Как правильно запросить коммерческое предложение: Запрос коммерческого предложения и образец письма

Содержание

образец письма по 44 ФЗ, форма

Государственные организации, также, как и частные компании часто проводят различные закупки товаров и услуг. Они могут проводиться путем отправления запроса на предоставление цен и условий. Такая процедура называется запрос коммерческого предложения. Для государственных служб и организаций, такой документ законодательно регулируется. Установлены и прописаны его форма, пример оформления, требования к содержанию. Написать официальный запрос потенциальному поставщику о предоставлении начальной максимальной цены контракта можно несколькими способами. Кроме запроса, можно воспользоваться и наиболее популярным — методом сопоставимых рыночных цен. Он выполняется при помощи анализа рынка.

Содержание

1 Что это такое?
- 1.1 Период действия
- 1.2 Кому подается заявка
2 Процедура
3 Виды
- 3.1 Коммерческие компании
- 3.2 Государственные организации
4 Составление
- 4.1 Правила
- 4. 2 Сценарии, которые могут возникнуть
5 Особенности

Что это такое?

Коммерческое предложение или сокращенно КП представляет собой документ, который является подтверждением цены на оказание услуг или поставку товаров, а также на то, чтобы они отвечали заявленным параметрам. Правильный способ составить и оформить КП один — предоставить поставщику письмо на официальном бланке, подписанное руководителем и заверенное печатью.

Обратите внимание! Подача или получение ответа на КП не является какой-либо гарантией или обязательством на оформление контракта или соглашения.

Государственные предприятия могут запросить получение предложения согласно статье номер 22, которая прописана в Федеральном законе под номером 44. Для того, чтобы конкретизировать все необходимые требования и условия, Министерство экономики и развития Российской Федерации составило перечень рекомендаций, опубликованных от второго октября 2013 года, под номером 567. Рекомендации включают в себя указание мероприятий, которые следует соблюдать заказчику для того, чтобы провести анализ рынка.

Как оформить запрос

В перечне рекомендаций говорится о том, что перед тем, как выполнить закупку, следует просить сделать коммерческие предложения не менее трех раз от различных поставщиков. Когда заказчик получил три или более КП, следует выбрать те, в которых указаны наименьшие данные по ценам на запрашиваемые услуги или продукты.

Период действия

Полученные от участников коммерческие предложения могут достаточно быстро стать не актуальными. Это связано с тем, что в отечественных условиях постоянно происходит изменение политической и экономической ситуации.

Большинство коммерческих предприятий при ответе на запрос, указывают срок действия указанных условий. Он определяется предприятием самостоятельно, в зависимости от внутренних требований. Подобная информация отображается в тексте предоставленного КП в виде предельной даты действия.

Письмо с указанием периода действия

Если такая информация не предоставлена, то периодичность действия документа может быть установлена как бессрочная. Но есть некоторые тонкости, которые отображены в представленном приказе под номером 567. Там указано о целесообразности применения данных, которые были получены заказчиком не более чем за шесть месяцев до времени, когда проводился анализ рыночной конъюнктуры.

Важно! Негласно требуется иметь свежее КП перед проведением каждой закупочной операции.

Если происходят ситуации, когда обновленные данные запросить не получается, то допускается применять старые. Однако, действует поправочный коэффициент при расчете цен. Порядок проведения такого расчета указывается в Приказе.

Кому подается заявка

Законодательно регулируются поставщики, которым можно отправлять запросы. Это должны быть те предприятия, которые уже имеют опыт в подобных поставках. Требуется проверить отсутствие данных о них в реестре недобросовестных поставщиков. Расчет начальной максимальной стоимости контракта недопустимо выполнять с использованием информации от анонимных источников. Не подходят также те КП, которые поданы без соответствия всем указанным характеристикам.

Сайт ЕИС

Во время поиска компаний для поставки, разрешается применять реестр контактов, который публикуется в Единой информационной системе и других информационных источниках.

Процедура

Перед проведение закупочных мероприятий, заказчик обязан провести сбор информации о ценах. Для этого составляется официальный запрос, который рекомендуется разослать более чем трем потенциальным поставщикам. Процедура проходит таким образом:

требуется описать товар или услугу, которую необходимо получить. Нужно отобразить все характеристики продукции. Описать условия выполнения поставки, которые могут повлиять на конечную стоимость;
составить перечень предприятий, которые могут стать потенциальными поставщиками;
составить запрос о предоставлении данных и создать официальное письмо на бланке;
отправить составленное письмо всем поставщикам согласно подготовленного перечня. Это выполняется при помощи электронной почты или факса, можно разослать заказные письма;
провести анализ полученных ответов;
рассчитать начальную максимальную цену контракта.

Раздел с реестром контрактов

Если заказчик не имеет возможности провести сбор КП, то Министерство экономического развития допускает выполнение анализа на основе ранее заключенных контрактов. Для этого следует применять реестр договоров, который публикуется в Единой информационной системе. Стоимостные данные из реестра можно применять при расчете начальных цен.

