Оформление коммерческих предложений: пример текста и шаблоны КП

Содержание

общие подходы и правила оформления

Коммерческое предложение – это один из самых эффективных инструментов при работе как с потенциальными, так и с текущими партнерами. Коммерческие предложения на вид бывают совершенно разные, однако, объединяет их одно: это мотивация на совершение определенного действия. В этой статье мы рассмотрим как составить эффективное коммерческое предложение.

Что это такое

«Пришлите нам свое коммерческое, мы его рассмотрим» — эту фразу можно часто услышать, если вы являетесь владельцем бизнеса или менеджером в какой-либо компании.

Коммерческое предложение (КП) – это обращение к клиенту для того чтобы он выбрал именно вас. Кратко говоря, КП – это перечисление того, чем занимается ваша компания, какие у нее преимущества, а также почему должны выбрать именно вас среди десятков других таких же фирм, причем, КП не должно быть навязчивым и обязано нести только правдивую информацию.

Цель коммерческого – это побуждение человека к взаимодействия с вами. КП может быть не только в письменной, но и в устной форме, однако, последний вариант осуществить намного сложнее, ведь необходимо для начала напроситься на встречу с клиентом.

Видео — как правильно составить эффективное коммерческое предложение:

При разработке КП уделяется внимание всем мелочам: его структуре, длине, содержанию. Иногда КП даже называют разновидностью продающего текста, т. к. оно побуждает человека ответить на него, приобрести товар или хотя бы подумать над предложением компании.

Виды КП

Самой распространенной классификацией коммерческих предложений является классификация на холодные, горячие и комбинированные КП.

Холодное коммерческое – это обращение к клиенту, который впервые слышит о вашей компании и в силу этого не желает пользоваться ее продуктом или услугой. Холодное КП направлено на то, чтобы привлечь внимание потенциального заказчика и подходит как для широкой, так и для узкой целевой аудитории. Например, холодные коммерческие направляют компании, которые производят питьевую воду, продукты и прочие неотъемлемые от повседневной жизни вещи, так и те фирмы, у которых очень узкая специализация (аренда автокранов, продажа кассовых аппаратов). Холодное КП еще иногда называют базовым или типовым, т. к. на основе него строиться следующий вид – горячее КП.
Горячее КП – это обращение уже не к группе потенциальных клиентов, а к одному из них, который либо уже пользовался услугами компании, либо имеет о них представление и уже немного заинтересован в сотрудничестве. Возможно, перед тем как направить такое КП, вы уже провели ни одну встречу и рассказали обо всех нюансах работы с вами. В этом документе содержатся не общие фразы о компании, а уже конкретная информация для того, чтобы еще сильнее разогреть потенциального заказчика и повысить его заинтересованность в вашем с ним взаимодействии.
Комбинированное КП – еще один вид коммерческих предложений, который встречается практически в каждой крупной компании. Оно направляется тем клиентам, которые уже знают некоторую информацию об организации и ее продукте или услугах, однако, желают расширить свои знания. В отличие от горячего КП, такое предложение высылается как и до встречи или телефонного звонка, так и после них. Целевая аудитория комбинированного коммерческого более узкая, чем для холодного, и более широкая чем для горячего КП.

Скачать образец коммерческого предложения на клининговые услуги можно ЗДЕСЬ.

Также различают коммерческие предложения по цели:

презентационное КП направляется клиентам тогда, когда нужно представить новую услугу или товар, которые только вышли на рынок;
акционное КП направляется как потенциальным, так и постоянным клиентам, для того чтобы известить их о проходящих в компании акциях, скидках, бонусах и прочих приятных для клиентов моментах;
КП с благодарностью – это обращение к заказчику (который уже пользовался услугами или продуктом компании) с целью поблагодарить его за это, а также еще раз ненавязчиво предложить свои услуги.

Конечно, кроме вышеназванных видов существуют и другие категории коммерческих предложений. Самая важная из них – это эффективные и неэффективные КП.

Как правильно составить и оформить коммерческое предложение

При составлении коммерческого предложения особенное внимание должно быть уделено его структуре: оно должно свободно и легко читаться. Следует избегать огромных абзацев текста, сложных слов и всего того, что затруднит понимание для читающего его человека.

Пример коммерческого предложения на услуги по обслуживанию лифтов можете посмотреть ЗДЕСЬ.

Размер КП тоже играет роль. Например, если это комбинированное или горячее КП, то его размер не может быть более 2-3 страниц. Конечно, есть специфичные отрасти, где объем КП может быть и 10 страниц, однако, лучше сокращать этот документ до минимума. Если же КП холодное, то и вовсе его нужно сократить до 1 страницы текста для того, чтобы максимально заинтересовать потенциального заказчика и не дать ему заскучать при чтении вашего обращения.

Видео — как написать продающее коммерческое предложение:

Если вы составляете КП впервые, то без шаблонов, представленных в интернете, вам точно не обойтись. Однако если вы любите структурировать текст, то вам будет намного легче работать.

Обязательно добавляйте в КП расчеты, таблицы, выноски, списки. Они привлекают внимание и делают текст более легким и читабельным.

Обязательной информацией в коммерческом предложении являются: краткая характеристика компании (которая обращается с КП), выгоды при работе с ней, контактная информация, побуждение к действию.

К необязательной информации можно отнести все то, что носит отвлеченный характер. Например, перед тем, как закрыть клиента на продажу, вы будете на 3 страницах рассказывать о том, как другой заказчик приобрел товар и остался доволен вашей продукцией. Эта информация – необязательная, однако, небольшое лирическое отступление иногда не помешает.

Пять правил составления удачного коммерческого предложения

Конечно, все зависит от сферы деятельности и самой компании, которой направляется коммерческое предложение, однако, если вы воспользуетесь ниже изложенными правилами, ваши шансы на то, что вам ответят на КП сильно возрастут.

1. Составить эффективное КП без знания своей целевой аудитории просто нереально.

Для того чтобы познакомиться с ней проведите небольшой маркетинговый анализ. Проанализируйте что важно вашему клиенту, какие у него потребности, боли. К чему он относится с недоверием, а что наоборот может подтолкнуть его к покупке продукта или услуги вашей компании. На основе полученной информации и составляется КП, учитывая все нюансы вашей целевой аудитории.

2. Используйте методы составления эффективных заголовков.

