте задать себе эти вопросы и найти ответы, соответствующие качествам, на которых вы решили сосредоточиться:

Какой подход вы использовали для выполнения одной из обязанностей, упомянутых в вашем резюме?
Какие детали вы бы включили, если бы рассказывали кому-то (очень короткую!) историю о том, как вы выполнили один из пунктов вашего резюме?
Что в вашем характере, увлечении или трудовой этике сделало вас особенно успешным в выполнении работы?

Придумайте свои примеры, затем добавьте несколько цифр. Менеджеры по найму любят видеть статистику — они показывают, что вы оказали ощутимое влияние на организацию, в которой работали. Привели ли вы больше клиентов, чем кто-либо из ваших коллег? Собрать впечатляющее количество мероприятий? Сделать рабочий процесс на 30 % эффективнее? Включите это в сопроводительное письмо!

Возвращаясь к примеру с последнего шага. Как вы можете доказать, что будете выполнять и превышать план продаж, если вас наймут? Попробуйте что-то вроде:

» Я всегда был очень целеустремленным — будь то достижение нового личного рекорда в команде по плаванию в колледже или превышение квоты в качестве представителя по развитию продаж в ZZZ Inc. SDR, я разбиваю свои квартальные цели по продажам на месяц за месяцем, а затем на неделю за неделей, чтобы всегда знать, опережаю ли я, отстаю или на правильном пути. Я также выделяю час каждую пятницу, чтобы подумать о том, что я мог бы сделать лучше на предыдущей неделе, так что я всегда совершенствуюсь. С помощью этих стратегий я выполнил свои цели по встречам, установленным на 10 из последних 10 кварталов, и фактически достиг цели в среднем на 114% по поиску потенциальных клиентов, которые в конечном итоге превращались в продажи за каждый квартал прошлого года. Как менеджер по работе с клиентами в вашей компании, я бы привнес такой же настойчивый и систематический подход для достижения долгосрочных целей в свои квоты продаж. ”

Сделайте это для каждой из квалификаций, на которых вы хотите сосредоточиться, и не стесняйтесь связывать свои достижения непосредственно с компанией. Совет: используйте свое пространство с умом. Для более важных уточнений вы можете посвятить целый абзац, в то время как другим может потребоваться только одно или два предложения.

Шаг 7: Завершите с сильным заключением.

Заманчиво рассматривать последние строки вашего сопроводительного письма как мимолетную фразу: «Я с нетерпением жду вашего ответа». Но ваш заключительный абзац — это ваш последний шанс подчеркнуть свой энтузиазм в отношении компании или то, что вы отлично подходите для этой должности. Вы также можете использовать конец своего письма, чтобы добавить важные детали, например, тот факт, что вы готовы переехать из-за работы.

Один из советов может подсказать вам, что нужно идти с жестким закрытием: смело настаивайте на том, что это вы и что вы позвоните им в течение недели, чтобы назначить встречу. Но с более чем 10-летним опытом работы рекрутером Фосс находит это раздражающим. Одно дело быть активным и уверенным в себе, но для нее такой подход кажется дрянной тактикой, вырванной из олдскульного учебника «Как продать себя».

Вместо этого попробуйте что-то вроде этого:

«Я верю, что моя энергия, стремление к инновациям и опыт руководителя отдела продаж сослужат хорошую службу компании OrangePurple. Я хотел бы встретиться, чтобы обсудить ценность, которую я мог бы добавить в качестве вашего следующего директора по продажам на Западном побережье. Я ценю ваше внимание и надеюсь встретиться с вами в ближайшее время».

Тогда обязательно подпишитесь профессионально, с соответствующим завершением и вашим именем и фамилией.

Подробнее: 3 Заключительные строки сопроводительного письма, которые заставляют менеджеров по найму гримасничать (Плюс: лучшие варианты )

Шаг 8: Перечитайте и исправьте.

Мы не должны просить вас проверить сопроводительное письмо на проверку орфографии, но помните, что сканирование вашего компьютера на наличие опечаток — это не то же самое, что редактирование. Отложите свое письмо на день или даже на несколько часов, а затем прочитайте его еще раз свежим взглядом — вы, вероятно, заметите некоторые изменения, которые хотите внести.

Возможно, вы даже захотите попросить друга или члена семьи взглянуть на него. В дополнение к тому, чтобы спросить их, замечают ли они какие-либо ошибки, вы должны задать им два вопроса:

Показывает ли это, что я лучший человек для этой работы?
Тебя это возбуждает?

Если ответ «нет» или даже небольшое колебание, вернитесь для еще одного прохода.