Виды

Запросы на получение КП имеют собственную классификацию, которая зависит от формы собственности организации, которая проводит сбор данных. Выделяются два основных вида документа — для коммерческих компаний и государственных организаций. Для каждого из видов есть определенные правила по составлению.

Коммерческие компании

Запрос на получение КП от компаний с частной формой собственности не имеет никаких законодательных ограничений. Не существует четкой формы оформления документа. Правила составления определяются только внутренними распорядками конкретной компании.

Однако, необходимо соблюдать деловой этикет и стиль написания. Запрос на получение предложений отправляется для того, чтобы получить необходимую информацию от как можно большего количества предполагаемых поставщиков. Это позволит заключить наиболее выгодный контракт.

Пример составления запроса среди частных компаний

Отправка представленных писем проводится в свободном порядке. Можно использовать электронные методы коммуникации или классические (курьер, отправка по почте).

Государственные организации

Порядок действий с запросом среди бюджетных организаций указывается в законе «О контрактной системе в сфере закупки товаров, услуг, работ для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Составление и отправка запроса на КП у бюджетных предприятий выполняется с целью получить информацию о начальной стоимости соглашения. Запросы на текущие рыночные расценки среди компаний, которые обладают необходимой продукцией делается для того, чтобы привлечь их к сотрудничеству с муниципальными и государственными органами.

Перечень требований, который установлен при оформлении запроса согласно ФЗ, номер 44:

отправка документа выполняется при помощи открытого доступа, вся информация вносится в Единую информационную систему;
несмотря на постоянное сотрудничество и доверие организации к одной компании, необходимо отправить запрос как минимум еще двум поставщикам;
определение победившей компании осуществляется решением экспертной комиссии;
подписание договора может иметь место толь если победившая компания соответствует всем требованиям, которые указаны в Федеральном законе 44, статья 31, пункт 9. Там указывается недопустимость родства между участниками сделки;

Запрос на получение КП должен выполняться в соответствии с требуемыми образцами и формами, указанными в законодательстве. Должны присутствовать такие данные:

полное наименование предприятия, которое отправляет документ;
юридический и почтовые адреса, контактный телефонный номер и прочие;
подробное описание продукции для предполагаемой поставки с отображением основных параметров, например, название, технические характеристики, единицы измерения, необходимое количество и другие;
условия соглашения с написанием соблюдения требуемых сроков, цен;
дата окончания сбора предложений;

Образец

Все остальные данные, текст и содержание аналогичны КП среди частных компаний. После сбора всех полученных документов, следует провести анализ и выбрать максимально подходящий вариант. Таким образом можно сэкономить средства организации. Запрос коммерческого предложения и образец письма отображен на рисунке.

Составление

Правила

Согласно Приказа, номер 567, составление запроса на КП должно проходить с соблюдением установленных правил и норм, а также содержать такие данные:

информация, при помощи которой можно определить идентичность поставляемой продукции или работ, которые предлагаются компанией;
основные условия соглашения, которое будет заключено при закупке. Необходимо, чтобы содержались данные о месте поставки, сроках, оплате, требованиях о необходимости гарантийных обязательств, размере финансового обеспечения выполнения;
характеристики необходимых услуг или товаров;
отображение информации о том, что отправка КП заказчику не влечет за собой обязательств по заключению договора;
информация о том, что ответ компании должен быть однозначно понятен, особенно обратить внимание на стоимость и срок действия документа.

Важно! Следует указать контактные данные и ФИО сотрудника, который занимается составлением и рассылкой запросов.

Перед отправкой письма, желательно сообщить об этом поставщику при помощи телефонного звонка. Можно попросить отчитаться о получении. При отправлении документации посредством электронной почты, можно указать тему, которая бы заинтересовала представителей компании.

Отправка подготовленного запроса должна происходить только после проверки на отсутствие ошибок, особенно в названии организации, ФИО лица, к которому происходит обращение. Если запрос был составлен качественно, вероятность получения ответа возрастает. Можно получить коммерческое предложение, которое бы содержало дополнительные материалы с примерами предлагаемой продукции и прочими данными.

Сценарии, которые могут возникнуть

В любой сфере всегда обращается внимание на качество составленного документа. Если дело касается частной сферы, то особо ценны оригинальность выполнения. Возможно соблюсти несколько возможных сценариев, согласно которым получить больше шансов на получение хорошего КП:

создание акцента на проблеме. Рекомендуется отправить предложение с возможными способами решения проблем компании-поставщика. Есть больше шансов его заинтересовать, если предложение будет содержать информацию о росте прибыли;
указание на прошедшее телефонное общение. Если имеет место предварительный разговор по телефону, то можно об этом сообщить в запросе. Например, «согласно договоренности, отправляем Вам запрос на КП от нашей организации»;
неожиданность. Такой способ больше подходит для коммерческой сферы при переписке среди частных компаний. Рекомендуется попробовать создать такое предложение, от которого сложно будет отказаться. Однако, при этом не следует фамильярничать и превозносить собственные возможности. Необходимо соблюдение этики и норм деловой переписки;
указание предложения. Такой способ часто применяется при написании государственных запросов на предложение. Он не предполагает наличия вольностей. Текст должен содержать только «сухую» информацию, которая перечислена в деловой манере.