Заголовок – это то, что может как привлечь потенциального заказчика, так и полностью отпугнуть его. Пусть он заинтригует его. Если вы оказываете посреднические услуги при регистрации бизнеса, то для заголовка КП вполне сойдет «Легкий старт в бизнесе» или «А сколько вы готовы заплатить за успех?». Не используйте банальных слов и фраз в заголовках – клиент даже не прочитает, что будет в вашем КП, если увидит еще один текст, озаглавленный «Коммерческое предложение» или «Почему стоить купить бетон именно у нас».

Скачать образец коммерческого предложения на поставку канцелярских товаров и сувенирной продукции можно по ССЫЛКЕ.

3. Говорите с клиентом на его языке.

Если вы уже провели подготовительную работу с ним по закрытию продажи, то в начале коммерческого обязательно упомяните про это: «Добрый день, Николай! В начале нашей телефонной беседы Вы высказали пожелание подробнее ознакомиться с услугами нашей компании и в связи с этим я высылаю вам коммерческое предложение…». Также вы можете использовать слова или речевые обороты, присущие вашей потенциальной клиентуре. Например, автолюбители никогда не говорят «У меня прокололась автомобильная шина», однако, если опоздают на работу из-за этой проблемы, то их оправдание будет звучать следующим образом: «У меня спустило колесо, еле добрался до шиномонтажа». Используйте эти выражения в КП. Замените шину на колесо, а сервис по ремонту – шиномонтажом. Клиенты любят, когда с ними говорят на одном языке – это простая психология.

4. Больше говорите о выгодах клиента и меньше о своих.

Используйте слово «Вы» хотя бы в 2 раза чаще, чем слово «Мы» или «Наша компания». Людям нравится когда в первую очередь заботятся о них. Например, если бы вы обращались от имени какого-нибудь электронного журнала, то могли бы сказать, что существует уже 3 года в сети, в месяц вас посещает около 100 000 человек, а весь контент, который представлен в вашем журнале – авторский. Однако клиент, который хотел бы разместить рекламу на вашем ресурсе, скорее всего на такое не клюнет. Если же вы станете перечислять выгоды заказчика от сотрудничества с вами, то тогда такое КП скорее всего даст результат. Вы можете написать в своем КП о том, что вы работаете в индивидуальном порядке с каждым рекламодателем, что их потенциальные клиенты – это как раз аудитория, которая посещает ваш сайт, а также о том, что если они разместят на вашем ресурсе рекламу хотя бы на 2 месяца, то получат скидку в 15%.

5. Закрытие на продажу.

Без этого пункта КП точно не будет рассмотрено. Представьте, вы прочитали дивное письмо о том, почему вам нужно покупать кирпич именно в фирме ООО «Красный дом». Однако, это письмо носит просто информативный характер, в конце вам желают хорошего дня… и все. Для того чтобы клиент совершил действие, которое вам нужно, просто подтолкните его к этому. Напишите в конце КП: Звоните по тел., Пиши на E-mail, заказывайте доставку у нас. В общем, побуждайте его на совершение действия.

Предлагаем скачать образец коммерческого предложения на услуги по возврату долгов — ССЫЛКА.

Итак, коммерческое предложение – это односторонний разговор с клиентом, в ходе которого вы стараетесь его убедить в том, что сотрудничество с вами – это то, что клиенту всегда и было нужно. Говорите с ним на одном языке, не стройте громоздких предложений и делайте акцент именно на выгодах клиента, и тогда вам обязательно ответят на ваше предложение.

Видео — шаблоны и заготовки для создания коммерческого предложения:

чек-лист на 35 пунктов — Студия Дениса Каплунова

05.08.2013

Коммерческие предложения

Автор: Денис Каплунов

Коммерческое предложение — неотъемлемый инструмент по привлечению клиентов.

Вы их вручаете в руки, отправляете по e-mail, пересылаете по факсу с одной целью — превратить читателя в клиента или покупателя.

Но вот в чем парадокс: даже самое мощное по своей сути коммерческое предложение окажется провальным, если вы не уделите внимания его оформлению.

Оформление коммерческого предложения — это определенный объем работы, формирующий первое впечатление о компании и степени ее уважения (а также аккуратности). Оно должно красиво выглядеть и представляться удобным для чтения.

Хорошо оформленное коммерческое предложение значительно увеличивает шанс на то, что его как минимум не выбросят и не порвут, а именно почитают.

Об этом я писал в своей книге «Эффективное коммерческое предложение». А теперь решил вернуться к этой теме и в блоге.

Если в поисковую строку ввести выражение «оформление коммерческих предложений» или же фразу «как оформить коммерческое предложение» — то мы увидим очень много статей по этой теме. Посмотрел, почитал и понял — нет еще в интернете ни одной действительно полной и точной публикации, рассказывающей про оформление коммерческого предложения.

Или сумбур или какие-то обрывочные сведения.

Поэтому, я и решил создать отдельную публикацию по этой теме и подойти к вопросу максимально ответственно.

Чек-лист по оформлению коммерческого предложения

Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объема в две страницы. Идеальный вариант — одна страница.
Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст — шрифты с засечками, электронный текст — шрифты без засечек?
Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) — например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните — читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».
Если Вы используете цвет — убедитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
Запомните — коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов — тем сложнее плавно изучать текст.
Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты — вы же еще не договорились.
В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения — перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение — когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например, «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая — «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая — само уточнение.
Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант — 1 строка и 3-5 слов.
Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») — это признак шаблонности.
Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) — и что нет визуальных пропусков.
Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. И, как правило, они выравниваются по левому краю.
Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки – 60-80 символов с пробелами.
Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)
Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты — их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте — желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
Никаких «смайликов»!
Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.
Не увлекайтесь многоточиями.
Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен — именно “P.S.”, а не всякие “З. Ы.”. И еще — в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению — не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок. Например: «Приложение №1. Расчет эффективности…». В данном случае «Приложение №1» выравнивается по правому верхнему краю, а «Расчет эффективности…» выступает полноценным заголовком.
Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку – не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично своей рукой.
Перед отправлением всегда протестируйте качество оформления. По электронной почте — отправьте его на свой второй ящик. По факсу — отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно и заметно.
Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте — желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.

P.S. Для смелых и любящих эксперименты: в печатных вариантах используйте бумагу для записей (стикер), который наклеивается на лицевую сторону коммерческого предложения. А на стикере напишите от руки какую-то добрую и теплую фразу, адресованную получателю.

Например: «Доброе утро, Иван Иванович! Прочитайте, пожалуйста, это письмо».

