А вы знаете, что категорически нельзя писать в коммерческом предложении? Правила составления коммерческого предложения
А вы знаете, что категорически нельзя писать в коммерческом предложении?
Есть ли разница между письмами, которые читают и которые отправляют в папку «спам»? Конечно, да. В первом варианте авторы знают то, от чего следует отказаться в коммерческом предложении. Во втором варианте авторы еще не знают этих нюансов. Самое время исправиться!Мы уже рассмотрели 7 правил написания эффективного коммерческого предложения, которые стоит соблюдать при составлении КП. Теперь же мы раскроем вам свои наблюдения многолетнего опыта работы: что писать, как писать, о чем не стоит даже упоминать? Заставим работать ваше коммерческое предложение.
Пройдемся по всей структуре письма от самого начала и до конца.
1. Заголовок письма. С него все и начинается: доли секунды уходят у коммерческого директора на то, чтобы оценить важность письма и решить его дальнейшую судьбу. Опытным путем мы поняли, что писать в заголовках «Реклама, уникальное предложение» и т.д. означает отправлять свое письмо прямиком в мусорную корзину. Вот несколько работающих заголовков, письма с которыми по статистике чаще всего читают дальше.
- Имя человека в тексте. Петрову Ивану от компании … Иванову Виктору от Павлова Сергея и т.д.
- Начало письма в заголовке. Пишем так, будто продолжаем разговор с получателем: «Светлана, вот подробности, которые мы обещали вам выслать».
- Различные тизеры. «Ольга, кстати, еще один момент для вас!», «Важно! Повторное письмо для вас, Дмитрий». «Осторожно, берегите свой бюджет!».
- Бесплатные предложения. Например, бесплатная консультация маркетолога. Бесплатная поездка в Болгарию.
- Вопросы. Задаем вопрос в заголовке, которые заставляет задуматься и создает интригу. «Вы уверены, что не переплачиваете за рекламу?» «Почему у нас дешевле, чем у других?»
- Быстрые результаты. Предлагаем интересные незамедлительные решения проблем. Быстрая раскрутка сайта. Мгновенный результат: продажа новинок за 3 дня!
- Заголовок из одного слова. Высылаю. Черновик. Работает. Один тираж.
Наше письмо открыли. Идем дальше, продумываем…
2. Обращение. 95% писем, которые начинаются с обращения «Господа» и «Уважаемый руководитель» не читаются дальше. Если вы составляете коммерческое предложению директору компании, узнайте его ФИО. Это не так сложно, у каждой организации есть свои сайты, блоги с необходимыми контактами.
Также избегайте писем без обращения, так называемые «всей компании». В таком случае непонятно, к кому обращаются. Пишите персональные письма.
Далее переходим к основной части письма, что следует избегать здесь?
3. Сверхобещания. Конечно, хочется расхвалить свой товар или услугу, однако суперобещания всегда сомнительны. Не пишите о замечательных результатах вашего продукта, если нет фактических оснований для этого. Если вы достигли значимых результатов, аргументируйте в цифрах. Итоги работы за последние полгода: вывод сайта OknaDveri в ТОП-10 за 60 дней.
4. Оформление текста играет не последнюю роль в коммерческом предложении. Писать сплошной черно-белый текст было бы ошибкой. Если это уместно, можно использовать цветной шрифт, чередовать прописные буквы с ЗАГЛАВНЫМИ.
5. Штампам НЕТ! Штампы это устойчивые выражения, которые на слуху в рекламе и в обычной жизни. Вот несколько вариантов: надеемся на взаимовыгодное сотрудничество, гибкая система скидок, индивидуальный подход к каждому клиенту, команда профессионалов, широкий спектр услуг и т.д. Избегайте этих клише, думайте неординарно.
6. Сухой деловой тон. Нет, это конечно здорово, когда вы владеете этикетом делового общения. Однако в коммерческое предложение необходимо включать каплю креатива и оригинальности. Это как соль, которая должна быть в супе, но в меру. Иногда полезно подать само письмо оригинальным способом. Директор винных погребов 100% откроет послание, которое будет запечатано в бутылке необычной формы. В то время, как e-mail письмо может быть потеряно среди другой корреспонденции.
7. Продаем контакт, а не услугу. Не забываем, что целью всех тщательно подобранных слов является побудить руководителя к встрече с вами. Другими словами в письме мы больше не услугу продаем, а контакты. Добиваемся встречи, где всё потом дословно и рассказываем.
8. Слишком маленькое или слишком длинное письмо. Стоит ли пытаться вместить не вместимое? Идеальный формат коммерческого предложения 1 страница формата А-4. Четко и ясно – что вы предлагаете и почему выгодно работать именно с вами. Никаких вложений, бережем трафик и время получателя.