Пример

Пример коммерческого запроса, составленного согласно ФЗ 44 представлен на рисунке.

Особенности

Выполнение запроса на КП в государственных организациях должно содержать определенные пункты, которые указаны законодательно. В отличие от частной сферы, не допускаются различные вольности в составлении. Все должно проходить только согласно стандартам. От качества выполнения запроса зависит репутация отправляющего органа, а соответственно и всей страны.

Запрос коммерческого предложения отличается для частных предприятий и федеральных органов. Прядок последних регулируется законодательно. Частные предприятия могут отправлять запрос согласно личного усмотрения руководства. Существуют сценарии отправки указанных документов, а также особенности по оформлению для различных сфер и отраслей.

Закупки товаров (работ, услуг) для нужд учреждения

ГлавнаяО центреЗакупки товаров

В настоящем разделе публикуются запросы ценовых (коммерчески) предложений хозяйствующих субъектов, осуществляющих деятельность на функционирующем конкурентном рынке, соответствующем планируемому предмету закупок.

Опубликованный запрос ценовых (коммерческих) предложений не является торгами (статьи 447 – 449 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ), публичным конкурсом (статьи 1057 – 1061 ГК РФ), а также процедурой определения поставщика (подрядчика, исполнителя) в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» или Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Ценовое (коммерческое) предложений, полученное в ответ на опубликованный в настоящем разделе запрос, ни при каких обстоятельствах не может повлечь возникновения у ФГБУ «НМИЦ онкологии м. Н.Н. Петрова» Минздрава России обязанности по заключению договора на предложенных условиях.

Запрашиваемая ценовая информация необходима исключительно для определения и обоснования начальных (максимальных) цен контрактов и цен контрактов, заключаемых с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), которые используются при планировании и осуществлении закупок товаров, работ, услуг для нужд учреждения в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок и законодательства Российской Федерации о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц.

Направляемое в ответ на опубликованный в настоящем разделе запрос ценовых (коммерческих) предложений коммерческое предложения должно иметь юридическую силу оферты (статьи 435, 436 ГК РФ).

Коммерческое предложение, должно быть подготовлено в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью лица, направившего оферту, или его уполномоченного представителя.

Примечание. Электронная цифровая подпись должна быть открепленной, в формате “sig”

Адрес электронной почты для направления коммерческих предложений в электронной форме: [email protected]

Сведения и документы, не имеющие юридической силы (не подписанные уполномоченными лицами), в том числе факсимильные и электронные копии документов, не рассматриваются учреждением как надлежащие источники ценовой информации.

Ценовые (коммерческие) предложения, полученные после истечения установленного в запросе срока подачи ценовых (коммерческих) предложений, не принимаются к рассмотрению.

В ценовом (коммерческом) предложении должны быть указаны:

Исходящий номер опубликованного запроса, в ответ на который направлено такое предложение;
наименование объекта закупки в неизменном виде.

1. Реагенты и расходные материалы медицинского назначения

Код	Наименование	Предполагаемая дата закупки (месяц, год)	Дата окончания приема предложений	Файлы
0000-0000058197	Поставка реагентов для отделения лабораторной диагностики	12. 2022	23.12.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000058220	Поставка изделий медицинского назначения	12.2022	23.12.2022	Запрос коммерческого предложения

2. Продукты питания

Код	Наименование	Предполагаемая дата закупки (месяц, год)	Дата окончания приема предложений	Файлы
0000-0000057028	Поставка продуктов питания (Лимонная кислота и Крахмал картофельный)	11. 2022	18.11.2022	Запрос коммерческого предложения

3. Лекарственные средства

Код	Наименование	Предполагаемая дата закупки (месяц, год)	Дата окончания приема предложений	Файлы
0000-0000057077	Поставка лекарственных препаратов ЭТОПОЗИД	11.2022	25.11. 2022	Запрос коммерческого предложения

4. Товары (работы, услуги) необходимые для обеспечения безопасности учреждения

Код	Наименование	Предполагаемая дата закупки (месяц, год)	Дата окончания приема предложений	Файлы
0000-0000056369	Оказание услуг по техническому обслуживанию комплексной системы обеспечения безопасности (КСОБ)	10.2022	03. 11.2022	Запрос коммерческого предложения

5. Прочие товары, работы, услуги (продукция)

Код	Наименование	Предполагаемая дата закупки (месяц, год)	Дата окончания приема предложений	Файлы
0000-0000056503	Поставка средств индивидуальной защиты (спецобуви)	10.2022	31.10.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000056538	Поставка буклетов для пациентов (хт и таргеты)	10. 2022	02.11.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000057084	Поставка картотечных шкафов	12.2022	21.11.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000056283	Поставка хозяйственных товаров	11.2022	25. 11.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000057808	Поставка воды питьевой упакованной	12.2022	05.12.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000057780	Поставка санитарно-гигиенических изделий и туалетной бумаги	12.2022	02.12.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000057927	Поставка расходных материалов для аппаратов ЭКГ	12. 2022	16.12.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000058044	Поставка дизельного топлива для дизель-генераторов АД 315-Т400	12.2022	16.12.2022	Запрос коммерческого предложения
0000-0000058083	Поставка канцелярского клея	12.2022	13. 12.2022	Запрос коммерческого предложения

RFQ Объяснение: как написать запрос предложения

Каждая компания сканирует рынок в поисках лучшего поставщика, чтобы сделать осознанную покупку.