Хотя, хороший дизайнер вам поможет такой ход отразить и в электронной версии.

А теперь предлагаю вам скачать этот чек-лист, чтобы постоянно с ним работать. Буду признателен за распространение этого документа — пора прививать нашим читателям правильное понимание процедуры и важности оформления.

Просто кликайте по этой иконке, и файл загрузится:

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Подготовка коммерческих предложений | Стратегии технического письма

Деловое предложение — это заявление, предназначенное для убеждения читателя.

Цель

В предложении вы делаете предложение, пытаясь убедить читателя принять его. В обмен на деньги, время или какое-то другое вознаграждение вы дадите читателю то, что он хочет, создадите то, что он хочет, или сделаете то, что он хочет сделать.

Деловые предложения имеют две цели: До убедить и защитить .

Убеждение исходит из формулировки предложения. По определению, предложение — это предложение, которое должно быть принято читателем, чтобы добиться успеха. Если предложение не будет убедительным, вы не получите желаемого.
Предложения служат метафорически и часто юридически как контракт , поэтому они должны защищать вас. Если они сформулированы расплывчато или обещания преувеличены, клиенты могут обратиться в суд, если вы не оправдаете заявленных ожиданий. Вам также необходимо убедиться, что вы соблюдаете законы штата при написании предложения.

Умение составлять предложения требует двух вещей: вы должны быть в состоянии представить свое предложение максимально привлекательным образом, тщательно определяя границы вашего предложения, чтобы никто не подумал, что вы обещаете больше, чем можете предложить.

Сделать привлекательное предложение, не обещая больше, чем вы можете предложить, может быть сложно, поскольку вам нужно установить пределы своей убедительности.

Разнообразие

Существует множество различных ситуаций с предложениями.

Вам может понадобиться написать для читателя, который работает в вашей организации.
Ваше предложение может быть вашей собственной идеей или идеей вашего читателя.
Ваше предложение может быть самостоятельным или конкурировать с другими предложениями.
Возможно, вашей компании/группе придется проверить и одобрить ваше предложение, прежде чем вы отправите его своим читателям, или вам, возможно, придется отправить его им напрямую.
Содержание и структура вашего предложения могут быть строго регламентированы, или вы можете свободно выбирать, как, по вашему мнению, оно должно звучать.
Наконец, предложение можно оценить множеством способов.

Читатели

Когда вы пишете предложение, вы представляете себя, свою идею и свою компанию. Вы просите своих читателей что-то вложить (время, деньги, другие ресурсы), потому что не можете обеспечить это сами. Читатели рассмотрят предложение с осторожностью, потому что у них могут быть ограниченные запасы, и если ваша идея не покажется хорошо продуманной или эффективной, они не будут ее рассматривать. Если ваше деловое предложение конкурирует с другими, читатели должны будут рассмотреть каждое из них, чтобы выбрать лучшее.

Пункт: Если ваше деловое предложение неубедительно, уважительно или хорошо написано, оно не будет рассмотрено.

Деловые предложения необходимо систематизировать. Есть много разных способов написать коммерческое предложение. Попросить читателя принять решение, инвестировать в вас или нет, является очень важным аспектом и должен быть включен в каждое деловое предложение. Для читателя инвестирование в вас берет их ограниченные ресурсы и отдает их в ваши руки. Поэтому деловые предложения должны быть точными и касаться множества различных вопросов, которые могут возникнуть у читателя, таких как деньги, время, пространство и т. д.

Часто задаваемые вопросы

В большинстве случаев при рассмотрении предложения читатели хотят знать три вещи: Проблема, решение и стоимость.

Проблема, потребность или цель вашего предложения должны быть четко обозначены, чтобы читатель понял, почему предложение было написано и почему оно должно его заинтересовать. Правильно сформулированная проблема/потребность/цель добавит ясности вашему предложению.

Если вы сообщаете о проблеме, обязательно опишите, какие действия вы планируете предпринять для ее решения. Читатель хочет убедиться, что ваше решение будет работать эффективно и стоит ли в него инвестировать.

Стоимость также важна. Читатель рассмотрит проблему и решение и определит свой ответ о том, каково их финансовое положение. Хорошее деловое предложение может провалиться из-за слишком высокой стоимости.

Возможности также могут быть учтены, если вы согласитесь выполнить какую-либо работу. Если вам платят, читатели хотят убедиться, что вы будете усердно работать.

Стратегия конвенций

Деловое предложение должно иметь структуру. Обычно необходимо рассмотреть десять тем. Однако все предложения должны иметь следующее:

Введение, проблема, решение и стоимость

Ниже приводится подробное описание идеальной последовательности мыслей, через которую вы должны провести своего читателя:

• Во введении читатель должен узнать, что вы хотите сделать.

• Вы должны представить читателю проблему, потребность или цель. Это должно убедить читателя в том, что проблема важна для него.

• План действий по решению проблемы, удовлетворению потребности или достижению цели должен содержать цели и решения, чтобы убедить читателя в эффективности плана действий.

• Предоставление методов, предоставление графика, демонстрация ресурсов и описание квалификации должны убедить читателя в том, что вы способны планировать, управлять и завершать предлагаемое решение.

• Объяснение того, как выгода превышает затраты, убедит читателя в разумности предлагаемого действия.

Включив хотя бы эти четыре раздела, вы приведете читателя к убедительному аргументу в пользу того, почему ваше предложение заслуживает рассмотрения. Если вы разделите предложение на несколько разделов, читателю будет эффективнее сосредоточиться на наиболее важных разделах и просмотреть другие разделы, вместо того чтобы читать все целиком и искать ключевые моменты.

Надстройка

Надстройка предоставляет авторам основу для организации своего предложения. Авторы могут использовать его в качестве руководства, но обратите внимание, что авторы не обязаны включать в свое предложение каждый элемент, перечисленный ниже. Разделы можно объединять или даже кратко излагать в других разделах.

Введение

Во введении вы хотите сосредоточиться на том, что вы объявляете. Хотя вы можете захотеть раскрыть полное описание в начале, может быть лучше сделать введение кратким и дать возможность раскрыть полное описание на протяжении всего письма. Таким образом, читатели смогут получить представление о том, о чем вы будете говорить, без ваших объяснений несколько раз (в начале и позже).

