Как оформить коммерческое предложение, чтобы оно получило максимальный отклик. Оформление коммерческого предложения

Коммерческое предложение: правила оформления - как правильно составить компред | Ромашки-Клуб

Коммерческое предложение: правила оформления

Чтобы произвести наилучшее впечатление на клиента, необходимо придерживаться следующих правил оформления коммерческого предложения:

1. «Шапка»

Коммерческое предложение должно быть напечатано на фирменном бланке вашей компании, и содержать "шапку" - т.е. расположенный вверху каждого листа логотип компании, адрес и телефоны. В идеальном варианте, эта "шапка" должна быть полноцветной – для этого можно воспользоваться цветным лазерным принтером или заказать бланки в типографии. Если же таких бланков у вас не существует, или же письмо будет отправлено по факсу или электронной почте – что ж, достаточно и распечатанного черно-белого варианта. Обратите внимание – шапка должна быть не только на первой, а на каждой странице вашего предложения.

2. Рег. № и дата регистрации предложения

В некоторых компаниях принято регистрировать все входящие и исходящие документы, в т.ч. коммерческие предложения. Именно для этого и нужны эти две строки, которые размещаются обычно на первой странице справа вверху. На первой строке предложение регистрируется вашим делопроизводителем, на второй – делопроизводителем клиента.

3. Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы)

Эта информация также размещается на первой странице в верхнем правом углу. Для удобства последующей работы с предложением, все контактные данные следует писать полностью, даже если это не первое предложение и даже если вы помните их наизусть – это упростит работу с данным предложением вашим коллегам во время вашего отпуска или отсутствия по другой причине.

4. Обращение

Кому (должность, ФИО)

Должность и полностью – фамилия, имя, отчество человека, которому адресовано предложение. Так как в коммерческих предложениях не принято (как в устной беседе) несколько раз обращаться к человеку по имени-отчеству, то здесь они должны быть полностью, а не в виде инициалов. Будьте аккуратны с должностью – не напутайте в написании сложных имен, а также – с должностью!

Уважаемые господа,

Подразумевается, что в обсуждении предложения может участвовать несколько человек, в т.ч. – более вышестоящие сотрудники компании, чем тот к которому Вы обращаетесь. Поэтому если предложение адресовано не генеральному директору и не владельцу компании, то, как правило, используется вышеуказанное стандартное общепринятое обращение. Оно применяется даже тогда, когда предложение адресовано одному человеку. Как правило, эта строка выделяется более крупным шрифтом.

5. Выражение своего уважения

Сразу после обращения должен располагаться очень краткий словесный реверанс. Следите за тем, чтобы эти фразы вежливости не повторялись из письма в письмо, если Ваша переписка достаточно длительна.

6. Повод написания

Первая строка самого сообщения должна напоминать, в какой связи предложение направлено. Например, если была встреча, на которой вы договорились с клиентом, что пришлете ему предложение – то так и должно быть написано. С самого начала чтения предложения клиент должен понимать: он получил его потому, что сам Вас попросил об этом!

7. Описание положения клиента

Затем следует вкратце пересказать – какие основные задачи клиента, о которых он вам рассказал, закрывает данное предложение. Описание этих задач позволит клиенту сразу определить – насколько точную информацию он вам предоставил и насколько правильно и полно вы ее поняли. Соответственно, если на предшествующей написанию данного предложения встрече о чем-то важном не было сказано, то по прочтении этой части клиент может дополнить условие поставленной перед вами задачи. Данная часть должна занимать от 1/4 до 2/3 страницы.

8. Описание предложений

Сама коммерческая часть должна вкратце описывать суть предложения, причем - без технических подробностей – они, если необходимы, должны содержаться в приложении, на которые в тексте предложения имеются ссылки. Если решений предлагается несколько – то вкратце объясняется их принципиальное отличие друг от друга.

9. Приложения

Все особые сведения, к которым можно отнести технические подробности, расчеты и проч. – должны быть вынесены в приложения, каждое из которых в верхнем правом углу имеет надпись: "Приложение №__" (если их несколько). Приложения располагаются после самого предложения. В принципе, приложений может быть сколь угодно много. Однако, следует соблюдать в этом вопросе определенную умеренность: необходимо быть уверенным, что прилагаемые вами сведения клиенту действительно интересны и понятны.

10. Сумма инвестиций

Ценовая часть – по принципу сложного бутерброда, т.е. и перед, и после собственно цены должны быть описания выгод и преимуществ клиента при выборе именно этого решения. Если решений несколько, то ценовая разница вкратце комментируется.

11. Срок действия предложения

Условия поставки, цена, сроки и прочее могут измениться. Клиент должен понимать, что выставленное Вами предложение - не бессрочное, поэтому обязательно следует определить – в течение какого периода вы гарантируете неизменность заявленных условий.

12. Ваша фирма, как деловой партнер (история, гарантии и пр.)

Кратко должны быть описаны конкурентные преимущества сотрудничества именно с вашей фирмой – буквально один абзац, несколько фраз.