Независимо от того, ищете ли вы надежного поставщика продукции или поставщика услуг, знание того, как написать эффективный запрос на расценки, имеет решающее значение.

Хорошо составленный и исчерпывающий запрос предложения (или RFQ) может помочь компаниям получить конкурентоспособные предложения, которые помогут удовлетворить их потребности в бизнесе и проекте.

В этом блоге мы объясним, что такое запрос предложений, с примерами шаблонов, которые помогут вам достичь ваших целей в области закупок.

Что такое запрос предложений?

В процессе закупок компании оценивают предложения поставщиков и выбирают поставщика, который лучше всего подходит для проекта. RFQ — это ключевой документ, используемый для приглашения и проверки поставщиков.

Запрос коммерческого предложения — это формальный процесс, который используют компании, когда хотят заказать товары или услуги для своих проектов. Это деловой документ, который предлагает поставщикам предоставлять свои лучшие цены и условия оплаты.

Типовой запрос предложений содержит:

Общие и технические характеристики продукта или услуги
Последняя дата приема ответов на запросы предложений
Предполагаемые даты предоставления конечного продукта или услуги
Предлагаемая продолжительность контракта с поставщиком
Прочие положения и условия, которые должен принять поставщик

Важно отметить, что запрос котировок не является твердым предложением о покупке. Следовательно, это не считается формальным договором или соглашением. Окончательный контракт создается после того, как покупатель отправляет предложение, а продавец или поставщик принимает его.

Что такое запрос предложений в управлении проектами?

Для завершения проекта команды работают с внешними организациями для получения сырья, дополнительных продуктов, запасных частей или необходимых услуг. Они ведут переговоры с внешними организациями и оформляют необходимую документацию.

Запрос цен не используется исключительно в области управления проектами. Многие частные и государственные организации используют его как часть процесса закупок.

Запрос предложений в управлении проектами — это письменный документ, в котором потенциальным поставщикам предлагается предоставить основные продукты или услуги для завершения проекта.

Некоторые компании также рассматривают RFQ как запрос на квалификацию:

Список поставщиков на основе их способности соответствовать внутренним стандартам компании
Оцените поставщиков и выясните, могут ли они поставлять желаемые продукты и услуги

Многие предприятия также используют термин RFP — запрос предложений.

Чем RFQ отличается от RFP и RFI?

Организации в сфере B2B обычно используют запрос информации (RFI), запрос котировок (RFQ) и запрос предложений (RFP).

Все эти документы помогают покупателям получить больше информации от потенциальных поставщиков. Каждый из них помогает вам достичь различных целей.

Запрос информации (RFI): Запрос информации — это официальный документ, который компании используют для изучения доступных вариантов на рынке. Они используют открытые вопросы, чтобы узнать, как потенциальные поставщики могут помочь им в решении их бизнес-задач.
Запрос предложений (ЗП): Запрос предложений — это официальный процесс, в котором излагается проект продуктов или услуг. Покупатели используют RFP для сбора информации о различных поставщиках и о том, как они будут работать, если их выберут. Компании используют RFP, когда у них есть сложный проект с подробными техническими требованиями, который требует значительной настройки продукта.

Запрос предложения используется для получения информации о ценах и платежах за продукты и услуги поставщиков. Он содержит требования компании, основанные на том, какие поставщики присылают свои предложения.

Когда следует использовать запрос предложений?

Запрос предложений не требуется для каждого заказа на поставку. Существуют определенные ситуации, в которых используется запрос коммерческого предложения:

Существует предварительно отобранный список поставщиков
Требуются конкретные продукты или услуги, и нет возможности для инновационных решений
На постоянной основе требуется массовое количество продукта (например, сырье для изготовления стола)
Стандартные спецификации продукта без каких-либо доработок (например, запрос цен на винты для стальной альмиры)
Нет необходимости заключать дополнительный сервис или контракт на техническое обслуживание

Существуют ли различные типы запросов предложений?

Запрос котировок может быть сформулирован по-разному, как показано ниже:

Открытая заявка

Открытая заявка — это формат запроса котировок, в котором покупатель публично открывает заявку во время подачи.

Цены и условия оплаты поставщиков доступны для просмотра всем желающим. Открытые торги поощряют конкурентный процесс, но могут побуждать поставщиков устанавливать более высокие цены.

Запечатанная заявка

В процессе запечатанной заявки все квалифицированные участники торгов отправляют свои заявки. Эти заявки открываются после получения всех ответов.

Закрытые ставки считаются более прозрачным форматом торгов по сравнению с открытыми ставками. Государственные контракты или контракты государственного сектора обычно используют запечатанные заявки в процессе закупок.

