Как привлечь спонсоров для проекта: Как привлечь спонсоров на мероприятие — четыре простых совета

Как привлечь спонсоров на мероприятие — четыре простых совета

Казалось бы, о продажах не говорит и не пишет только ленивый. Чтобы продать продукт, нужно обратить внимание потенциального покупателя, заинтересовать, дать попробовать и, когда он поймет всю радость от его приобретения, он наконец купит его! 

А как заставить купить спонсорский пакет на мероприятие? Это сложный продукт, можно сказать, «виртуальный», его нельзя потрогать, потестировать. Будет ли результат от таких вложений  тоже непонятно. Тем не менее спонсорские пакеты тоже можно продавать.

В этом году мы во второй раз организовываем международный форум, который в прошлом году собрал 15 тысяч участников из 27 стран мира. Всего мы привлекли более 40 партнеров, среди которых были крупные игроки отрасли, такие как «Сколково», Siemens и другие. Они демонстрировали свои инновационные разработки, выступали с докладами в деловой программе, встречали на своих стендах официальных лиц. В этом году они тоже участвуют в форуме, а это значит — мы все сделали правильно.

Выявляем интерес

Работа над привлечением партнеров мероприятия начинается задолго до его самого, в нашем случае — более чем за год! Почему так рано? Бюджеты компаний на следующий год формируются в конце текущего. Хотите продать спонсорский проект — начинайте заранее.

Составьте список потенциальных компаний из всех регионов России, которые могут быть заинтересованы в вашем предложении, и обзвоните их. Это долгая и кропотливая работа.

На этом этапе важно выявить интерес потенциальных партнеров. Какими они видят свои целевые аудитории и сколько готовы заплатить за продвижение своих продуктов.

В нашем списке было более 250 компаний из Сибири, Урала, Татарстана, Крыма — из самых разных уголков нашей страны. Мы обращали внимание даже на небольшие компании с амбициями и перспективами роста. При первом обзвоне стало понятно, что интерес к мероприятию есть, но только одна пятая часть из первоначального списка в результате приняла участие в форуме. 

В продажах такая конверсия считается высокой, а мы для себя решили, что в следующий раз сделаем еще больше. Каждый контакт здесь важен: в разговоре мы поднимаем проблемы и задачи спонсора, перспективы. Для спонсора важна реклама продукта и диалог с участниками.

Составляем пакеты 

Когда у вас есть «карта местности» — понимание, что и как хотят потенциальные партнеры — займитесь составлением спонсорских пакетов. Предлагайте максимум разных возможностей на любой вкус и кошелек.

Не стремитесь продать три пакета задорого, иногда проще их разбить и привлечь 20-30 компаний-спонсоров.

Каждое мероприятие проводится под свою уникальную аудиторию, и стоимость партнерского пакета любого мероприятия определяется исходя из дополнительных расходов на его организацию. Вы можете предварительно прогнозировать эти расходы, но по ходу подготовки, как правило, появляются новые идеи и встают вопросы их реализации. К примеру, очень часто у международного фестиваля или форума есть культурная программа для иностранных участников, включая посещение музеев или выставок Москвы, что требует дополнительных расходов на логистику. 

Будьте готовы формировать пакеты под запрос. Например, предлагайте спонсорство тематической зоны или вечернего приема. 

Обязательно обеспечьте PR-продвижение ваших партнеров, даже если они на нем не настаивают. В случае необходимости пригласите на мероприятие дополнительного райтера, который возьмет интервью у руководителей компаний-партнеров и будет оперативно писать об их выступлениях на форуме.

В режиме онлайн рассылайте новости в СМИ, лоббируйте их публикации. Используйте возможности платного PR — дайте слово директору генерального партнера. Ваши спонсоры должны чувствовать внимание к себе и своему продукту.

Рассылаем официальные приглашения

Обратите внимание на такой инструмент продаж партнерских пакетов, как рассылка официальных приглашений первым лицам компании. Это могут быть приглашения от имени оргкомитета или организатора форума. Важно, чтобы приглашение было официальным, красиво оформленным на одном-двух листах, и включало основную информацию о мероприятии.

Этот этап очень важен в цепочке продаж, потому что, во-первых, приглашение негласно станет юридическим основанием для выделения бюджета на спонсорство мероприятия, во-вторых, оно повышает имидж вашего предложения. 

Далее нужно уточнить решение по отправленному приглашению: связаться с канцелярией и уточнить, на чье имя было расписано письмо. После того как указание о спонсорстве поступило ответственному человеку, вам остается только обсуждать детали и ждать решения компании.