13. Дата следующего контакта

Обозначьте – когда вы планируете связаться с клиентом в следующий раз, и каким будет этот контакт – телефонным, личным, "электронным". Желательно напоминать о себе самому – не оставляйте следующий контакт на инициативу клиента.

14. Дата

Обязательно датируйте каждое ваше предложение – это поможет избежать недоразумений, когда, например, вы неоднократно высылаете какие-либо поправки и уточнения в дополнение к основному предложению, и клиент уже запутался – какое из них последнее.

15. Подпись

В конце предложения, после обязательных словесных реверансов, не забудьте указать свои должность, имя и фамилию. Если предложение отвозится клиенту на бумажном носителе или отправляется по факсу – то весьма желательным атрибутом будет ваш автограф.

16. Нумерация страниц

Если в вашем предложении несколько страниц, то они должны быть обязательно пронумерованы, причем – для удобства клиента, следует использовать формат "стр. №_ из (всего)" - это уменьшит риск, что клиент не дочитает предложение до конца, растеряв половину страниц.

17. Оформление

Каждый абзац следует начинать с красной строки. Можно сделать увеличенный интервал между абзацами. Текст смотрится привлекательнее, если использовано выравнивание "по ширине".

Не стоит использовать вычурные шрифты, сложное форматирование и пр. – в оформлении коммерческого предложения желательна умеренность. Лучше, если шрифт будет не очень мелким (подойдет 12 или 14 пт), пусть это будет Times New Roman или Arial – они наиболее привычны и хорошо читаются. Не злоупотребляйте с курсивом и жирностью – используйте их только для выделения каких-то моментов, причем – в незначительных количествах.

Само коммерческое предложение обычно занимает не более двух страниц. Обратите внимание, чтобы текст был равномерно распределен по поверхности этих двух страниц: нежелательны ситуации, когда второй лист заполнен не более чем на четверть. Будет неплохо, если оформление предложение будет содержать элементы корпоративного стиля, и будет перекликаться с оформлением корпоративного сайта, буклетов, рекламных материалов или проспектов, и пр.

Отлично, если предложение будет выполнено "в цвете" - медленно, но неуклонно новым стандартом становится использование цветных отпечатков. Если предложение будет передаваться клиенту курьером, почтой или лично – то позаботьтесь о том, чтобы оно было аккуратно сшито. Это может быть скоросшиватель с прозрачной обложкой, или если общее количество страниц предложения вместе с приложениями достаточно велико, то можно воспользоваться современными средствами брошюровки.

Выполните эти рекомендации буквально – и добивайтесь успеха!

romasky.ru

чек-лист на 35 пунктов — Студия копирайтера Дениса Каплунова

Коммерческое предложение — неотъемлемый инструмент по привлечению клиентов.

Вы их вручаете в руки, отправляете по e-mail, пересылаете по факсу с одной целью — превратить читателя в клиента или покупателя.

Но вот в чем парадокс: даже самое мощное по своей сути коммерческое предложение окажется провальным, если вы не уделите внимания его оформлению.

Оформление коммерческого предложения — это определенный объем работы, формирующий первое впечатление о компании и степени ее уважения (а также аккуратности). Оно должно красиво выглядеть и представляться удобным для чтения.

Хорошо оформленное коммерческое предложение значительно увеличивает шанс на то, что его как минимум не выбросят и не порвут, а именно почитают.

Об этом я писал в своей книге "Эффективное коммерческое предложение". А теперь решил вернуться к этой теме и в блоге.

Если в поисковую строку ввести выражение "оформление коммерческих предложений" или же фразу "как оформить коммерческое предложение" — то мы увидим очень много статей по этой теме. Посмотрел, почитал и понял — нет еще в интернете ни одной действительно полной и точной публикации, рассказывающей про оформление коммерческого предложения.

Или сумбур или какие-то обрывочные сведения.

Поэтому, я и решил создать отдельную публикацию по этой теме и подойти к вопросу максимально ответственно.

Я предлагаю вам изучить:

Чек-лист по оформлению коммерческого предложения

Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объема в две страницы. Идеальный вариант — одна страница.
Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст — шрифты с засечками, электронный текст — шрифты без засечек?
Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) — например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните — читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».

Если Вы используете цвет — убедитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
Запомните — коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов — тем сложнее плавно изучать текст.
Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты — вы же еще не договорились.
В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения — перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение — когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например, «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая — «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая — само уточнение.

Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант — 1 строка и 3-5 слов.
Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») — это признак шаблонности.
Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) — и что нет визуальных пропусков.
Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. И, как правило, они выравниваются по левому краю.
Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки – 60-80 символов с пробелами.
Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)

Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты — их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте — желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
Никаких «смайликов»!
Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.

Не увлекайтесь многоточиями.
Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен — именно “P.S.”, а не всякие “З.Ы.”. И еще — в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению — не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок. Например: «Приложение №1. Расчет эффективности…». В данном случае «Приложение №1» выравнивается по правому верхнему краю, а «Расчет эффективности…» выступает полноценным заголовком.
Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку – не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично своей рукой.
Перед отправлением всегда протестируйте качество оформления. По электронной почте — отправьте его на свой второй ящик. По факсу — отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно и заметно.

Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте — желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.