Проблема

После введения вы должны представить своим читателям проблему, потребность или цель, которые важны для них. Важно обобщить проблему с точки зрения читателей, иначе они могут подумать, что их это не касается, и стать незаинтересованными. Постановка проблемы может потребовать некоторого исследования. Иногда читатели могут предложить вам проблему (например, когда фирма пишет вашей компании письмо с объяснением проблемы и способов ее решения). В других случаях читатели все еще могут поставить перед вами проблему, но быть расплывчатыми. В других случаях вам, возможно, придется определить проблему самостоятельно, исходя из собственного разочарования или беспомощности. Прежде чем считать что-то проблемой, попробуйте поговорить об этом с потенциальным читателем, чтобы понять, стоит ли об этом писать коммерческое предложение. Если отзыв будет положительным, вы будете знать, что у вас есть больше средств для продолжения предложения.

Цели

После того, как вы описали свою проблему и прежде чем изложить свое решение, расскажите читателю, каковы цели решения. Цели помогают связать проблему и решение вместе. Цели должны быть краткими или перечисленными и должны сообщать, как действие решения решает проблему.

Решение

Как вы хотите достичь целей, которые вы перечислили? Ваше решение должно ответить на этот вопрос. Для этого необходимо адрес каждой цели и убедите своих читателей, что ваше решение — лучший способ достижения целей. Эти заявления необходимы только тогда, когда они не очевидны для читателей. Это может быть тот случай, когда ваши читатели являются коллегами и знают о проблемах на рабочем месте.

Описание решения может быть сложным, потому что вы можете обнаружить, что обещаете больше, чем можете выполнить. Лучший способ противодействовать этому — быть очень конкретным (т. е. каковы пределы программы, каковы возможности и т. д.). Убедитесь, что все, в чем вы не уверены, что сможете выполнить, четко указано как возможность, а не обещать.

Метод

После того, как вы предложите решение проблемы, читатели захотят узнать, какие шаги вы предпримете, чтобы убедиться, что решение реализовано. Как вы будете производить результат? Вот аспекты, которые будут искать большинство читателей:

Помещения
Оборудование
Ваше расписание
Ваша квалификация
План управления предлагаемым проектом

Иногда объяснение метода излишне. Если все уже знакомы с вашими методами, можно не давать подробного объяснения. Однако убедитесь, что ваши читатели знают, о чем вы говорите, прежде чем предполагать, что они знают все о вашем проекте.

Ресурсы

Если вашему плану требуется оборудование, помещения или другие ресурсы, следует включить этот раздел. Расскажите своим читателям, что вам нужно и зачем это нужно. Если специальные ресурсы не требуются, вам не нужно включать этот раздел в ваше предложение.

Расписание

Расписания помогают предоставить читателям три вещи. Во-первых, они дают читателям крайний срок, чтобы они знали, когда ожидать окончательный результат. Во-вторых, графики могут подвергаться критике со стороны читателей, чтобы убедиться, что они выполнимы. В-третьих, расписание — это хороший способ отслеживать, как продвигается проект.

Помимо крайних сроков проекта, графики должны также включать сроки выполнения черновиков, ресурсов и другой информации, необходимой для достижения цели проекта.

Квалификации

Раздел квалификаций — это хорошее место, чтобы рассказать о таланте и опыте себя и членов вашей команды. В зависимости от ваших читателей, этот раздел может быть маленьким или большим. Как и во всех деловых документах, вы должны быть честными, когда пишете свою квалификацию. Если вы считаете, что вам нужно изучать новые программы, помните, что время и деньги, потраченные на получение опыта, могут отнять у вас завершение проекта.

Менеджмент

Успех проекта зависит от его управленческой команды, и читатели будут впечатлены, если вы сможете описать свою структуру управления проектом в своем предложении. Указав каждого человека в вашей команде и объяснив, каковы его задачи и обязанности, вы сможете эффективно координировать свою работу. Каждому человеку очень полезно заранее знать, что он будет делать, чтобы не возникало много проблем, связанных с лидерством и управлением временем в дальнейшем проекте.

Затраты

Поскольку ваши читатели вкладывают свои деньги и время в ваш проект, полезно знать, сколько он будет стоить. Отчет о бюджете хорош для организации ваших расходов, но вы также должны подумать о количестве времени, которое вы и члены вашей команды потратите на проект. Вы также можете указать, сколько денег ваш проект сэкономит читателям, чтобы сделать его более привлекательным.

Дизайн

Хотите верьте, хотите нет, но дизайн имеет значение при написании коммерческого предложения. Вы хотите сделать предложение привлекательным для читателей. Если читатель просматривает два предложения, и у одного есть графика и цвет на обложке, а у другого только текст, как вы думаете, какое из них они захотят прочитать первым?

Теперь, когда вы знаете, какая информация требуется, вы можете подготовить контрольный список, чтобы убедиться, что все охвачено и вы не упустили что-то важное.

Введение

Четко ли сформулирована цель?
Предоставляет ли он достаточную справочную информацию?
Это предвосхищает остальную часть предложения, чтобы помочь читателю?

Проблема

Объясняет ли это необходимость или цель предлагаемого действия?
Убеждает ли он читателя в том, что проблема важна для него?

Цели

Связаны ли ваши цели непосредственно с проблемой?
Можете ли вы представить их, не вникая в решение?

Решение

Понятно, когда описывается?
Убедительно ли говорить, что цель будет достигнута?
Действительно ли это показывает, что это наиболее желательный способ достижения целей?
Предлагает ли он защиту вам и членам вашей команды/работодателю, обещая только то, что вы можете выполнить?

Метод

Ясно ли описаны этапы метода?
Достаточно ли она убедительна для ваших читателей, чтобы убедиться, что она сработает?

Ресурсы

Можете ли вы убедить читателей, что они у вас есть или вы можете их получить?
Можете ли вы четко определить все ресурсы, которые вы можете предоставить, защищая вас и вашего работодателя?

Расписание

Там указано, когда проект будет завершен?
Разумно ли запланирована ваша работа?
Четко ли указано в расписании, что вы должны сделать, чтобы уложиться в сроки, защищая вас и вашего работодателя?
Включили ли вы график расписания (если это сделает ваше предложение более убедительным?)

Квалификация

Можете ли вы убедить своих читателей в том, что сможете успешно завершить проект?

Менеджмент

Можете ли вы убедить своих читателей, что ваша команда организована эффективно?
Включили ли вы организационную схему, иллюстрирующую иерархию членов вашей команды и их обязанности?