Приглашенная заявка

Приглашенная заявка — это запрос котировок, в котором выбранным поставщикам предлагается отправить свои предложения. Приглашенные заявки являются экономически эффективными, поскольку для участия выбираются только надежные или предварительно проверенные поставщики.

Однако, несмотря на то, что процесс выбора поставщика кажется более простым, покупатели могут упустить возможность сэкономить средства из-за ограниченной конкуренции.

Обратный аукцион

Обратный аукцион — это метод запроса котировок, при котором поставщики предлагают свои лучшие (самые низкие) предложения на рассмотрение покупателя.

Многие компании проводят обратные аукционы, когда им не удается найти поставщиков. Обратные аукционы могут быть хорошим вариантом, если стоимость является основным критерием для присуждения контракта. Проведение обратных аукционов в Интернете может дать быстрые результаты, помимо конкуренции для компаний.

Что такое процесс запроса предложений?

Составление точных требований к проекту имеет решающее значение для создания успешного запроса предложений. Чем яснее будут потребности бизнеса, тем проще будет выбрать идеального поставщика для проекта. Давайте узнаем больше о том, как работает процесс запроса цен:

Подготовка

Соберите всю информацию, прежде чем начать писать запрос на коммерческое предложение. Хотя этот шаг кажется трудоемким, он также является наиболее важным, поэтому не торопитесь.

Запишите потребности бизнеса: Определите конкретные требования бизнеса и проекта. Поговорите с руководителями проектов, внутренними командами и соответствующими заинтересованными сторонами, чтобы определить, что им нужно для выполнения проекта. Чем точнее требования, тем легче будет сравнить ответы поставщиков, чтобы найти лучший.
Определите поставщиков: Решите, хотите ли вы, чтобы более крупный пул поставщиков участвовал в торгах по проекту, или меньшая, предварительно проверенная группа. Иногда компании предпочитают работать с поставщиками, с которыми у них уже сложились хорошие отношения.
Создайте RFQ: Создайте документ запроса коммерческого предложения с нуля или сэкономьте время, используя простой в использовании шаблон, представленный в этой статье. Шаблон запроса предложений является хорошим вариантом, если ваша компания часто рассылает запросы предложений. Команды могут настраивать запрос расценок в зависимости от потребностей проекта. Рассмотрение предложений и заключение контрактов будет проще, если все поставщики будут предоставлять информацию о предложениях в одном и том же формате. Не забудьте включить такие детали, как:
- Введение в компанию и проект, для которого запрашиваются продукты и услуги
- Полный список спецификаций продуктов или услуг
- Точные характеристики продукта, включая рекомендации по качеству и требуемое количество
- Любые основные квалификационные критерии поставщиков, которым поставщики должны соответствовать, чтобы участвовать в торгах по проекту
- Подробная информация о процессе оценки заявки, включая критерии отбора
- Как подать заявку и крайний срок подачи заявки

Фото Headway на Unsplash

Менеджмент

На этом этапе поставщикам отправляется запрос предложения. Компании устанавливают крайний срок для получения всех предложений. Заявки от трех до восьми поставщиков считаются рентабельным и конкурентным процессом торгов.

Наличие менее трех участников торгов означает, что процесс неконкурентный, и покупатель может получить более выгодную цену. Получение более десяти предложений может сделать процесс трудоемким и сложным.

Выдать документ: Дайте вашим поставщикам достаточно времени для работы над ответом на запрос предложения. Если вы предоставили адекватную информацию о бизнесе, потребностях проекта и спецификациях продукта, ожидайте очень мало дополнительных вопросов. Если вы получаете запросы от поставщиков, обязательно отвечайте на них быстро.
Просмотр предложений: На этом этапе все предложения открываются и оцениваются на основе таких критериев выбора, как цена, сроки поставки и качество продукции. Это также гарантирует, что процесс отбора предложений будет объективным, беспристрастным и справедливым. Любое решение принимается исключительно на основании документа с ответами на заявки.
Связь: Держите участников торгов в курсе всех шагов в процессе RFQ. Отправьте подтверждение каждому поставщику, как только вы получите их предложения. Держите их в курсе о дате открытия торгов и ожидаемых результатах торгов. Хорошей практикой является сохранение конфиденциальности предложений поставщиков, если у вас нет открытой заявки.

Закрытие

Проводить торги просто, если процесс запроса предложений комплексный. Долгие часы, потраченные членами отдела закупок на совершенствование документа RFQ, окупаются на этом этапе.

Принятие решений можно упростить, рассылая запросы предложений в шаблонном формате и сравнивая ответы поставщиков.