Завязываем отношения

Знакомясь с компаниями, выстраивайте отношения: долгосрочное партнерство всегда выгоднее. Если вы что-то пообещали партнеру — приложите все усилия, но выполните, сделайте чуть больше, чем прописано в пакетах. Так вы приобретете не просто клиентов, а друзей, с которыми вам будет приятно общаться долгие годы.

После проведения прошлогоднего мероприятия мы поняли, что наши партнеры хотели бы встретиться еще раз, обсудить то, что не успели, высказаться, донести важные для них вещи. И поэтому мы организовали дополнительный ивент для партнеров. Для нас это был некоммерческий проект, но нам было важно, чтобы каждый партнер получил максимум внимания.

Смотрите в будущее, планируйте следующее мероприятие, и время будет работать на вас.

Как получить максимум

Предлагаю пошаговый план поиска и привлечения партнеров на мероприятие.

1. Составьте список компаний вашей сферы и включите туда всех, кого только смогли найти, даже самых маленьких игроков. Звоните всем и выявляйте интерес.
2. Сформируйте партнерские пакеты, учитывая все пожелания потенциальных спонсоров. Старайтесь включить в них как можно больше опций и бонусов и не бойтесь предлагать индивидуальные пакеты отдельным компаниям.
3. Займитесь официальными приглашениями: напишите красивые тексты, согласуйте их и подпишите лидерами мнений в вашей сфере. Это придаст статуса вашему предложению.
4. Завязывайте отношения. Напоминайте о себе, продолжайте общение, мониторьте рынок и чувствуйте тренды. И, если компания не стала партнером мероприятия в этом году, пригласите ее в следующем.
5. Выполняйте свои обещания, чего бы вам это ни стоило! Репутация прежде всего. 

Фото в материале и на обложке: Unsplash

Материал был обновлен 25.11.2019 в 08:43

10 Способов сделать ваш проект более заманчивым для спонсоров

В сегодняшней непредсказуемой экономической ситуации не только крупным лейблам трудно продавать свои записи и заполнять концертные площадки. Большинство исполнителей вообще избавляются от своих дисков, а их туры приносят им копейки.

Многие музыканты признают, что достигнуть успеха им мешает недостаток денег. Традиционная реклама уже так не привлекает покупателей, а поиск субсидий часто не приносит никаких результатов. И тогда остается одно – спонсорство – взаимовыгодный процесс, как для исполнителя, так и для самого спонсора. Для вас оно снижает расходы на туры и концерты, а спонсору предоставляет дополнительные рекламные площадки.

Большинство компаний очень придирчиво отслеживают каждый доллар, когда дело доходит до спонсорства. И скорее всего, пойдут на сотрудничество, нежели на субсидирование.

В этой статье я расскажу вам о 10 правилах, которые помогут сделать ваш проект  привлекательным для спонсоров, то есть возвысить себя над другими кандидатами.

1. Четко идентифицируйте свою аудиторию, ее платежеспособность и потребительские привычки. Приведу пример: допустим, вы занимаетесь продажей мазей от ушибов. Большинство ваших покупателей это – 40-50-летние женщины, спортсмены 16-25 лет — те, которые участвуют в соревнованиях и, соответственно покупают продукт, плюс люди до 60 лет, которым нравится путешествовать и т. д.

2. Просчитывайте выгоду, которую можно извлечь из сотрудничества с потенциальным спонсором (например, авторские права, патенты, торговые марки, и т.д.). Выбирайте то, что выгоднее для спонсора и то, что поможет сэкономить ваши деньги.

3. Выработайте свой личный фирменный стиль. Сделайте хороший, оригинальный и информативный логотип, который будет отражать суть вашего проекта. Спонсоры сотрудничают только с теми проектами, которые имеют своё лицо. А это уже, в свою очередь, зависит от того, что востребовано на рынке, то есть, от общественного мнения.

4. Найдите хоть какую-то информацию о той компании, с  которой вы планируете сотрудничать. Узнайте то, чем компания занимается сейчас и какими проектами она занималась ранее.

5. Раскрутите насколько возможно свой продукт (бренд) в СМИ. Спонсоры предпочитают проекты, которые уже «засветились» где-либо, особенно если их обсуждают на радио или ТВ.

6. Будьте открыты для встреч с другими компаниями (людьми), обладающими большим влиянием или связями, если Вы ещё не раскручены в той или иной степени в СМИ. Имейте в виду, что Вы должны ограничить число спонсоров, которые вы привлекаете к сотрудничеству в рамках проекта. Если спонсоры не сработаются, то они начнут конкурировать между собой. А это уж никак не поможет вашему проекту.