P.S. Для смелых и любящих эксперименты: в печатных вариантах используйте бумагу для записей (стикер), который наклеивается на лицевую сторону коммерческого предложения. А на стикере напишите от руки какую-то добрую и теплую фразу, адресованную получателю.

Например: «Доброе утро, Иван Иванович! Прочитайте, пожалуйста, это письмо».

Хотя, хороший дизайнер вам поможет такой ход отразить и в электронной версии.

А теперь предлагаю вам скачать этот чек-лист, чтобы постоянно с ним работать. Буду признателен за распространение этого документа - пора прививать нашим читателям правильное понимание процедуры и важности оформления.

Просто кликайте по этой иконке, и файл загрузится:

kaplunoff.com

10 советов — Студия копирайтера Дениса Каплунова

Вы, скорее всего, обратили внимание, что в последнее время мы часто публикуем работы, которые выполняем для клиентов. И не обычные тексты, а полноценные дизайн-макеты.

Это неспроста. Мы считаем, что именно грамотная комбинация текста и графики позволяет добиться максимальной конверсии. Можно написать самый мощный продающий текст с фантастическими выгодами и невероятными гарантиями. Но если эта коммерческая красота будет презентована с тоскливой вёрсткой, то, скорее всего, её не заметят.

Согласны?

Вот и мы так думаем.

А ещё так думают наши клиенты.

И если мы все вместе, что называется — «на одной волне», давайте разберём несколько рекомендаций по оформлению КП в графике. Конечно, это дело лучше поручить профессиональному дизайнеру. Но в любом случаем нам нужно понимать базовые вещи, незнание которых может пошатнуть эффективность коммерческого предложения.

Десятка базовых рекомендаций по оформлению КП в графике

Эта информация поможет вам провести диагностику дизайн-макета и найти все слабые места.

№1. Один документ — один графический акцент

Когда я работала в корпорации «Техноком» (ТМ Мивина»), то одной из моих обязанностей было принять макет у дизайнера, проверить его по ТЗ, внести необходимые правки и отправить финальный вариант бренд-менеджеру. Тогда я навсегда усвоила истину: одно сообщение — один графический акцент.

Что я имею в виду?

Когда в макете все (или подавляющее большинство) продающие текстовые элементы в акценте, то это не макет, а ярмарка тщеславия. В результате, дизайн вульгарно «кричит» как базарная бабка на углу, а суть предложения не считывается.

Подумайте, какой именно блок должен броситься читателю в глаза в первую очередь. А во вторую? В третью? И в зависимости от этого сценария расставьте графические акценты.

№2 Порядок чтения

Этот момент касается инфографики. Иногда картинку так закрутят, что понять, где начало, а где финал практически невозможно. А в коммерческом предложении это особенно важно, так как мы ведём читателя по разработанному маршруту к принятию решения.

№3. В корпоративных цветах

Если у бизнеса есть корпоративные цвета, то используем именно их. Часто можно встретить КП в цвете, который понравился дизайнеру, притом, что этот оттенок никак не соотносится с брендом.

Обращайте на это внимание, и прописывайте пункт о цветовых предпочтениях в техническом задании.

№4. Осторожно! Ту мач!

Фразу «ту мач» я впервые услышала в той же корпорации Техноком. И означает она «чересчур».

Чересчур много цветов,оттенков. Чересчур рябит. Чересчур крикливо и вульгарно. Это всё из одной оперы под названием «Безвкусица». Проверяйте, чтобы в макете не было радуги цветов. Две-три комбинации — вполне достаточно для выразительного восприятия.

№5. КП боятся грязи

Некоторые оттенки, особенно в серой гамме, при печати дают эффект грязи. Поэтому всегда проверяйте дизайн-макеты на цветном принтере до того, как их утверждать.

№6. Стиль КП соответствует бизнесу

Если вы продаёте строительное оборудование, проследите, чтобы ваше КП не было похоже на детский комикс.

Регулярно встречается несоответствие формы содержанию, например, в документе идёт речь о свадебных товарах, а оформлен он сухо и агрессивно. Или, наоборот, предлагаем масштабную услугу по транспортировке грузов, а используем при этом шрифт а-ля Comic Sans. Да его название уже говорит само за себя.

№7. Размер графических элементов и фотографий

Распространённая ошибка, когда на экране макет смотрится феерично, а при печати оказывается, что фрагменты фотографий или пиктограмм маленькие и не читаются. Поэтому перед тем как принимать финальный макет у дизайнера, распечатайте его в нужном формате и оцените.

Маленькая хитрость: прищурьте при этом глаза. Так вы просканируете макет в целом, не рассеивая внимание на фрагменты.

№8. Размер шрифта

Часто в стремлении оформить как можно больше информации на одной странице дизайнеры уменьшают размер шрифта. Проверяйте этот пункт. Старайтесь, чтобы кегель был 12-13 размера, а в идеале — 14.

№9. Трактовка пиктограмм

Ещё важный момент, с которым приходится сталкиваться. Пиктограмма должна считываться всегда однозначно. Если при её оценке разбежались мнения, меняйте не задумываясь. Кроме того, обращайте внимание на соответствие текста и иконки. Бывает так, что иконка воспринимается отдельно от слов, а иногда даже откровенно с ними конфликтует.