Затраты

Вы все представили?
Разумны ли они?
Включены ли все ваши расходы для защиты вас и вашего работодателя?
У вас есть бюджетная таблица?

Заключение

Все ли изложены вкратце?
Вы закончили на позитивной ноте?

Как написать коммерческое предложение, которое привлечет новых клиентов

Узнайте почти все, что вам нужно знать о том, как написать коммерческое предложение, которое приведет к конверсии.

Представьте себе такой сценарий: Клиент вашей мечты связывается с вами и просит вас написать коммерческое предложение. Вы в восторге, потому что теперь у вас есть возможность представить свой бизнес.

Но вас также беспокоит возможность отказа. Хотя вы понимаете, что факторы, не зависящие от вас, могли привести к отклонению (возможно, у потенциального клиента не было бюджета), вы хотите убедиться, что вы представили сильное предложение.

Хорошей новостью является то, что вы можете научиться составлять коммерческое предложение, чтобы избежать отказов в будущем. Пройдем:

Что такое деловое предложение
Почему важны предложения
5-этапный процесс в 3 этапа, который поможет вам написать коммерческое предложение
- Часть 1: Подготовка
  - Этап 1 : Исследование и сбор информации
- Часть 2: Написание
  - Шаг 2 : Следуйте плану коммерческого предложения
  - Шаг 3 : Используйте убедительный язык
  - Шаг 4 : Применяйте убедительное ценообразование
- Часть 3: Упаковка
  - Шаг 5 : Просмотрите и отредактируйте свое предложение

Готов? Давайте начнем.

Что такое деловое предложение?

Существует много путаницы в отношении того, что такое бизнес-предложение: некоторые ошибочно путают его с бизнес-планом, а другие используют его взаимозаменяемо, говоря о предложении, предложении или оценке.

Итак, прежде чем вы научитесь составлять коммерческое предложение, давайте развеем путаницу, просмотрев эти документы, начав со сметы.

Оценки

и когда их использовать

Смета — это урезанная версия предложения, в которой содержится обзор стоимости, сроков, основных результатов и услуг. Вы создадите его, прежде чем начинать небольшие проекты с существующими клиентами или когда потенциальные клиенты свяжутся с вами, чтобы узнать, сколько стоят ваши услуги.

Оценка гарантирует, что вы не перегрузите существующих клиентов слишком большим количеством деталей и не выстрелите себе в ногу, исключив информацию, которая имеет решающее значение для успеха проекта.

Цитаты и когда их использовать

При коммерческом предложении вы указываете фиксированную цену за предоставление конкретной услуги. Цена обычно действительна только в течение определенного количества дней, чтобы защитить вас от колебаний стоимости. Строители, например, знают, что стоимость материалов может меняться ежедневно, и поэтому ограничивают срок действия предложения до «X» дней.

Ставки и когда их использовать

Ставки распространены, когда объем работ ясен, особенно в строительной отрасли. Например, подрядчик может отправить заявку в ответ государственному учреждению, которое ищет поставщиков услуг для конкретного проекта. Агентство обычно делает все детали проекта доступными для общественности.

Несмотря на то, что заявка является более подробной, чем котировка или смета, она не так всеобъемлюща, как предложение.

Бизнес-планы и когда их использовать

Перед открытием бизнеса начинающие владельцы иногда составляют бизнес-план. Этот план является формальным бизнес-документом, который объясняет бизнес-идею, детализирует финансовые цели и задачи, предоставляет исчерпывающую финансовую информацию и определяет стратегии для достижения этих целей.

Бизнес-план представляет собой дорожную карту для достижения успеха в бизнесе и часто используется для получения финансирования от инвесторов и банков, которые обычно рассматривают финансовые показатели, основную концепцию и видение бизнеса, чтобы определить, может ли он обеспечить адекватную прибыль. Часто бизнес-план требуется при обеспечении финансирования, например, бизнес-кредитов.

Деловые предложения и когда их использовать

Деловые предложения, однако, являются торговыми документами, используемыми для того, чтобы привлечь новых потенциальных клиентов. Эти документы содержат всю информацию, содержащуюся в оценках, котировках и предложениях, но они более подробные и сосредоточены на ценности, которую обеспечит ваше решение. Эта ценность может включать в себя помощь клиенту в экономии или даже в зарабатывании денег (подробнее о ценности позже).

В отличие от бизнес-планов, которые создаются при открытии нового бизнеса или для получения финансирования, предложения составляются существующими владельцами бизнеса, чтобы убедить потенциальных клиентов воспользоваться их услугами.

На высоком уровне любое предложение обычно включает следующее (обсуждается позже):

Ваш опыт работы и отзывы для укрепления доверия
Примеры прошлых работ и тематических исследований
Объяснение проблемы вашего клиента
Ценность вашего решения
Подробная информация об объеме, сроках, результатах и стоимости

Независимо от того, что включает в себя предложение, есть 2 распространенных типа:

Незапрошенные предложения: Предложение, которое вы отправляете клиентам, когда они не запрашивали его. Например, вы хотите привлечь нового клиента и произвести на него впечатление подробным и персонализированным предложением, а не шаблонной презентацией продаж.
Запрошенные предложения: Предложение, созданное в ответ на запрос клиента в устной или письменной форме. Например, вы можете отправить запрошенное предложение, когда клиент запрашивает презентацию после встречи или упоминает, что вы в шорт-листе, и хочет, чтобы вы «конкурировали» за бизнес. Более крупные компании часто создают запрос предложений (RFP), который они делают общедоступным. Эти компании указывают дату подачи и часто включают окно для вопросов, которые могут возникнуть у поставщиков услуг.

Преимущества хорошо написанного коммерческого предложения

К настоящему моменту должно быть совершенно очевидно, что одно из основных преимуществ хорошо написанного коммерческого предложения заключается в том, что оно помогает вам завоевать больше клиентов. Но есть и менее очевидные преимущества.

Во-первых, хорошо продуманные предложения предотвращают недооценку и выполнение большего объема работы, чем ожидалось, поскольку они уточняют детали проекта, такие как объем работ, сроки, затраты и исключения.

Во-вторых, хорошо продуманные предложения демонстрируют дальновидность, которая укрепляет доверие ваших потенциальных клиентов и повышает ваши шансы на победу в бизнесе.

Как написать коммерческое предложение: процесс из 5 шагов

Поняв, что такое коммерческое предложение и почему оно имеет значение, пришло время показать вам, как написать коммерческое предложение за 5 простых шагов.