7. Позвольте своему спонсору измерить выгоду, которую Вы предлагаете. Ваш проект не будет привлекать спонсоров, если он не будет прозрачным. Простой пример: 50 человек посетили Ваш концерт, им раздали купоны, по которым они могут купить товар в магазине спонсора. Это может быть измерено и проконтролировано кампанией субсидирования.

8. Проект, у которого есть потенциал на долгосрочную продажу на рынке, будет намного более привлекательным для спонсоров, чем разовый, то есть продающийся в одно (определенное) время и в одном месте. Другими словами тур, покрывающий несколько городов и областей, будет более привлекателен для спонсора, чем концерт, состоявшийся однажды и только в одном городе.

9. Докажите, что Ваш проект принесет прибыль и завершится так, как обещано спонсору. Кто бы ни управлял Вашим проектом, вы должны сделать его полностью прозрачным. Таким образом, если спонсор не вносит обещанную по проекту плату, то очевидно, что сделка будет расторгнута.

10. И, наконец, десятое. Дерзайте, продвигайте Ваш продукт самостоятельно, как только сможете! Если Вы не будете продвигать себя и свой бренд, то Вам придется изрядно попотеть, чтобы притянуть спонсоров.

Ну что ж, это были просто десять правил, благодаря которым Вы можете сделать свой проект привлекательным для спонсорских денег, а остальное зависит уже от вложенных усилий.

Да, поиск спонсора отнимает много времени, это сложный процесс, который потребует усилий многих людей, но в то же время, в конце концов, за эти усилия с лихвой награждаются все, кто был вовлечен в проект.

_______________________________________________

Автор: Джереми Рвакэра | Перевод: Евгений Шереметьев
При копировании материала ссылка на сайт www. master-skills.ru обязательна!

4 ключа к успешному спонсорству проекта

Хорошее спонсорство — залог успеха проекта №1.[1] Тем не менее менее 2 из 3 проектов активно привлекали спонсоров.[2] Поскольку менее 40% всех проектов успешно завершаются вовремя, в рамках бюджета и в соответствии со спецификациями/требованиями[3], хорошие спонсоры проектов нужны как никогда.

Как получить эффективную поддержку спонсоров проекта

1. Убедитесь, что спонсоры проекта понимают, насколько они важны для успеха проекта.

Провал проекта обходится предприятиям в 109 миллионов долларов на каждый вложенный миллиард долларов.[2] Поэтому покажите руководителям и спонсорам статистику с разбивкой на доллары и центы, чтобы убедить их в том, что они должны быть активной частью руководства проектом, а не просто пассивным наблюдателем за усилиями и результатами менеджера проекта.

2. Уточнить роль и обязанности спонсора проекта.

Особенно если они новички в этой роли, ваш спонсор проекта может не полностью понимать, что от них ожидается или каковы их отношения с вами как менеджером проекта. И если они не понимают своей роли, они никак не могут ее успешно выполнить.

Как объясняет Рон Розенхед, работа спонсора проекта состоит в том, чтобы следить за прогрессом, помогать решать проблемы и отстаивать проект перед другими руководителями — в общем, быть связующим звеном между менеджером проекта и высшим руководством. Хороший спонсор облегчает принятие своевременных решений и доступ к ресурсам, чтобы руководитель проекта мог выполнять повседневную работу, не натыкаясь на стену на каждом шагу. Но спонсоры также сохраняют объективность, имея в виду общую картину того, как проект вписывается в более крупные бизнес-цели и общее направление компании.

3. Регулярно встречайтесь и с самого начала установите хорошие привычки общения.

Эффективные отношения между спонсором проекта и менеджером проекта такие же, как и любые другие: ключом к успеху является хорошая коммуникация. Будь то еженедельно, раз в две недели или ежемесячно, установите расписание регулярных встреч в начале проекта. На самой первой встрече обсудите цели проекта и то, что каждому из вас потребуется от другого для достижения этих целей. Используйте этот контрольный список для спонсорства проекта, чтобы направлять свои обсуждения и точно прояснить, чего каждый из вас ожидает от другого.

4. Помощь в обеспечении организационной поддержки спонсоров проекта.