Управление заинтересованными сторонами: Создайте одностраничную сводку ответов на заявки с ключевой информацией для заинтересованных сторон проекта или комитета по отбору заявок. Перечислите количество полученных предложений, квалифицированных участников торгов и сведения о ценах для каждого предложения. Участники торгов могут быть дисквалифицированы, если они не соответствуют критериям выбора поставщика. В этом случае сообщите им причину дисквалификации.
Выбор: Выберите поставщика, который соответствует целевым ценам и условиям проекта. Составьте служебную записку с изложением причин выбора конечного поставщика. Подробная информация о процессе RFQ полезна для управления предстоящими ставками или обучения новых членов команды.
Награда: Итак, вы наконец нашли надежного поставщика для своего запроса предложений! Используйте это время, чтобы сообщить им об их выигрышной ставке и получить их письменное согласие. Если вы вступаете в переговоры о цене с победившим поставщиком, подпишите с ним обязывающий договор до объявления победителя тендера. Публично проинформируйте всех участников торгов об окончательном решении и поблагодарите их за их заявки. Поддерживайте теплые отношения с поставщиками, которые не прошли квалификацию, поскольку вам могут понадобиться их услуги в будущем.

Что включать в запрос цен

Хотя запросы предложений различаются для разных отраслей и потребностей бизнеса, есть определенные элементы, которые всегда должны быть включены в запрос котировок.

Приглашение к участию в торгах и подведение итогов

Напишите краткий план, обобщающий все ключевые элементы, присутствующие в запросе котировок, например:

Количество продуктов, характеристики и спецификации
Результаты проекта и являются ли они одноразовыми или требуются через определенные промежутки времени
Важные даты, такие как даты подачи заявок и последняя дата приема заявок

Завершите сводку, направив поставщикам приглашение отправить свои ответы на предложения.

Обзор бизнеса и проекта

Дайте полный обзор компании и ее проектных требований в документе RFQ. Это дает поставщикам полное представление о потребностях конкретных проектов покупателей, а это означает, что они с большей вероятностью будут размещать ставки.

Например, производитель электроники может разослать запрос цен на микропроцессорные чипы, являющиеся важным компонентом многих электроприборов, таких как микроволновые печи, компьютеры, тостеры, игровые приставки и посудомоечные машины.

В запросе предложений должна быть указана продукция, которую они будут производить.

Требования к поставщикам

Не каждый поставщик может претендовать на участие в тендере. У организаций есть критерии для выбора и проверки потенциальных поставщиков. Попробуйте использовать некоторые из этих вопросов, чтобы получить больше информации о потенциальных поставщиках:

Можете ли вы дать краткий обзор компании? Как давно он находится в эксплуатации?
Можете ли вы поделиться списком бизнес-лицензий и сертификатов компании?
Соблюдаете ли вы отраслевые законы и политики?
Выполняли ли вы подобные заказы в прошлом?
Можете ли вы поделиться своими предыдущими отчетами по обеспечению качества?
Можете ли вы предоставить отзывы и рекомендации прошлых клиентов?
Есть ли у вас возможность доставить этот заказ вовремя в соответствии с рекомендациями по качеству, упомянутыми в запросе цен?

Спецификации и условия проекта

Используйте этот раздел, чтобы предоставить подробную информацию о проекте и запрошенных продуктах и услугах. Включите сведения о:

Характеристики продукта (размер, качество и количество)
Даты поставки продукта или услуги
Положения и условия проекта, такие как поощрения за производительность, гарантия или гарантия на продукт, продолжительность контракта и варианты продления, если таковые имеются
Требования к оборудованию или программному обеспечению для продукта или услуги

Рассмотрите возможность включения соглашения о неразглашении (NDA) для сохранения конфиденциальности ключевой информации о компании и конкретном проекте.

Тендерные сборы или депозиты

В запросах предложений правительства и государственного сектора могут применяться тендерные сборы. Плата за участие в тендере представляет собой денежный депозит, который поставщики платят покупателям, чтобы продемонстрировать свою веру в предложение. Плата за участие в тендере также называется задатком (EMD).

Покупатели удерживают депозиты на условном депонировании во время процесса торгов, и деньги возвращаются поставщикам, которые не были выбраны. После подписания обязывающего договора с покупателем депозит победителя торгов корректируется в окончательном графике платежей.

Таблица цен или шаблон

Включение таблицы цен или шаблона в RFQ может быть полезно для управления ответами на предложения после их поступления. , и другие единицы измерения вводятся. Вот пример того, что может содержать шаблон ценообразования:

Общее количество единиц
Цена за единицу
Вес продукта на единицу
Стоимость доставки за единицу

Таблицы ценообразования собирают, представляют и анализируют сопоставимую информацию от разных поставщиков, упрощая просмотр информации о ценах поставщиков.

Временная шкала

Несмотря на то, что сроки варьируются в зависимости от проекта, средний срок запроса сметы составляет от шести до десяти недель. Избегайте недовольных поставщиков и дорогостоящих циклов закупок, четко указывая сроки в запросе предложений.

Успешный запрос цен может привести к ускорению производственных циклов, довольным клиентам и заинтересованным сторонам. Используйте некоторые из этих советов, чтобы сократить сроки запроса предложений:

Создайте библиотеку шаблонов RFQ, чтобы сэкономить время и силы при создании нескольких запросов предложений
Оптимизируйте процесс запроса предложений с подробным разделом часто задаваемых вопросов (FAQ) о компании и проекте
Используйте дополнительные документы о закупках, такие как RFP и RFI, чтобы помочь в процессе составления списка поставщиков
Оптимизация длины запросов предложений и отправка их небольшой группе предварительно проверенных поставщиков

Критерии оценки

Запросы предложений необходимо тщательно изучить, чтобы свести к минимуму бизнес-риски путем поиска подходящего поставщика. Установление четко определенных критериев оценки гарантирует, что процесс RFQ будет справедливым и беспристрастным, не оставляя места для субъективности.