Часть 1: Подготовка перед написанием вашего предложения

Подготовьтесь, собрав нужную информацию.

Шаг 1. Соберите всю необходимую информацию

Когда вас попросят написать коммерческое предложение, у вас может возникнуть соблазн быстро его заполнить и отправить клиенту. Сопротивляйтесь этому желанию.

Вместо этого соберите информацию, которая поможет вам лучше понять проект и то, чего хочет ваш клиент, даже если на это потребуется время. Это позволит вам создать качественное предложение, которое повысит шансы на его принятие.

Соберите информацию о следующем:

1. Проблема вашего клиента: Это, пожалуй, самая важная часть информации, потому что знание проблемы вашего клиента поможет вам найти правильное решение. На самом деле это настолько важно, что вы не должны бояться сказать «нет» потенциальному клиенту, если вы не понимаете, чего он хочет. Говоря «нет», вы укрепляете доверие своих потенциальных клиентов — это говорит им, что вы действительно хотите помочь, потому что не боитесь потерять их бизнес.

2. Бюджет вашего клиента: Знание его бюджета поможет вам понять, есть ли у него деньги на ваши услуги.

3. Крайний срок: Некоторые предложения более срочные, чем другие. Убедитесь, что вы знаете, когда истекает крайний срок, чтобы вы могли соответствующим образом планировать и выполнять работу вовремя.

4. Лицо, принимающее решение: Иногда лицо, запрашивающее предложение, не является лицом, принимающим решение. Узнайте, кто такие и что их движет.

Чтобы получить указанную выше информацию, назначьте встречу с потенциальным клиентом. И помните, что если это RFP, ждите подробного документа, в котором содержится большая часть, если не вся информация, необходимая для написания коммерческого предложения.

Просто пройдитесь по этому документу частым гребнем. И снова, организуйте встречу, если у вас есть вопросы, убедившись, что она находится в пределах периода времени для вопросов, конечно.

Часть 2: Составление коммерческого предложения

После того, как вы проделали всю работу, поняли все детали проекта и точно знали, чего хочет ваш потенциальный клиент, вы можете начать писать. Отличным местом для начала является использование схемы бизнес-предложения.

Шаг 2. Следуйте плану коммерческого предложения

Не существует универсального способа написать коммерческое предложение, но большинство качественных предложений будут включать определенные ключевые элементы. Используйте их в качестве основы при написании и заполняйте детали так, как они применимы к вашему бизнесу.

Работая над следующим разделом, имейте в виду, что написание предложения обычно требует времени. Хотя план ускорит процесс, поскольку вы не начинаете с нуля, вы можете ускорить его еще больше, выполнив следующие действия:0003

Выберите стандартный безотказный шаблон. У FreshBooks есть такой, но если вам нужен более продвинутый инструмент для предложений, рассмотрите эти удобные платформы для предложений, которые интегрируются с FreshBooks.

Используйте программное обеспечение предложений. У шаблонов предложений есть свои недостатки — требуется время, чтобы настроить и отформатировать документ по своему вкусу. Однако правильное программное обеспечение для предложений поможет вам:

Легко и быстро создавайте предложения , не беспокоясь о макете и форматировании (отступы, поля, шрифты и цвета)
Настройте каждый шаблон предложения в соответствии с потребностями ваших потенциальных клиентов
Представьте себя серьезным предпринимателем с помощью последовательных и профессионально выглядящих шаблонов . Вы можете включить изображения, чтобы повысить визуальную привлекательность вашего предложения
Быстро преобразовать предложение в счет-фактуру , чтобы обеспечить своевременную оплату. Зачем разделять важные сферы бизнеса, такие как получение оплаты и реализация проекта, когда они неразрывно связаны?
Работайте напрямую над предложениями с потенциальными клиентами. Потенциальный клиент может комментировать и задавать вопросы, что делает вас еще ближе к заключению сделки

Хорошо, за исключением этого, вот 15 общих элементов любого коммерческого предложения.

Как написать коммерческое предложение: 15 ключевых элементов

1. Титульный лист
На титульном листе представлена возможность представить вас и ваш бизнес. Включите свое изображение, чтобы сделать его представительным, ваше имя, название компании, дату подачи, имя клиента и должность клиента.

2. Оглавление
Оглавление — это дорожная карта вашего клиента, поскольку в нем подробно описывается, что охватывает ваше предложение. Этот элемент рекомендуется для более длинных предложений, но, возможно, не нужен для более коротких (1–2 страницы).

3. Идеальное вступительное заявление
Начните свое предложение с благодарности потенциальному клиенту за возможность представить свои услуги; это вежливо. Кроме того, прямо заявите о своей заинтересованности в реализации проекта; это подчеркивает ваш энтузиазм и приверженность работе с ними.

4. Резюме
Потенциальный клиент должен знать, как вы можете помочь ему, просто прочитав краткое содержание. Кратко опишите важные аспекты предложения, в том числе причины, по которым вы его отправили, почему вы лучший выбор и какую ценность вы планируете предоставить.

5. Обзор проекта
Признайте проблемы потенциальных клиентов и покажите им, что вы понимаете их болевые точки — это укрепляет доверие. Затем упомяните о предложенном вами решении и продайте их по цене.

6. Подробный объем работ
Подробно опишите предлагаемое вами решение, включая услуги, сроки и результаты проекта. Кроме того, укажите, где вам требуется участие клиента, чтобы проект продолжал двигаться вперед.

7. Ценность
Ценность ваших услуг может быть очевидна для вас, но не для ваших потенциальных клиентов. Итак, убедитесь, что вы четко передаете это значение. Подробно опишите преимущества, такие как денежная выгода или экономия средств, и будьте конкретными (на шаге 3 вы узнаете о языковых терминах, которые помогут вам сообщить о ценности).

8. Социальное доказательство
Подтвердите, что вы можете принести пользу, включив отзывы и тематические исследования довольных клиентов. Эти отзывы являются вашим социальным доказательством и повышают доверие к вам.

9. Подробные предостережения
Вам необходимо объяснить свои предостережения и условия, чтобы с самого начала оправдать ожидания клиентов и защитить себя от выполнения дополнительной работы за свой счет.

Вот несколько примеров предостережений:

Детализация допустимого количества ревизий
Определение ревизии во избежание путаницы
Упоминание любых исключений для предотвращения разногласий и ухудшения отношений

Но помните, что слишком много предостережений может отпугнуть клиентов, поскольку они могут счесть, что с вами сложно работать.