9. Рассылать одно предложение всем компаниям. Встречается и такое. Каждое коммерческое предложение создается уникальным для одного собеседника.
10. Размытый конец письма. Формат письма позволяет без стеснения написать то, о чем трудно сказать по телефону. Однако невнятная концовка портит весь эффект. Что здесь самое главное? Побудить к действию и попросить среагировать на ваше письмо. Например:
- что вы думаете на счет наших идей? Будем рады обратной связи по электронной почте;
- прошу ответить вас в любом случае по электронному адресу;
- перезвоните, пожалуйста, сегодня, чтобы узнать дополнительные подробности;
- я наберу вас сегодня в 15.00, чтобы узнать о вашем решении.
Теперь вы знаете, чего категорически нельзя писать в коммерческом предложении. Соблюдая все эти нехитрые советы, как минимум ваше письмо будет прочитано до конца. Максимальный эффект: новое плодотворное сотрудничество. Желаю успехов!
Понравилась эта статья? Тогда поделитесь ею со своими друзьями в социальных сетях!
Золотые правила для составления эффективного коммерческого предложения
Коммерческое предложение может стать Вашим лучшим менеджером по продаже, если к его составлению подойти грамотно и с умом. Вы никогда не задумывались над вопросом, почему два письма, предлагающие один и тот же товар, адресованные одной и той же аудитории, получат абсолютно разную отдачу? Почему одно письмо окажется эффективнее другого? Ответ очевиден - разница между этими письмами будет не в том, О ЧЕМ в них написано, а в том, КАК написано!
Нельзя не принимать во внимание, что среднестатистический человек ежедневно получает десятки и сотни различных рекламных предложений, будь то телевизионные ролики или печатные объявления, письма по e-mail или прямая почтовая рассылка. Как Вы думаете, сколько из рекламных предложений адресат удостоит своим вниманием? А сколько предлагаемых товаров или услуг (из предложений, удостоенных вниманием) он в итоге приобретет? Уже установлено, что наш мозг не запоминает и 10% от объема полученной за день информации рекламного характера. А если учесть, что отдача от коммерческого предложения (даже подготовленного профессионалами своего дела) не может быть стопроцентной, то становится очевидно, что рассылка низкоэффективных коммерческих предложений - непозволительная роскошь. Каждое такое письмо - потерянный клиент!
Для того чтобы Ваше коммерческое предложение не отправилось в корзину для мусора, нужно постараться. Оно должно "зацепить" адресата, вызвать у него интерес, а еще лучше - вызвать чувство, что воспользоваться Вашим предложением ему просто жизненно необходимо.
Научиться составлять эффективные коммерческие предложения не так уж и трудно.
Золотые правила составления коммерческого предложения
Правило первое и самое главное: Подумайте, какие проблемы адресата способны решить предлагаемые Вами товары или услуги.
Прежде чем начать составление коммерческого предложения, постарайтесь максимально полно проанализировать потребности и ожидания потенциального покупателя. Ответьте на вопросы "Что изменится в жизни адресата к лучшему, если он приобретет то, о чем Вы хотите написать в своем коммерческом предложении?", "Какие проблемы, неудобства или трудности он испытывает из-за того, что у него еще нет этого товара или услуги?", "Какие ВЫГОДЫ получит адресат, откликнувшись на Ваше предложение?". Не торопитесь, уделите этим вопросам достаточное количество времени, поскольку именно детальное изучение потребностей и ожиданий потенциального клиента - ключ к успеху при составлении коммерческого предложения! Начните свое письмо ответами на эти вопросы, дайте почувствовать адресату, что Вы понимаете его проблемы и знаете, как их можно решить.
Правило второе: Составьте максимально полный список выгод, которые получит адресат, приобретя Ваш товар или услугу.
Записывайте все выгоды и преимущества, которые придут на ум, даже если они покажутся Вам не очень весомыми. Каждая маленькая идея способна впоследствии натолкнуть Вас на более интересную и значимую. Попросите своих знакомых высказать их точку зрения, дополнить Ваш список, - иногда самые эффективные предложения рождаются именно так. Когда Вы поймете, что добавить к списку уже, вроде бы, нечего, приступайте к следующему этапу. Теперь необходимо оценить каждую из выгод по значимости для потенциального клиента, используя, например, десятибалльную шкалу. Конечно, не стоит в текст коммерческого предложения включать весь список выгод, вполне достаточно указать 5-7 из них, но наиболее важных, располагая их в порядке убывания значимости. Ну вот, Вы уже на полпути к успеху!
Правило третье: Коммерческое предложение обязательно должно содержать "УТП".