№10. Форматы

Вертикаль или горизонталь — тут решать вам. Классический формат — вертикальный А4, но кто сказал, что вам нужно строго придерживаться этого правила?

Здесь можно только советовать: верстая КП в PDF, сразу трансформируйте его в HTML. Вдруг в будущем вы захотите использовать его в емейл (в теле письма) или создать на его базе самостоятельный лэндинг.

Финальный чек-лист

У профессиональных дизайнеров рекомендаций к оформлению КП гораздо больше. Но нам с вами знать все тонкости ни к чему. Достаточно обращать внимание на эти 10 моментов:

Одно предложение — один акцент.
Порядок чтения элементов.
В корпоративных цветах.
Осторожно! Ту мач!
КП боятся грязи.
Стиль соответствует бизнесу.
Адекватный размер графики и фото.
Читабельный размер шрифта.
Трактовка пиктограмм.
Форматы.

Желаем удачи!

kaplunoff.com

Как оформить коммерческое предложение, чтобы оно получило максимальный отклик

Пространство, верстка, шрифт

Эффективность коммерческого предложения, безусловно, определяется его содержательной стороной. То есть текстом, в котором изложено предложение вашей целевой аудитории. Но не меньшее значение имеет и форма организации содержания, то есть оформление текста, которое облегчает его восприятие и усиливает воздействие на читателя.

С точки зрения оформительского воздействия на читателя, коммерческое предложение имеет 4 основные атрибута:

Положение текста на странице;
Начертание шрифта;
Элементы выделения, для расстановки акцентов;
Разнообразие шрифтов, улучшающее восприятие текста.

Особенности пространства коммерческого предложения

Давайте, сравним два коммерческих предложения. О первом мы знаем, что оно было эффективно, а второе не принесло результата. Что при сравнении бросается в глаза? В неуспешном варианте вся страница забита текстом (кстати, в оригинале таких страниц было 6), как вагон метро в час пик. А успешное занимает всего 1 страницу А4, на которой оставлено много «воздуха» — белого фона.

Рисунок 1. Тест, набранный без «воздуха», трудно читать.

Рисунок 2. Читать легче, если взгляду «есть, чем дышать».

Мне возразят, что «главное не объем текста, а то, что в нем написано». Если для успешной продажи нужно подробно расписать все преимущества товара, то пусть коммерческое предложение займет, хоть 10 страниц. Главное написать интересно, и тогда его прочтут. Увы! Если вы не умеете в 10 предложениях рассказать, чем торгует ваша фирма, и чем ваше предложение лучше других, вам не поможет и 100 страниц. Потому что они просто останутся непрочитанными.

На восприятие коммерческого предложения человек, а это обычно человек занятой, человек, принимающий решения (ЛПР), тратит от силы десяток секунд. «Зацепило», интересно — он записывает телефон или дает подчиненному задание заняться этим вопросом. Не впечатлило — «в печку его». И если интернет-реклама или журнальный модуль имеют шанс еще раз попасться на глаза вашему покупателю (журналы часто хранят и перечитывают, а контекстная реклама показывается не один раз), то коммерческое предложение будет уничтожено.

Причина, по которой перегруженное текстом коммерческое предложение не будет прочитано, проста: никому не хочется разбирать сплошную массу слов, в которых неясно, где важное, а где второстепенное.

Вывод: Коммерческое предложение, особенно, «холодное», нужно писать кратко: на одном листе А4, не перегружая текстом. Так ваше предложение будет восприниматься легко и непринужденно, даже при беглом просмотре.

Размещение текста

Создание коммерческого предложения, как правило, начинается с написания текста. В процессе в отведенный объем — 1 лист А4 — начинают «впихивать» максимум сведений. В итоге на странице белый цвет еле просвечивает из-под сплошной черноты шрифта. Если вы взглянете на это глазами своего читателя, то поймете, что читать ему будет очень трудно, и вряд ли он станет напрягаться. За счет чего можно сократить объем текста и придать воздушности коммерческому предложению?

Возьмите и вычеркните все не нужное: выгоды, которые делают вас похожими на конкурентов, сократите список услуг и предлагаемых товаров. Оставьте только новинки или хиты продаж. «Вытрите воду»: парные глаголы; не несущие содержания местоимения; сдвоенные отрицания и пр. Информация должна быть конкретной. Банальности типа «лучшее качество по низким ценам» безжалостно стирайте, оставляя лишь те сведения, которые клиент наверняка сможет использовать для принятия решения в вашу пользу.

Затем оставшийся текст размещаем максимально удобным для чтения образом. Люди нашей культуры начинают читать с левого верхнего угла. Обычно на этом месте размещают логотип. Подумайте, стоит ли это делать. Может быть, сместить его к центру или вправо, а слева начать писать основной заголовок. Выгодное сочетание получается, когда логотип и заголовок объединяются в неразрывную связку: логотип привлекает внимание, а содержание заголовка цепляет выгодой.