10. Инвестиции в проект
Уточните цену ваших услуг, но убедитесь, что вы оформляете ее как инвестицию. Продемонстрируйте ценность, чтобы потенциальные клиенты не сосредотачивались на стоимости (на шаге 4 вы научитесь некоторым методам ценообразования).

Кроме того, создайте сводку платежей для более коротких проектов и таблицу платежей для более длинных проектов, в которой перечислены промежуточные платежи.

11. Показатели успеха
Подробно опишите показатели успеха, которые вы планируете отслеживать. Например, если вы копирайтер, метрика успеха может заключаться в достижении объема трафика «X» к определенной дате или достижении определенных этапов.

12. Убедитесь, что ключевые пункты попали в начало
Включите вывод с основными пунктами предложения и подкрепите сказанное во вступительном абзаце, чтобы еще раз подтвердить свою приверженность созданию ценности. Наконец, упомяните, что потенциальные клиенты должны связаться с вами, если у них возникнут вопросы, и предоставить свои контактные данные.

13. Подробная информация о следующих шагах
Подробная информация о следующих шагах для поддержания импульса. Эти шаги могут включать указание того, как потенциальные клиенты могут принять предложение и с кем им следует поговорить, если они хотят назначить встречу.

Иногда импульс зависит от того, что клиент должен сделать, например, сначала провести внутреннюю встречу. Если это так, укажите это как часть следующих шагов. В любом случае включите примечание, которое вы будете отслеживать, если не получите известие от них к определенному дню.

14. Приложение
Приложение является необязательным дополнением, но полезно для информации, которая не вписывается в основную часть предложения (например, графики и тематические исследования), или если вы хотите прояснить важные термины, которые ваш потенциальный клиент может не понять. понимать.

15. Профессиональный вид
Внешний вид вашего предложения так же важен, как и информация, которую вы включаете. Вот несколько указателей:

Разместите свое предложение с вашим брендом и разместите логотип в заголовке и на титульном листе
Разбивайте текст, чтобы его можно было сканировать и легко читать
Включите визуальные элементы, такие как диаграммы, изображения и рисунки

Шаг 3. Используйте убедительный язык

Важно понимать базовую структуру предложения. Но не менее важно использовать правильный язык, чтобы убедить потенциальных клиентов пойти с вами, а не конкуренцию.

Вот 4 способа сделать ваши предложения более убедительными, а также примеры убедительных терминов, которые помогут вам донести ценность.

1. Обращение к эмоциям вашего потенциального клиента

Исследования показывают, что решения, которые мы принимаем, в основном эмоциональны. Так что задействуйте чувства вашего потенциального клиента с помощью эмоционального языка, чтобы значительно повысить шансы на то, что ваше предложение будет принято.

Однако способность сделать это начинается с понимания болевых точек и чувств ваших клиентов (если вы не уверены, вернитесь к шагу 1). Может быть, они разочарованы своим существующим поставщиком услуг? Или, возможно, они изо всех сил пытаются стимулировать продажи?

Какими бы ни были эти болевые точки и эмоции, ваша задача — обратиться к ним таким образом, чтобы ваша услуга позиционировалась как ответ. Вот несколько примеров эмоциональных фраз, которые вы можете использовать для этого:

Доказано, что X [вставьте свою услугу/решение] увеличивает продажи в таком бизнесе, как ваш
Y сделает вас авторитетом в своей нише
Z устранит разочарование, связанное с выполнением [вставить задачу]

Обратите внимание: точные фразы, которые вы используете, будут зависеть от проблем вашего клиента и вашего решения. Чтобы получить творческие соки, обратитесь к этим 380 высокоэмоциональным словам.

2. Продавайте экономию времени
Мы все хорошо реагируем на заявления, основанные на времени, особенно если указывается точная экономия времени (например, 15 минут, 2 дня и т. д.), поэтому рассмотрите возможность включения заявлений, основанных на времени, в ваше предложение. . Примеры включают:

X сэкономит вам [вставьте время]
Используя Y, вы можете увеличить скорость выполнения [вставьте задачу] на [вставьте процент]

3. Используйте проценты, чтобы убедить потенциальных клиентов
Доказано, что проценты побуждают людей к действию, причем большие проценты более эффективны, чем маленькие. Просто подумайте об этом: хотели бы вы сэкономить 25 или 50% на покупке? Это не проблема. То же самое относится и к предложениям. Несколько убедительных фраз с использованием процентов включают в себя:

X позволяет выполнять [вставить работу] [вставить процент] более эффективно
Y поможет вашему бизнесу увеличить продажи [указать процент] быстрее
Z позволяет выполнить [вставить задачу] [вставить процент] быстрее

4. Сделайте предложение срочным
Наконец, создайте ощущение срочности, чтобы побудить потенциальных клиентов действовать, сформулировав ваше предложение как срочное. Несколько общих фраз могут включать:

Предприятия, которые не [укажите услугу — например, создание профессионального логотипа], быстро теряют клиентов
Услуга доступна только в течение короткого времени. Действуйте сейчас

Шаг 4. Используйте убедительное ценообразование

Ценообразование сообщает потенциальным клиентам, какую цену они могут ожидать за ваши услуги. Убедительное ценообразование, однако, — это ценообразование, которое упаковано, оформлено или представлено стратегическим образом, чтобы побудить потенциальных клиентов выбрать ваши услуги, а не чьи-то еще.

Но как построить убедительную цену?

Все начинается с понимания того, чего следует избегать, после чего следует сосредоточиться на определенных ключевых элементах. Давайте посмотрим.

Избегайте следующего:

Отправка поспешных оценок стоимости по электронной почте, когда кто-то их запрашивает. Вам может казаться, что вы экономите свое время, работаете эффективно и демонстрируете потенциальным клиентам, что «вы в деле», но на самом деле вы не оказываете себе никаких услуг

Поощрение охоты за ценами, когда покупатель просто сравнивает ваши цены с ценами конкурентов
Доведение потенциальных клиентов до такой степени, что они начинают обращать внимание на стоимость вашего предложения
Предоставление подробной сметы расходов. С другой стороны, подробные оценки, в которых перечислены все результаты и соответствующие цены, могут вызвать ценовые торги, в результате чего потенциальный клиент задастся вопросом, нужен ли результат вообще. И это помимо того факта, что, согласно Bidsketch, «высоко детализированные предложения имеют на 30% более низкий уровень принятия»

Ключевые элементы убедительного ценообразования
Сосредоточьтесь на этих 4 элементах, чтобы сделать вашу цену более убедительной.

