Помощник службы поддержки Office
Нажмите Tab, чтобы перейти к ссылке на содержимое
Перейти к основному содержанию
Поиск по ключевому слову
Поиск по местоположению
Выберите, как часто (в днях) получать оповещения:
Подать заявку »
Оценка: G4
Publication date: 15 November 2022
Application deadline (midnight Moscow time): 30 November 2022
Vacancy no.: MOSCOW/RB/GS/2022/04
Job ID : 10219
Департамент: RO-Europe и Central Asia
Организация: DWT/Co-Moscow
Местоположение: Москва
Тип контракта: Фиксированный срок
9003 .
0002 Процесс найма на должности категории общего обслуживания регулируется местными правилами найма и статьей 4.3 Положений о персонале МОТ. МОТ может предложить контракт только лицам, имеющим действительный вид на жительство и разрешение на работу в Российской Федерации.
Следующие лица имеют право подать заявку:
- Внутренние кандидаты МОТ в соответствии с пунктами 31 и 32 Приложения I к Положениям о персонале.
- Внешние кандидаты
*Условия найма внешних кандидатов: В соответствии с существующей практикой МОТ назначение внешнего кандидата обычно производится на первой ступени этого уровня. Заработная плата начального уровня на этой должности составляет 1 146 751 рубль в год.
Организационная установка
Эта должность находится в Группе технической поддержки достойного труда/Страновом офисе для Европы и Центральной Азии (DWT/CO-Москва), рабочем подразделении в Региональном офисе (RO) для Европы и Центральной Азии (RO-EUROPE).
Основное назначение
В качестве члена команды действующий сотрудник оказывает различные общие услуги по поддержке офиса, выполняя ряд стандартных задач поддержки эффективным, действенным и ориентированным на клиента образом. Такие задачи способствуют своевременному и эффективному функционированию деловых операций и могут включать обязанности, связанные с подготовкой корреспонденции, подготовкой документов, ведением базы данных, поддержкой совещаний, поездками, регистрацией и/или почтовыми услугами. Действующий сотрудник должен использовать стандартное офисное оборудование и систему планирования общеорганизационных ресурсов (ERP) для обработки операций. Работа регулируется установленными правилами, положениями, политиками, процедурами и руководящими принципами, регулирующими операционные области.
Должность работает под руководством заместителя директора или назначенного(ых) технического(ых) специалиста(ов). Полученный контроль направлен на качество и своевременность выполнения рабочих заданий.
Действующий сотрудник работает с некоторой степенью оперативной независимости при выполнении повседневной работы и консультируется с руководителем для получения указаний по нестандартным вопросам.
Рабочие отношения
Внутренние контакты с персоналом рабочего подразделения или связанных программ для получения, предоставления или уточнения информации по вопросам, связанным с конкретными заданиями, а также для передачи инструкций от руководителя.
Внешние контакты в основном связаны с посетителями/звонками в офис, участниками встреч и/или внешними поставщиками услуг для решения текущих вопросов, обмена информацией или направления их к соответствующему лицу.
Основные обязанности и ответственность
- Предоставлять ряд вспомогательных услуг в области общего управления офисом, финансов и/или управления персоналом, которые способствуют своевременному выполнению деловых операций в соответствии с применимыми стандартами.
- Составлять и подготавливать стандартную корреспонденцию и другие материалы по собственной инициативе или по поручению, обеспечивая ясность содержания и соответствие применимым стандартам и дорабатывать для подписи. Подготовка проектов переводов корреспонденции и других документов. Word обрабатывает и форматирует в окончательном виде различные документы.
- Поддерживать и обновлять базы данных. Ввод данных и обработка рутинных административных действий в системе планирования ресурсов предприятия (ERP), связанных с отпусками, контрактами, заказами на поставку, обработкой платежей и/или командировками.
- Оказание поддержки в связи с официальными поездками сотрудников, в том числе в связи с поездками и размещением, проверками службы безопасности, выполнением визовых требований и перевозкой личных вещей.
- Обеспечение поддержки совещаний и мероприятий, включая обработку административных действий в системе планирования общеорганизационных ресурсов (ERP), подготовку и рассылку приглашений, повестки дня и других материалов, подготовку помещений и оборудования для проведения совещаний, организацию поездок, подготовку плановых смет расходов и оказание поддержки и информация для участников по вопросам повседневного характера.
- Регистрация и маршрутизация почты, корреспонденции и других документов. Обрабатывать исходящую почту, обеспечивая наиболее подходящий метод с точки зрения почтовых тарифов и правил. Поддерживать и организовывать системы хранения корреспонденции, документов, публикаций и/или справочных материалов. Планировать и координировать деятельность реестра Управления по мере необходимости.
- Отвечайте на обычные запросы по телефону, электронной почте и лично или обращайтесь к соответствующему контактному лицу/подразделению. Предоставление легкодоступной информации из офисных файлов и баз данных. Принимать и направлять посетителей и назначать встречи.
- Ведение и обновление запасов канцелярских товаров. Следите за наличием необходимых запасов и своевременно заказывайте товары. Держите склад в порядке.
- Будьте в курсе изменений в соответствующих операционных правилах, положениях, политиках, процедурах, руководствах и процессах и делитесь информацией с заинтересованными сторонами.
- Выполнять другие соответствующие обязанности по назначению.
Минимальные требования
Образование
Завершение среднего образования.
Опыт
Минимум четыре года общего административного и офисного опыта работы.
Языки
Отличное знание английского языка. Рабочее знание русского языка.
Знания и компетенции (технические/поведенческие)
Знание общих офисных процедур и умение пользоваться стандартным офисным оборудованием.
Хорошее знание программного обеспечения ПК (включая текстовый процессор, электронные таблицы и программы для презентаций), такого как Microsoft Office.
В дополнение к основным компетенциям МОТ [Добросовестность и прозрачность, Восприимчивость к разнообразию, Ориентация на обучение и обмен знаниями, Ориентация на клиента, Коммуникация, Ориентация на изменения, Берет на себя ответственность за результаты, Ориентация на качество, Сотрудничество], эта должность требует :
Способность работать в рамках применимых правил, положений, политик и процедур.
Способность быстро адаптироваться к новому программному обеспечению и системам.
Способность искать, извлекать и собирать информацию из различных источников.
Возможность составления стандартной корреспонденции.
Способность надлежащим образом отвечать на запросы по телефону, электронной почте и лично.
Возможность вести записи и файлы и обновлять базы данных.
Внимание к деталям для выявления расхождений в данных.
Высокая степень осмотрительности с чувством ответственности при решении конфиденциальных вопросов.
Способность работать в мультикультурной среде и демонстрировать гендерно-чувствительное и недискриминационное поведение и отношение.
Процесс набора
Обратите внимание, что все кандидаты должны заполнить онлайн-анкету. Чтобы подать заявку, пожалуйста, посетите ILO People. Система предоставляет инструкции по процедурам онлайн-заявки.
Предупреждение о мошенничестве
МОТ не взимает плату ни на каком этапе процесса найма, будь то подача заявления, собеседование, обработка или обучение.