85 % организаций, принявших участие в опросе руководителей Питера Тейлора, заявили, что у них есть спонсоры проектов, но затем 83 % признались, что не делают ничего для поддержки, обучения или руководства этих спонсоров.[4] В результате появляются спонсоры проекта только на словах — спонсоры, которые не понимают, насколько они важны для успеха проекта и как они могут наилучшим образом способствовать этому успеху. В отличие от менеджеров проектов, у новых спонсоров проектов очень мало внешних ресурсов, которые могли бы помочь новым спонсорам проектов изучить передовой опыт для своей новой роли.

Хорошее спонсорство проекта должно быть приоритетом для всей организации, включая постоянное обучение и активный подход к обмену передовым опытом и извлеченными уроками. Так что подчеркивайте вклад спонсора вашего проекта, сообщая об успехе проекта, и подчеркивайте, что дальнейшее развитие хороших спонсоров проекта отвечает интересам всей организации.

Советы по работе со спонсором трудного проекта:

Если у вашего спонсора проекта слишком много требований к своему времени, у него проблемы с навигацией по меняющимся бизнес-целям или он просто не делает ваш проект приоритетным, вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы привлечь трудного спонсора проекта.

• Расскажите о влиянии на успех проекта. Скажите им: «Это действие (или бездействие) влияет на проект таким образом; это наши варианты решения». Подойдите к разговору с той точки зрения, что вы оба хотите, чтобы проект был успешным, и сосредоточьтесь на том, как вы можете работать вместе для достижения общей цели.

• Помогите спонсорам понять, что именно они либо препятствуют, либо предоставляют вам доступ к административной поддержке, достаточным ресурсам и т. д. и поэтому несут такую ​​же ответственность за успех проекта, как и вы.

• Обратитесь к начальству. Знание того, чего в конечном счете хочет босс вашего спонсора, является секретом того, как удерживать спонсоров на вашей стороне. Напомните своему спонсору, что ваши совместные усилия помогут сделать его босса счастливым и хорошо о нем подумать.

Что вы посоветуете по работе со спонсорами проекта? Поделитесь своим опытом с коллегами-руководителями проектов в комментариях ниже. Затем ознакомьтесь с коллективным мнением сообщества #PMChat о ключах к эффективному управлению заинтересованными сторонами.

Узнайте больше об управлении проектами

Если вам нужны дополнительные ресурсы по управлению проектами, ознакомьтесь с Руководством по управлению проектами для начинающих. Это онлайн-руководство, которое познакомит вас с основами управления проектами с точки зрения непрофессионала, и его можно просматривать и добавлять в закладки совершенно бесплатно.

Источники: 

1. PMI, участие исполнительного спонсора: главная движущая сила успеха проектов и программ. 2014

2. PMI, Высокая цена низкой производительности. 2014

3. The Standish Group, CHAOS Manifesto. 2013

4. Питер Тейлор, Спонсоры проекта с Венеры. LinkedIn Pulse 2014. 

5. Strategies4Sponsors.com

6. Quickbase.Intuit.com

7. SensiblePM.com, Стратегии спонсорства проектов — #PMHangout21

Финансирование вашего общественного проекта — Как заставить бизнес спонсировать вас

В рамках нашего руководства по доступу к финансированию вашего общественного проекта мы упомянули, что местный бизнес или организация потенциально могут спонсировать ваш проект. Все предприятия, от индивидуальных предпринимателей до корпораций, хотят, чтобы сообщества, в которых они работают, процветали. Вы можете воспользоваться их желанием поддержать сообщество и найти спонсоров для своего нового проекта. Хотя поначалу это может показаться пугающим, при правильном руководстве вы и ваша команда сможете сотрудничать с местным бизнесом, чтобы получить необходимое финансирование для запуска вашей новой общественной инициативы!

Чтобы составить это руководство, мы поговорили с Адрианом Уиланом из Brown Brothers Harriman о том, как получить спонсорскую поддержку от бизнеса. Адриан является старшим вице-президентом отдела нормативно-правовой информации в BBH и считает, что ему следует использовать свою платформу на глобальном уровне, чтобы расширять возможности других и быть образцом для подражания для неблагополучных сообществ. Взаимодействие с сообществом для него важнее всего, и он участвует в различных инициативах по развитию сообщества, таких как Protect Accent и Inspire Project.

Кто мог бы спонсировать ваш проект?

Сумма финансирования, которую вы ищете, будет хорошим индикатором того, на кого ориентироваться при поиске спонсоров. Если вы создаете проект, который не требует слишком большого финансирования, например, «Поэзия в парке» или «Соседская сеть», у вас будет гораздо больше вариантов, и вы можете обратиться за поддержкой к более мелким предприятиям. Однако, если у вашего проекта больше сопутствующих расходов, например, мужской сарай или общественный сад, вам, возможно, придется искать более крупные предприятия. В любом случае, Адриан советует вам найти бизнес, соответствующий вашим потребностям.