1. «Продайте» результаты
Вы, наверное, заметили, что концентрация на результатах или ценности является повторяющейся темой в этом посте о том, как написать коммерческое предложение, и не без оснований.

Ценности являются одним из наиболее важных аспектов, которые помогут вам заключать больше сделок, поскольку они показывают потенциальным клиентам, что вы можете получить результаты, которые им помогут.

Итак, мы не можем не подчеркнуть: продавайте результаты — возможно, ваша услуга помогла предыдущему клиенту получить определенное количество конверсий или, возможно, сэкономила ему время. Какими бы ни были эти результаты, сделайте их известными.

Совет профессионала: Используйте убедительный язык, упомянутый ранее, когда «продаете» свои услуги. Делая это, вы переводите разговор с затрат на ценность.

2. Укажите одну общую цену
Вы можете детализировать свои услуги, но убедитесь, что вы исключили соответствующую детализированную стоимость — и вместо этого укажите только одну общую цену.

Предоставление единой цены защищает вас от всех проблем, упомянутых ранее — ценового торга, ценовой охоты и концентрации на издержках — и гарантирует, что основное внимание будет уделяться результатам.

3. Предлагайте различные варианты ценообразования
Bidsketch также отмечает, что предложения (и оценки) с несколькими вариантами ценообразования приносят на 32% больше продаж.

Это означает, что вам следует подумать о том, чтобы предлагать разные пакеты по разным ценам, например, бронзовый, серебряный и золотой. Каждый последующий пакет обычно лучше предыдущего, обеспечивает большую ценность и стоит дороже.

Преимущества предложения нескольких пакетов по разным ценам включают:

Больше выбора для клиентов
Варианты для потенциальных клиентов с разным бюджетом
Потенциальные клиенты воздерживаются от сравнения цен на ваши услуги с конкурентами, потому что они слишком сосредоточены на сравнении вариантов вашего пакета друг с другом

4. Сформулируйте четкий призыв к действию
Сделайте так, чтобы вашим клиентам было легко принять цену и вести с вами дела, подробно описав следующие шаги — то, что уже упоминалось при перечислении 15 важнейших элементов коммерческого предложения.

Часть 3: Упаковка вашего коммерческого предложения

К настоящему моменту ваше деловое предложение должно быть почти готово, и вам, вероятно, не терпится отправить его. Но прежде чем сделать это, проверьте его на точность и профессионализм. А еще лучше: попросите кого-нибудь прочесть его «холодными глазами».

Шаг 5. Просмотрите и отредактируйте свое предложение

Поскольку первое впечатление имеет значение, а ваше предложение является отражением вашего профессионализма, сделайте следующее:

Сначала прочтите документ один раз, чтобы проверить поток и убедиться, что он хорошо читается
Убедитесь, что все ваши цифры точны и что вы не занизили стоимость
Если это запрошенное предложение, еще раз проверьте, включили ли вы все, о чем просил ваш клиент
Вычитка документа для проверки грамматики и пунктуации, обеспечения правильного форматирования и соответствия типа и размера шрифта
Убедитесь, что вы используете простой английский для общения со своей аудиторией
Замените сложные слова более простыми вариантами
Будьте кратки и переходите к сути. Вырезать пух!
Избегайте профессионального жаргона. Если вы используете отраслевое слово, объясните, что оно означает, в основном тексте или включите его в приложение

Замените пассивный залог активным залогом, чтобы улучшить ваше письмо
Удалите длинные фразы и замените их более короткими или одним словом. Например, используйте «сейчас» вместо «в данный момент времени»

Просмотрите длину своих предложений. Длинные предложения могут мешать пониманию, поэтому используйте их с осторожностью
Проверьте тон. Избегайте снисходительности и разговоров о себе. Вместо этого поддерживайте чуткий, дружелюбный и разговорный тон. Широкое использование слов «ты», «твой», «ты» вместо «я» или «один» часто помогает

Сохраняйте достаточно пустого пространства, чтобы предложение можно было сканировать и легко читать
Убедитесь, что ваше предложение разбито на подходящие разделы с заголовками, подзаголовками и списками
Включите диаграммы, изображения и таблицы для визуальной привлекательности и разъяснения ваших тезисов
Просмотрите длину предложения. Естественно, объем предложений различается в зависимости от отрасли, масштаба проекта и требований клиента. Однако исследование Bidsketch показывает, что ваше предложение на 31% больше шансов выиграть, если оно содержит менее 5 страниц

Убедитесь, что ваше предложение на первый взгляд выглядит хорошо, если у вас будет красивая титульная страница, будут соблюдены некоторые из вышеперечисленных рекомендаций (правильное форматирование, пустое пространство и визуальная привлекательность), а также будет использовано правильное программное обеспечение для предложений

Совет для профессионалов: Отправьте свое предложение другу для проверки или наймите внештатного редактора. Вы даже можете использовать копирайтера, чтобы написать все свое предложение с самого начала, чтобы убедиться, что оно хорошо написано и связано с вашей аудиторией.

Отправка вашего коммерческого предложения и далее

Теперь, когда вы написали свое предложение, пришло время его отправить. Но помните, ваша работа на этом не заканчивается. Вы должны не только связаться с потенциальными клиентами, чтобы узнать, есть ли у них вопросы, но вам может понадобиться организовать встречу, чтобы прояснить некоторые аспекты, которые помогут им принять решение.

Следуя инструкциям, вы остаетесь в центре внимания и гарантируете, что приближаетесь к закрытию сделки. На этом решающем этапе не бойтесь полагаться на программное обеспечение для предложений. Вы также можете предложить «зайти» в офис клиента и лично ознакомить его с предложением. Этот непосредственный контакт может стать настоящим решающим фактором.

Программное обеспечение

Proposal позволит вам видеть, когда клиент просматривал ваше предложение, а также сотрудничать и комментировать в самом предложении без постоянных переписок по электронной почте. Это не только удобно, но и намного быстрее продвигает ваше предложение по конвейеру продаж, чтобы оно могло быть принято.

Заключительные слова о том, как написать коммерческое предложение

Вам больше не нужно беспокоиться о том, что потенциальные клиенты отклонят ваши предложения, потому что теперь вы точно знаете, как написать коммерческое предложение, которое приведет к конверсии.