Аббревиатура УТП расшифровывается как "уникальное торговое предложение". В своем письме нужно дать такое утверждение о товаре или услуге, которое не смогут дать или повторить конкуренты. Нужно дать адресату такую выгоду, которую может дать только Ваш товар или Ваша компания. Такую выгоду клиент получит только у Вас и больше нигде. Конечно, найти и сформулировать УТП в лаконичное предложение не так просто. Для этого нужно немало времени уделить на анализ того, ЧТО, а главное КАК предлагают клиенту свои товары или услуги Ваши конкуренты. Изучить сильные и слабые стороны их коммерческих предложений и рекламных материалов. Результаты такого анализа - Ваше мощное оружие в борьбе за покупателя, они позволят Вам с большой точностью знать, о чем и как, о каких выгодах и преимуществах нужно писать в своем коммерческом предложении, а о чем не следует, поскольку уже использовано конкурентами.
Правило четвертое: Пишите как можно реже "мы" и как можно чаще "Вы".
Львиная доля коммерческих предложений начинается примерно так: "Компания "ХХХ" вот уже столько-то лет является лидером по производству и/или продаже "ххх-ов" и "ххх-чков". Предлагаем Вашему вниманию новый супер-пупер "ххх-ик"!" И это - самая распространенная и непростительная из ошибок! Поверьте, такое коммерческое предложение, скорее всего, не будет прочтено до конца! Все, что интересует получателя письма - это он сам, его потребности, его выгоды, а никак не Ваша компания. Так уж мы, люди, устроены, и тут ничего не поделаешь. Следовательно, не стоит перегружать коммерческое предложение информацией, которая адресату не интересна. Сосредоточьтесь на интересах получателя письма, и результат не заставит себя ждать.
Правило пятое: Продавайте не товар, а результат от использования товара!
В качестве примера. Однажды на двери подъезда я прочитала вот такое объявление: "Жидкокристаллический рефлектор нового поколения. Мощный регулируемый вентилятор. Максимально глубокий комфортный загар". Только по слову "загар" я понял, что это была реклама солярия. Наглядный пример, не так ли? Продавайте не рефлекторы и вентиляторы, а красивый золотистый цвет кожи. Продавайте не путевку стоимостью от 1000 у.е., а незабываемый отдых на берегу моря и яркие впечатления. Продавайте не 13-ое место в 25-ом ряду на тренинг "Искусство ведения переговоров", а последующую возможность зарабатывать больше.
Правило шестое: Старайтесь сделать Ваше письмо максимально персонализированным.
Желание сделать покупку, как правило, может улетучиться в тот самый момент, когда адресат поймет, что он - всего лишь один из целой толпы получателей точно таких же писем. Безликие коммерческие предложения, не ориентированные на конкретного адресата, дают весьма низкий процент отдачи, нежели персонализированные послания. В идеале для каждого адресата нужно составлять индивидуальное коммерческое предложение, проанализировав его потребности, ожидания. Нужно постараться собрать максимум информации об этом человеке, изучить его вкусы, определить его тип темперамента. Ведь каждый человек индивидуален, к каждому нужен свой особенный подход, особенный ключик. Именно так можно довести отдачу от каждого коммерческого предложения до максимально возможного уровня. Но далеко не всегда в распоряжении есть достаточное количество времени на то, чтобы для каждого адресата составлять отдельное коммерческое предложение. Идеальным выходом в такой ситуации станет разработка некоего шаблона, текст которого подойдет всем без исключения адресатам, но допускающего подстановку индивидуальных данных под каждого отдельного получателя.
Правило седьмое: Дайте адресату доказательства того, что Ваше предложение принесет ему выгоду.
Люди не очень любят менять свои привычки. Это факт. И с ним придется считаться! Если Вы предлагаете товары или услуги, которыми адресат еще не пользовался (или пользовался, но приобретенными у конкурентов), будьте готовы к тому, что у него возникнут сомнения. "А так ли нужен мне этот товар? Действительно ли он лучше, чем тот, что у меня уже есть? На самом ли деле он поможет решить мои проблемы?" Вы, наверное, уже знаете, что лучшая реклама - это благодарные клиенты. Именно положительные отзывы и рекомендации способны стать лучшими доказательствами того, что предлагаемые Вами товары или услуги достойны внимания. Такой отзыв в тексте коммерческого предложения поможет развеять сомнения адресата, особенно если это отзыв авторитетной компании или уважаемого всеми человека. Не забывайте, что необходимо получить согласие у человека, чей отзыв Вы хотите использовать в письме.
Правило восьмое: Коммерческое предложение не должно оставлять неясностей о том, что требуется от адресата и в какие сроки.
Очень часто коммерческие предложения составляются таким образом, что после его прочтения остается непонятным, что именно нужно сделать, чтобы приобрести товар, в течение какого срока будет действительно это предложение и озвученные в нем цены. И это существенно влияет на уровень отдачи. Четко укажите в послании, какими способами адресат может связаться с Вами для уточнения деталей или оформления заказа, а также имя и отчество контактного лица. Установлено, что больше откликов бывает на письма, если в них указаны для связи адрес электронной почты или факс. Если Вы отправляете коммерческое предложение по e-mail, обязательно сделайте предварительный звонок, это позволит Вам рассчитывать на то, что письмо не сочтут за спам и не удалят, так и не прочитав.