Рисунок 3. Логотип по центру с заголовком на базе выгоды под ним

Проверьте, сможет ли читатель легко выделить разные по смыслу участки коммерческого предложения: главный заголовок, вводный абзац, описание выгод, примеры и отзывы, контактный блок. Если вы пишете коммерческое предложение на фирменном бланке с графическим оформлением, убедитесь, что элементы графики не отвлекают зрительское внимание от восприятия текста. Бессмысленных «красивостей» быть не должно. Дизайн, в нашем случае, выполняет чисто утилитарную функцию — расставляет акценты на важных моментах вашего предложения.

Вывод: малая плотность текста, воздушность пространства и отсутствие отвлекающих взгляд элементов оформления сделают коммерческое предложение легко читаемым.

Выбор шрифта

Для начала разберемся с основными параметрами шрифтов, которые определяют выбор того или иного шрифта под конкретную задачу.

Все шрифты (гарнитуры) делятся на две группы: текстовые и акцидентные. Первыми набирают большие объемы текста, вторые нужны для заголовков и выделений.
Кроме того, важной характеристикой шрифта является наличие или отсутствие «засечек», «серифов». Соответственно, шрифты с засечками называются «серифными».
Еще одна характеристика шрифта, призванная облегчить читателю восприятие текста, — это степень контрастности знаков (отношение толщин основных и соединительных штрихов в букве).
Кроме акцидентных и текстовых гарнитур, существуют и так называемые «рубленые» шрифты. Это шрифты с простыми и легким для чтения контурами. Например, известный всем Arial, шрифт, используемый по умолчанию в бесплатном редакторе текстов Open Office Writer.

Рисунок 4. Слева шрифт с засечками, «серифный»; справа без засечек

В стандартный набор средств выделения в тексте входят три всем известные начертания: курсивное, полужирное и подчеркнутое. Профессиональные дизайнеры, конечно, обладают и умеют пользоваться большим набором текстовых выделений (жирное, прозрачное, тонкое), но они редко занимаются оформлением коммерческих предложений. А нам с вами, копирайтерам, менеджерам, предпринимателям, приходится использовать этот стандартный и весьма ограниченный набор средств выделения. Но для наших целей его обычно хватает.

Акцидентные шрифты

Этим шрифтам свойственно большое разнообразие начертаний. Такие шрифты используются, чтобы подчеркнуть важность или уникальность определенного участка текста. Прежде всего, для выделения заголовков. Если вы обратите внимание, то в популярнейшем редакторе Microsoft Word 2007 в качестве основных используются два шрифта: Calibri и Cambria. Первый малоконтрастный и без засечек — для основного текста, а второй с засечками и более декоративный — для заголовков.

Развитием акцидентных шрифтов стало появление рукописных начертаний. Они созданы, чтобы пишущий мог подчеркнуть важность текста и создать иллюзию личного письма конкретному адресату. Использовать их в коммерческих предложениях стоит с большой осторожностью. Во-первых, они трудно читаются, поэтому их ни в коем случае нельзя применять для набора больших объемов текста. Да и использование их, например, для заголовков требует большого дизайнерского мастерства, хотя «псевдорукописные» шрифты и сильно притягивают внимание читателя.

Рисунок 5. Слева — Calibri, справа — Cambria; снизу умеренно декоративный шрифт — Gabriola.

Кроме того рукописные шрифты оказывают сильное ассоциативное воздействие на читателя. Подумайте, уместно ли в вашем коммерческом предложении, для вашего товара и рынка использование фантазийных шрифтов? Если вы продаете игрушки детским магазинам, то, вероятно, такой ход может быть уместен. А если вы пишите коммерческого предложение об оптовой продаже строительных материалов, то, скорее всего, игра не стоит свеч. Я, например, в своей практике не использовал подобные гарнитуры ни разу. Хотя часто самые безумные решения оказываются и самыми удачными. Но выбирая декоративный шрифт, всегда задавайте себе вопрос: «какую информацию я хочу этим передать своему клиенту»?

Вывод: не нужно использовать декоративные шрифты для набора большого текста; тогда, когда рассчитываете на быстрое прочтение текста читателем; или если начертание шрифта неуместно в вашей сфере деятельности.

Текстовые шрифты

Напомню, что текстовые шрифты противопоставляются акцидентным и служат для набора основного текста. Какие же факторы влияют на выбор текстового шрифта, и как они влияют на удобочитаемость текста и визуальную привлекательность коммерческого предложения?

Во-первых, вам необходимо точно знать, как вы планируете распространять коммерческое предложение: в печатном или электронном виде. Если вы планируете использовать бумажное КП, и печатать его на офисном принтере, то помните, что тонкие, изящные шрифты легко искажаются при плохой печати на бумаге с низкой плотностью. Особенно, если их размер меньше 10 кегля. Для такого случая больше подходят неконтрастные рубленые шрифты (например, Arial или Tahoma). Они меньше всего теряют «читабельность» при низком качестве печати. Но и слабо «цепляют» взгляд читателя.

Рисунок 6. Популярные «рубленые» шрифты: слева Arial, справа Tahoma.