«Учитывая текущие экономические и политические события 2020 года, доступ к финансированию сложнее, чем когда-либо прежде, но у предприятий по-прежнему будут существовать возможности для поддержки эффективных общественных проектов».

При поиске того, кто с наибольшей вероятностью спонсирует ваш проект, Адриан предлагает искать компании, чья деятельность совпадает с вашей. Например, в Ирландии одним из столпов устойчивого развития KBC Bank является здоровье и благополучие, поэтому они спонсируют WellFest и Дублинский марафон. Итак, взгляните на компании в вашем сообществе через социальные сети и их веб-сайты, чтобы увидеть их миссии и ценности, и решить, какой из них лучше всего соответствует вашей идее.

Подготовьте свою историю

«Если вы собираетесь иметь дело с бизнесом, вам нужно использовать бизнес-мозг», — говорит Адриан. Ваша история должна быть слайд-шоу или буклетом для вашего клиента, она должна включать в себя, как и почему этот проект начался и фотографии команды. Он также должен включать в себя то, что в нем есть для спонсора, и разбивку того, на что будет потрачено спонсорство, о чем мы подробнее поговорим позже в этом руководстве.

Начните со своих контактов и контактов

Люди, которых вы знаете, — лучшая возможность получить спонсорство. Бизнес, в котором вы работаете, — отличное место для начала поиска. Они уже знают вас и доверяют вам, так что это полдела! Вам также следует подумать о том, где работают ваши друзья и родственники, поскольку они могут помочь вам организовать встречу с лицом, ответственным за спонсорство в их компании. Все, что вам нужно, это сделать шаг в дверь, и тогда вы сможете показать им, почему ваш проект стоит спонсировать.

Объясните, почему они должны вас спонсировать

Что это дает спонсору? Как упоминалось ранее, предприятиям нравится видеть процветание сообществ, в которых они работают, но у них есть много других причин спонсировать вас. Если они финансируют проект, это означает, что они тоже являются частью проекта. Они захотят, чтобы сообщество знало об этом, и вот несколько способов сделать это:

• Брендирование оборудования — если вам необходимо приобрести оборудование или одежду для вашего проекта, компания может указать свое имя или брендинг.
• План социальных сетей — вы можете предложить им график публикаций в социальных сетях, которые будут связаны с их бизнесом и сделают их бренд узнаваемым.
• Перерезать ленточку — после того, как спонсорство будет закреплено и ваш проект будет готов к запуску, вы можете устроить торжественное открытие и пригласить своего спонсора перерезать ленточку и поблагодарить его перед всем сообществом.*

*Если вы проводите какие-либо общественные мероприятия, убедитесь, что вы следуете правительственным рекомендациям в отношении COVID-19.ограничений или рассмотрите возможность сделать это виртуально через Facebook / Instagram Live и т. д.

Наймите представителя для вашего проекта

Адриан считает, что представитель — это отличный способ придать вашему проекту известность и подлинность, и это понравится потенциальным спонсорам. Подумайте о людях, имеющих влияние в вашем сообществе, таких как местные советники, знаменитости или звезды спорта. Свяжитесь с ними и спросите, поддержат ли они ваш проект или станут его послом. Однако убедитесь, что они привержены вашей идее. «Хороший амбассадор должен чувствовать и верить в ваш проект, а в идеале должен продвигать его бесплатно», — говорит Адриан. Хороший посол поможет сделать ваш проект узнаваемым и авторитетным, а компаниям понравится, что ваш проект имеет мощную поддержку.

Имейте бюджет и прогноз 

Теперь, когда бизнес знает, почему они должны спонсировать ваш проект, предоставьте разбивку необходимого финансирования и всех связанных с ним расходов. Адриан подчеркнул важность бюджета, поскольку предприятия не будут спонсировать вас, если вы не знаете, что будете делать с деньгами. Этот бюджет не должен быть отформатирован или рассчитан профессионально, но должна быть включена простая разбивка всех сметных затрат на создание и обслуживание проекта.

Не бойтесь спрашивать.

Адриан считает, что многие люди недостаточно амбициозны в том, что просят.

«Если ты мыслишь маленьким, ты будешь маленьким. Не бойтесь мыслить масштабно и спрашивать масштабно, вам абсолютно нечего терять! В это время очень мало ресурсов, поэтому вам придется кричать и бороться за них. Так что не бойтесь спрашивать, но будьте готовы, когда представится возможность».