Создайте оценочную карту RFQ: Стандартные вопросы о поиске поставщиков, как правило, длинные и открытые. Отличный способ сделать процесс RFQ более управляемым данными — настроить систему подсчета очков. Оценщики могут быстро сравнивать поставщиков и определять их сильные и слабые стороны. Оценочные карты RFQ могут быть оценены на основе простого или взвешенного подхода. В простой системе оценки все критерии имеют одинаковый вес в итоговой оценке. Во взвешенной системе приоритеты различных элементов определяются в зависимости от важности для бизнеса. Например, веса категорий можно разделить следующим образом: технические требования 20 %, функциональность 20 %, репутация 20 % и финансовая стабильность 20 %.
Определите, что важно: Соберите всех заинтересованных лиц, заинтересованных в запросе предложения, и получите их отзывы об успешном выполнении запроса предложения. Определите общую структуру и подход запроса предложений, спросив их мнения по следующим вопросам:
- Критерии выбора поставщиков, в том числе годы, проведенные в бизнесе, аналогичные проекты, возможность реализации проектов, место/состояние поставок, сертификация обеспечения качества или лицензирование
- Спецификации продукции, особенно те, которые не подлежат обсуждению
- Структура документа RFQ и включаемые разделы, такие как информация о компании, контрольный список критериев поставщика, таблицы цен и требования к продукту

Пример шаблона RFQ

Запрос предложения для компании, производящей ИТ-оборудование, сильно отличается от запроса, рассылаемого нефтяной инженерной фирмой. Создаете ли вы свой первый RFQ или десятый, вот простой шаблон RFQ, который может вам помочь.

Как ответить на запрос предложения

Запрос предложений предназначен для предоставления покупателю информации о ценах и платежах. Вы можете выделить свой запрос предложения, включив другие важные детали, такие как:

Демонстрация того, что ваша компания хорошо понимает потребности покупателя и готова их поддержать
Обеспечение своевременной реализации проекта
Демонстрация готовности быть гибкими в зависимости от потребностей компании или спецификаций продукта
Предоставление прошлых отзывов клиентов, отзывов в социальных сетях и других социальных доказательств, иллюстрирующих опыт вашей компании в предметной области
Подробное рассмотрение документа и внесение ценных предложений или рекомендаций, которые помогут покупателю работать над его требованиями
Написание запланированного ответа на запрос цен и его отправка в срок
Проверка и редактирование ответа на запрос предложения перед его отправкой покупателю

Как планировать и создавать документы RFQ с помощью Wrike

Запросы предложений являются ключевой частью вашего инструментария управления проектами. Написание эффективного RFQ поможет вашей команде получить идеальные продукты или услуги по конкурентоспособным ценам от надежных поставщиков. Предоставьте своим сотрудникам возможность оптимизировать рабочие процессы, найти лучших поставщиков и радовать своих клиентов с помощью универсальной платформы профессиональных услуг, такой как Wrike.

Хватит часами создавать запросы котировок. Используйте настраиваемые формы запросов Wrike, чтобы создавать запросы предложений и отправлять их внешним поставщикам. Адаптируйте формы к ответам пользователей, чтобы не упустить важные детали. Храните все, что связано с процессом запроса предложений, в едином месте, чтобы информация была легко доступна.

Получите бесплатную пробную версию Wrike, чтобы спланировать, организовать и внедрить успешный процесс запроса предложений.

Как запросить цену

На уроках математики учитель нередко требует от учащихся «показать свою работу». Запрашивать расценки на услуги, по сути, просить то же самое.

Хорошее предложение подробно описывает, почему услуга или продукт будут стоить сумму, указанную в предложении. Неважно, является ли транзакция B2C или B2B — указание цены без объяснения причин обычно не убеждает клиента воспользоваться услугами этого бизнеса.

Клиент, особенно небольшой бизнес или частное лицо, захочет узнать стоимость рабочей силы и материалов, прежде чем выписывать крупный чек. Эти клиенты хотят подробное предложение, которое они могут сравнить с конкурирующими предложениями.

В более крупных транзакциях B2B динамика обратная. Закупочный бизнес обладает глубокими знаниями о том, что они ищут, и по опыту знает, по крайней мере, примерную сумму, которую это должно стоить. Они детализируют свои требования в запросе котировок (RFQ) и сравнивают полученные ответы с собственной оценкой справедливой цены.

Pro Tip

Бесплатно собирайте подписи на любом устройстве с помощью Jotform Sign .

Вам нужно знать, чего вы хотите

Чем больше вы знаете о продукте или услуге, которую ищете, тем больше у вас шансов создать хороший запрос на предложение. Подробно опишите точные спецификации того, что вы собираетесь построить или заказать у поставщика, и укажите точное количество каждого элемента. Лучше всего потребовать, чтобы поставщики перечисляли свои затраты, чтобы вы могли легко сравнивать предложения.