Если планируется электронная рассылка коммерческих предложений или вы выкладываете его для скачивания на сайте, то лучше использовать контрастные шрифт с достаточным межбуквенным интервалом. Почему? Если печатный вариант коммерческого предложения читатель видит в окончательном и неизменяемом состоянии, то электронную страницу он может с легкостью масштабировать. Кроме того текст может по-разному отображаться на мониторах с различными характеристиками разрешения, к примеру, выглядеть меньше.

Чтобы текст, не смотря ни на что, хорошо читался, выбирайте шрифты с увеличенной высотой литеры (буквы), а также с хорошей насыщенностью. Например, очень популярные в Web-дизайне гарнитуры Georgia и Verdana обладают этими характеристиками и остаются четким и читаемыми при изменении размера, даже при значительном уменьшении кегля.

Рисунок 7. Популярные в веб-дизайне и хорошо читаемые шрифты Verdana (справа) и Georgia (слева).

Вывод: для электронного или бумажного коммерческого предложения нужно выбирать разные шрифты.

Разнообразие шрифтов

Традиционно, и это вам скажет любой грамотный дизайнер, не принято использовать в одном документе более трех шрифтов. Я же считаю, что для оформления коммерческого предложения почти всегда хватает двух гарнитур. Итак, нужно ли шрифтовое разнообразие в коммерческом предложении и, если да, то для чего?

Во-первых, несколько шрифтов могут потребоваться для выделения заголовков, подзаголовков и наиболее важных по смыслу участков текста. Но, как правило, для решения этой задачи хватает разных начертаний одного шрифта. Кроме того можно попробовать изменить размер или расположения текста: слева, по центру, справа. Использование разных начертаний одного шрифта оправдано, если вы хотите, чтобы ваше коммерческое предложение выглядело строго и по-деловому.

Во-вторых, разные шрифты используют, чтобы мгновенно направить взгляд читателя на важный кусок текста. К примеру, на специальное предложение или информацию о ценах и бонусах. В таком случае оправдано использование шрифта максимально непохожего по начертанию на основной. К примеру, если текст набран «серифным» шрифтом, то оформите спецпредложение рубленой гарнитурой и наоборот. Если же вы наберете и важный и неважный текст шрифтами близкими по контрасту, начертанию, высоте и жирности, то не решите задачу выделения.

В-третьих, с помощью разных гарнитур можно разделить смысловые блоки коммерческого предложения: вводная часть, содержание предложения, информация о компании, контакты и подобное. Это требуется для того, чтобы коммерческое предложение воспринималось максимально быстро. Естественно, такой подход требует вкуса и чувства меры. Если «разношрифтовые» блоки не будут однотипно заверстаны, то коммерческое предложение развалится на части. И вместо последовательного изучения смысловых блоков вашего предложения, взгляд читателя будет хаотично метаться по странице, а интерес к тексту быстро сменится раздражением. Чем это грозит вашему КП, я думаю, объяснять не стоит.

В-четвертых, гармоничный подбор нескольких шрифтов поможет сделать коммерческое предложение более эстетичным и визуально притягательным. Согласитесь, мало, кто задержит взгляд на коммерческом предложении, которое выглядит, как банковская квитанция. В этом случае, трудно давать точные рекомендации. Многое зависит от особенностей вашей целевой аудитории, графических элементов фирменного стиля и компоновки фирменного бланка.

Но о чем не следует забывать — это то, что красота в коммерческом предложении вторична по отношению к содержанию, раз. И, два, не следует стремиться делать коммерческое предложение казенным и безликим. Забудьте о шаблонах, бланках, макетах, серости в нашей жизни хватает, поэтому избавьте клиента от скуки.

Вывод: когда на странице много шрифтов, взгляд растерянно мечется по ней, не цепляя важное. В результате затейливо оформленное коммерческое предложение не вызовет тот отклик, на который вы рассчитывали.

У вас в руках поистине неограниченные возможности для оформления коммерческого предложения. Используйте их, чтобы привлечь внимание большего числа потенциальных клиентов. Только помните, что все эти приемы лишь помогают лучше воспринимать ваше предложение. То, что вы предлагаете, важнее того, как вы это делаете. Среднее по оформлению, но востребованное по содержанию коммерческое предложение, вызовет больший отклик, чем классно оформленное, но никому не нужное.

Бесплатная методичка “Сильное коммерческое предложение”

Объём 18 страниц.

Время чтения ~ 30 минут.

10 примеров коммерческих предложений в комплекте.

Эл. адрес*

Скачать

kpblog.ru

Секреты оформления коммерческих предложений. Эффективное коммерческое предложение. Исчерпывающее руководство

Секреты оформления коммерческих предложений

Оформление так же важно, как и текст. Оформление – первое впечатление о компании. А как говорила великая и неотразимая Коко Шанель: «У вас нет второго шанса произвести первое впечатление». В последние годы встречается все больше грамотно оформленных коммерческих предложений.

Зачем нужно оформление коммерческого предложения?

1. чтобы обеспечить удобное чтение.

2. чтобы правильно расставить акценты в нужных местах.

3. Чтобы структурировать свое изложение.

4. Чтобы не позволить читателю пропустить ключевые мысли.

5. Чтобы увеличить общую визуальную привлекательность текста.