Суть сопроводительных писем заключается в следующем: они имеют гораздо большее значение, чем вам могут представить скептики. Если вы прибьете свой, вы можете легко перейти от кучи «может быть» прямо к «О, черт возьми, да».

Как и зачем писать отличное сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо – это деловое письмо на одну страницу, которое вы отправляете при приеме на работу вместе со своим резюме. Ваше сопроводительное письмо, как часть убедительного письма, будет направлено на то, чтобы сообщить работодателю, почему вы являетесь отличным кандидатом на эту роль.

Сопроводительные письма… 3-х минутная версия

Какова цель сопроводительного письма?

В сопроводительном письме вы должны:

Подчеркнуть свою квалификацию: Вы покажете, как ваши навыки и опыт соотносятся с потребностями работодателя для конкретной должности.
Продемонстрируйте свою мотивацию: Вы продемонстрируете свой энтузиазм по поводу конкретной должности и организации.
Отражение ваших навыков устного и письменного общения: Вы дадите работодателю представление о вашей личности и стиле письма.

Как написать сопроводительное письмо?

Прежде чем писать

Узнайте о работодателе

Узнайте об организации достаточно, чтобы сформулировать, почему вы идеально подходите для этой фирмы. Вот что вы можете сделать:

Просмотрите веб-сайт фирмы и страницу LinkedIn.
Поговорите с нынешними или бывшими сотрудниками.
Читайте статьи и социальные сети, чтобы быть в курсе последних новостей.

Проанализируйте описание работы

Посмотрите на навыки, обязанности и квалификацию работы, чтобы вы могли разработать свое письмо, максимально соответствующее им.

Подумайте о своем опыте и мотивации

Определите навыки и личные качества, которые вы развили и которые будут полезны на этой должности. Спросите себя:

Что вас привлекает в этой роли/компании/индустрии?
Что вы делали на занятиях, проектах, опыте работы, стажировках, волонтерстве, мероприятиях, путешествиях и т. д., что похоже на обязанности, требуемые на работе?

Написание сопроводительного письма: формат и структура

Сопроводительные письма должны быть короткими — три-четыре абзаца и менее одной страницы.
Используйте активный залог, сохраняя позитивный и профессиональный тон. Старайтесь не начинать слишком много предложений с «я».
Прочтите сопроводительное письмо вслух, чтобы не заметить повторяющихся слов и опечаток. Убедитесь, что грамматика, структура предложения и написание верны.
При подаче онлайн-заявки загрузите сопроводительное письмо в виде файла PDF, если не указан другой формат. При отправке резюме и сопроводительного письма по электронной почте вы можете написать короткую заметку или вставить сопроводительное письмо в тело письма (без заголовка адреса), а также прикрепить файл PDF.
Направьте свое письмо конкретному лицу, которое может вас нанять, если оно известно. Если имя не указано в описании вакансии, направьте письмо Уважаемому менеджеру по найму или на должность, указанную в описании вакансии.
Укажите свою контактную информацию в верхней части страницы либо в том же формате, что и ваше резюме, либо в верхнем левом или правом поле, как показано в примерах.

Включите:

вашу контактную информацию
дата
имя, должность и адрес работодателя
приветствие (на имя госпожи, господина или доктора с указанием фамилии работодателя)
содержание сопроводительного письма
ваша подпись или напечатанное имя

Написание сопроводительного письма: содержание

Ваше сопроводительное письмо должно отвечать на вопросы кто, что, когда, где и почему вы подаете заявку на эту возможность.

Введение : Укажите должность, на которую вы претендуете, откуда вы узнали о вакансии, кто вы и почему вы заинтересованы/имеете квалификацию для этой работы и компании в частности. Если вы разговаривали с кем-то из компании или вас порекомендовали знакомые, спросите, можете ли вы указать имя этого человека и упомянуть ваш разговор.

Основная часть : Основная часть сопроводительного письма может состоять из одного или двух абзацев. Подчеркните свою квалификацию и подчеркните свои сильные стороны, которые наиболее важны для отрасли, организации и должности. Быть конкретной. Используйте 2–3 примера из своей работы или академического опыта, чтобы рассказать о своей мотивации и о том, как ваши навыки и опыт подготовили вас к работе. Структурируйте свое письмо по релевантности, а не по хронологии. Объясните, чем вы будете ценны для работодателя. Не обсуждайте и не извиняйтесь, если вам не хватает опыта или достижений.

Заключение : Поблагодарите читателя и подтвердите свой интерес к должности или организации. Сохраняйте позитивный и восторженный тон. Ваше сопроводительное письмо должно относиться к фирме и объяснять, почему вы подходите для работы там.