Чтобы процесс продолжался, установите для участников торгов четкие сроки ответа на ваш запрос котировок. Четко определите, когда вы ожидаете начала работы и когда вы хотите, чтобы проект был завершен или продукты были доставлены.

Не беспокойтесь о том, чтобы попросить слишком много, когда вы указываете, что вы хотите и когда вы хотите. Если во всех ответах говорится, что ваши сроки слишком амбициозны, вы получите четкое представление о том, что практично, от поставщиков, которые относятся к вам серьезно. Вы вряд ли отпугнете потенциальных участников торгов, установив жесткие сроки.

Окончательная цена может отличаться от заявленной

Предложения, которые вы получаете, по сути, открывают обсуждение проекта или покупки, которую вы собираетесь осуществить. Считайте их честными оценками конечной цены.

Если цена производителя является твердой, а стоимость доставки известна, вы можете ожидать небольшой разброс между полученным предложением и окончательной ценой. В других обстоятельствах могут быть законные причины, по которым указанная цена и окончательная цена различаются.

Особенно это касается строительных проектов. Хотя окончательная цена не должна быть необоснованно далекой от цены предложения, всегда существует возможность неизвестных обстоятельств, которые не были учтены при запросе котировок на новое строительство, реконструкцию или расширение проектов.

Например, стоимость материалов, таких как пиломатериалы и детали сантехники, колеблется. Цена при размещении заказа может отличаться от цены, предоставленной вашим поставщиком услуг. В равной степени возможно, что вы можете передумать во время проекта о чем-то, например, об обновлении механических систем по сравнению с первоначальным заказом, что приведет к более высокой конечной цене.

Изучите основные элементы запроса котировок

Чтобы получить лучшую цену от конкурирующих квалифицированных участников торгов, вам необходимо запросить котировку. Подробные вопросы помогут вам сократить список поставщиков, чтобы определить, какие из них заслуживают внимания, а какие, независимо от их начальной цены, не соответствуют требованиям.

Тщательная ставка должна

Уточняйте качество (или даже конкретную марку) необходимых запчастей или комплектующих. (Вы можете установить определенные параметры, такие как минимальная требуемая энергоэффективность или срок гарантии, чтобы помочь участникам торгов определить цену.)
Укажите ваши требования к доставке — как дату завершения проекта, так и, если это уместно, промежуточные сроки.
Либо укажите условия оплаты, которые вы предлагаете, либо просто запросите условия оплаты.

Участники торгов заслуживают того, чтобы знать, что они должны включить, чтобы перейти к следующему этапу процесса отбора. Если вы будете рассматривать котировки только от фирм, которые имеют определенный опыт, связаны для определенных целей, имеют определенные лицензии и т. д., укажите это в своем запросе котировок.

Высокоструктурированный процесс идеально подходит для крупных компаний, работающих над крупными проектами, или для государственных учреждений, нанимающих сотрудников для масштабных проектов общественной инфраструктуры, но имеет ли он смысл для небольших компаний с пропорционально меньшим бюджетом и меньшим опытом?

На самом деле можно. В Jotform есть много бесплатных шаблонов для котировок. Эти шаблоны позволяют вам создавать предложения для клиентов, которые ищут ваши продукты или услуги, или запрашивать предложения, когда вы ищете продукты или услуги. Шаблоны котировок Jotform делают процессы как предложения, так и запроса котировок более эффективными — без дополнительных затрат.

Чтобы упростить процесс, используйте электронные подписи для вашего предложения. Продукт электронной подписи, такой как Jotform Sign, сэкономит ваше время и деньги, позволяя сторонам, подписавшим документ, отправлять обратно подписанные котировки в течение нескольких минут, а не дней. Нет необходимости распечатывать, подписывать, сканировать и отправлять по электронной почте подписанную смету.

Цель запроса котировок — вызвать широкий отклик у компетентных участников торгов, которые должны конкурировать друг с другом, чтобы выиграть ваш бизнес. И помните: чем меньше ваш бизнес, тем больше вам нужны ценовые преимущества, которых вы можете добиться благодаря тщательному процессу запроса предложений от квалифицированных поставщиков.

Деловое фото создано pressfoto – www.freepik.com

КАК ВСЕГДА ПРОКОНСУЛЬТИРУЙТЕСЬ С АДВОКАТОМ, ПРЕЖДЕ ЧЕМ ПОЛОЖИТЬСЯ НА ЛЮБУЮ ФОРМУ КОНТРАКТА ИЛИ ШАБЛОН КОНТРАКТА. СОДЕРЖИМОЕ ВЫШЕ ПРЕДНАЗНАЧЕНО ТОЛЬКО В ИНФОРМАЦИОННЫХ ЦЕЛЯХ.

Эта статья была первоначально опубликована 29 сентября 2021 г. и обновлена 2 декабря 2022 г.

Учитесь жить и работать умнее, а не усерднее!

Получайте наши лучшие статьи каждую неделю прямо в свой почтовый ящик.