6. Чтобы читатель мог быстро найти нужный ему момент.

Вы замечали, как неудобно читать сплошной, плохо оформленный текст? Вы его «сканировали», пропуская слова, изучали «по диагонали». Все это свидетельствует о невнимательном чтении. Невнимательное чтение – враг эффективности.

Поделюсь некоторыми рекомендациями по поводу оформления коммерческих предложений.

Пробелы между абзацами – чтобы текст не казался сплошным массивом и чтобы читателю было удобно следовать от одного абзаца к другому, используйте между ними увеличенный интервал.

Абзац максимум в 4–5 строк. Громоздкие абзацы никто внимательно не читает. Особенно если это коммерческое предложение.

Удобный шрифт – запоминайте: для печатного текста лучше использовать шрифты с засечками (Times New Roman, Georgia, Bookman Old Style), а для электронного – шрифты без засечек (Verdana, Tahoma, Arial). Оптимальные размеры шрифтов: 11–12. Научно доказано, что шрифт размером менее 9 пунктов большинству людей сложно читать.

Списки – практикуйте маркированные и нумерованные списки. Люди с большей охотой знакомятся с информацией в списках, чем с основным текстом, – списки удобнее изучать. В этом формате хорошо представлять выгоды, характеристики, перечень услуг, список клиентов, версии товара или услуги и т. д.

Подзаголовки – с помощью подзаголовков вы можете структурировать текст, постепенно переводя читателя от одного информационного блока к другому. Подзаголовок – продавец следующей части текста, он должен быть привлекательным, манящим. Часто в него помещают ключевую мысль, например: «Как Вы экономите 30 %?» После такого подзаголовка можно порадовать читателя списком выгод.

Выделение – если желаете акцентировать внимание на ключевом моменте, выделяйте его, и тогда читатель его не пропустит. Выделения бывают разными:

• жирный шрифт;

• курсив;

• заглавные буквы;

• подчеркивание;

• другой шрифт;

• другой размер шрифта;

• заливка фона;

• скобки.

Считается, что оформлением текста нужно заниматься после его написания. Я не совсем согласен. Наводить лоск – это да, но даже во время написания можно следовать указанным правилам. Например, зачем перечисления изначально оформлять предложением из нескольких строк, если сразу можно использовать список? Вы экономите время, не делаете лишних движений.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

marketing.wikireading.ru

Как написать коммерческое предложение? Пошаговое руководство

Подготовка коммерческого предложения включает три этапа: постановку задачи и сбор информации, написание текста и оформление коммерческого предложения. Давайте подробно рассмотрим все этапы.

Постановка задачи и сбор информации

Коммерческое предложение – это документ, который содержит информацию о предлагаемой сделке, описание ее выгод для покупателя или партнера. Прежде, чем писать коммерческое предложение, необходимо определиться с нужным Вам видом документа и его задачами:

Общее (неперсонифицированное) коммерческое предложение – содержит общую информацию о товаре или услуге, его выгодах. Рассылается широкому кругу потенциальных клиентов. Может выкладываться на сайте. Задача такого документа – вызвать интерес к товару или услуге и стимулировать потенциального клиента обратиться в компанию.
Индивидуальное (персонифицированное) коммерческое предложение ¬содержит информацию для конкретного лица. Составляется по определенному шаблону или пишется «с нуля» под каждого клиента. Задача такого предложения – «дожать» определенного заказчика до сделки. Данное предложение может содержать информацию о персональных ценах, скидках, сроках поставок, иных индивидуальных условиях работы, которые Вы готовы предложить конкретному клиенту.

Помимо вида предложения, необходимо собрать следующую информацию:

Описание получателей предложения (целевой аудитории). От этого зависит стиль, формулировки в тексте, оформление. Молодежной аудитории не понравится строгий стиль, в то время как для государственной структуры он будет обязателен.
Описание процесса выбора товара потенциальным клиентом. Важно знать, как люди выбирают Ваш товар, что для них принципиально, как они принимают решение о покупке. От этого зависит, какие преимущества товара стоит добавить в коммерческое предложение. Например, если Вашим клиентам важна исключительно цена – стоит добавить в коммерческое предложение информацию об акциях, скидках. Если им важны гарантии – необходимо написать о гарантийных условиях подробно. Разные люди выбирают разные товары по-разному.
Описание преимуществ товара или услуги, важных для целевой аудитории. Сильные стороны товара нужно подчеркивать.
Слабые стороны товара или услуги. Требуются для обработки в коммерческом предложении возможных возражений покупателей. Например, Вы не даете гарантию 3 года, как конкуренты. В коммерческом предложении можно написать: «Качество наших товаров подтверждено сертификатами и участием в выставках, а наши цены ниже на 20%. Гарантия на наши товары составляет 2 года».

Написание коммерческого предложения

В процессе написания коммерческого предложения автор:

выбирает стиль текста,
разрабатывает привлекательный заголовок,
оттачивает формулировки,
исключает возможность двоякого толкования каких-либо условий сделки,
работает над подачей информации при помощи списков, таблиц, диаграмм.

Оптимальный объем коммерческого предложения – от 1 до 2 страниц. На первой странице находится рекламная информация, на второй могут содержаться описания товара, цены, сроки поставок и иные данные для конкретной сделки. В редких случаях коммерческое предложение может занимать более 2 страниц.

Стандартный план коммерческого предложения включает следующие пункты:

Заголовок – должен привлекать внимание и сообщать, что именно Вы предлагаете. В заголовках рекомендуется использовать слова, вызывающие интерес: скидка, акция, только до, специальные условия, распродажа, ликвидация остатков и подобные. Не рекомендуется использовать «желтые» заголовки на грани фола (могут вызвать негативную реакцию), а также заголовки-загадки, по которым не понятно, что Вы предлагаете (пример: «Наше предложение Вас удивит!»).
Первый абзац должен поддержать интерес и вызвать желание подробно ознакомиться с предложением.
Во втором и третьем абзаце необходимо подробно раскрыть преимущества товара. Желательно использовать таблицы, списки, диаграммы для лучшего визуального представления доказательств.
В конце коммерческого предложения необходимо «дожать» клиента до нужного действия (звонка в компанию). Предложите клиенту специальные условия, если он позвонит до указанной даты, скидку, бесплатную дисконтную карту. Стимулируйте мгновенную реакцию после прочтения коммерческого предложения.
Напишите, что нужно сделать клиенту, чтобы заказать товар или воспользоваться услугой (куда позвонить, кого спросить, куда написать и т.д.)

В приложениях к коммерческому предложению можно добавить таблицы с подробным описанием характеристик (если это важно для клиентов), фотографии товара (если это важно), планировки (если Вы продаете недвижимость), иную полезную для принятия решения информацию.

Необходимо адаптировать стандартный план для конкретных задач. Например, если Ваши клиенты не знакомы с товаром, стоит подробнее написать в коммерческом предложении о продукте, его назначении и пользе. Если клиенты в целом знакомы с продуктом, эту информацию необходимо изложить кратко (1-2 предложения).

Что нельзя писать в коммерческом предложении?

Нельзя использовать прилагательные превосходной степени (лучший, самый и подобные). Использование подобных прилагательных возможно только в случае, если у Вас имеются доказательства, что Ваш товар лучший.
Исключается сравнение с конкурентами, если результаты тестов Вы не можете подтвердить независимыми исследованиями (иначе конкуренты могут обратиться в суд). В крайнем случае можно сравнить параметры товара с неким «средним предложением на рынке» без указания конкретных производителей, марок.
Если Ваши цены постоянно меняются, обязательно укажите в коммерческом предложении, что цены и иные условия носят информационный характер и коммерческое предложение не является офертой. Учтите, что подобные формулировки возможны только в общих коммерческих предложениях. В персонифицированных необходимо указывать точные цены, сроки поставок и иные параметры. Однако нужно оговаривать, до какого срока действует предложение. Например: «указанные цены в коммерческом предложении действуют до 10.08.2016 года».

Оформление коммерческого предложения

После написания коммерческого предложения его необходимо правильно оформить. Следуйте данным правилам:

Оформляйте коммерческое предложение на фирменном бланке.
Заголовки должны набираться более крупным шрифтом, чем основной текст.
Важную информацию стоит выделить жирным шрифтом (не переборщите).
Перечисления оформляются списком – нумерованным или не нумерованным.
Добавление фотографий в коммерческое предложение оживляет текст. Все фотографии должны быть подписаны.
Если Вы используете в тексте диаграммы, позаботьтесь, чтобы данные на диаграммах хорошо читались.
Проверьте, что коммерческое предложение приемлемо выглядит при распечатывании на ч/б принтере. Все данные читаются, фотографии выглядят привлекательно.
Контакты менеджера или специалиста, ответственного за общение с клиентом, выделены и хорошо заметны. В тексте указаны рабочие часы, в которые представитель компании гарантированно ответит клиенту.

Чек-лист для проверки коммерческого предложения

Проверьте, что коммерческое предложение мало «весит» (оптимально до 300-500Кб, в крайнем случае – до 1Мб). Ваше предложение могут скачивать клиенты, у которых медленный Интернет либо дорогой канал (мобильный интернет).
Проверьте, что коммерческое предложение красиво выглядит как на экране компьютера, так и в распечатанном виде. Заголовок выделяется, текст читается без усилий, межстрочный интервал оптимальный, выравнивание текста – по левому краю.
Проверьте, что объем коммерческого предложения – 1-2 страницы. Оптимально – 1 страница.
В коммерческом предложении предусмотрено место для добавления контактов менеджера, ответственного за общение с заказчиком.
Коммерческое предложение оформлено на фирменном бланке.
В тексте нет фактических ошибок, цены и иные условия указаны верно, подписи к фотографиям отражают то, что изображено на снимках.
В тексте имеются списки, таблицы, иные элементы для упрощения восприятия информации.

Резюме

Вы написали коммерческое предложение. Осталось выложить его на сайте или разослать клиентам, чтобы получить новые заказы. Если у Вас остались вопросы по написанию коммерческих предложений, добавляйте их в комментариях к статье. Постараюсь ответить на все вопросы.