Правило девятое: Подтолкните потенциального покупателя к принятию решения и безпромедлительному действию.
Мозг человека так устроен, что если мы не воспользуемся новой информацией в течение 72-х часов, то вероятность того, что снова вернемся к ее рассмотрению позднее, постепенно сводится к нулю. Мозг перестает воспринимать эту информацию как руководство к действию и начинает вытеснять ее. Конечно, это не значит, что следует сводить срок действия коммерческого предложения до трех дней! Фантазируйте! Творите! Изобретайте! Придумайте что-нибудь, что даст Вам возможность, например, созвониться с адресатом в течение 72-х часов после получения им письма. Или в тексте коммерческого предложения отметьте, что клиент получит дополнительные преимущества или бонусы, если откликнется на письмо в первые три дня. Вариантов существует множество, главное, все сделать тактично, без навязчивости.
Правило десятое: Сделайте коммерческое предложение максимально удобным для прочтения и восприятия.
На первый взгляд это правило может показаться не таким уж и важным, но все же им не стоит пренебрегать. Сплошной монотонный текст, не разбитый на абзацы, без выделения отдельных его составляющих подчеркиванием или цветом, читать не хочется. Используйте яркие интересные заголовки. Список, перечисляющий что-либо, промаркируйте. Украсьте Ваше коммерческое предложение иллюстрацией, желательно соответствующей теме письма или наглядно демонстрирующей выгоду от приобретения товара или услуги. Главное, не переборщить. Принято считать, что коммерческое предложение по размеру не должно превышать одной страницы формата А4. Наверное, поэтому и получаем мы порой письма, написанные шрифтом, которые и под лупой с трудом разглядишь, иногда даже не разбитые на абзацы. А мне, поэтому, пришлось включить в эту статью правило десятое. Ничего страшного, если Ваше коммерческое предложение будет длиннее, чем одна страница. Если письмо с первых строк заинтересует адресата, он обязательно дочитает его до конца!
P.S. Всегда пишите P.S.!!! Установлено, что на эту часть письма обращают более пристальное внимание, чем мы могли бы подумать. Многие получатели вообще читают сначала первые несколько строк, затем конец письма, а затем: читают следующее (уже, увы, не Ваше) письмо! Так что самую интересную для адресата информацию, разместите в самом начале коммерческого предложения и в постскриптуме.
bishelp.ru
Правила составления коммерческого предложения
Содержание письменных предложений не должно сильно отличается от содержания устных предложений. Основные элементы коммерческого предложения содержат следующие пункты.
1. "Шапка"
Коммерческое предложение печатается на фирменном бланке компании. "Шапка" должна быть расположена вверху каждого листа. Это может быть логотип компании, адрес и телефоны. Шапка должна быть не только на первой, но и на каждой странице вашего предложения.
2. Регистрационный номер и дата регистрации предложения
Руководствуясь правилами делопроизводства, все исходящие и входящие документы регистрируются в специальном журнале регистрации. Данное правило относится и к коммерческим предложениям. На первой странице документа справа вверху принято оставлять две строки для написания регистрационного номера. На первой строке предложение регистрируется делопроизводителем, на второй — делопроизводителем клиента.
3. Куда (наименование организации, полный почтовый адрес, электронный адрес, телефоны/факсы)
Данная информация размещается на первой странице в верхнем правом углу. В целях лаконичности и удобства последующей работы с предложением все контактные данные полностью должны находиться в начале самого предложения — это упростит работу с данным документом.
4. Кому (должность, ФИО)
Должность и полностью — фамилия, имя, отчество человека, которому адресовано предложение. Так как в коммерческих предложениях не принято (как в устной беседе) несколько раз обращаться к человеку по имени - отчеству, то здесь они должны быть полностью, а не в виде инициалов.
5. "Уважаемые господа..."
Данная фраза означает, что в обсуждении предложения может участвовать несколько человек. Это обращение используется, если предложение адресуется не генеральному директору не вице-президенту компании. Здесь лишь предполагается, что вопрос будут рассматривать вышестоящие сотрудники компании, чем тот, к которому идет обращение. Предложенное обращение применяется тогда, когда письмо написано для конкретного человека. Само обращение выделяется крупными буквами и другим шрифтом.
6. Выражение своего уважения
Сразу после обращения должен располагаться очень кратким словесный знак уважения.
7. Причина написания
Первая строка сообщения напоминает, с какой целью предложение написано. Например, если имела место встреча, на которой была договоренность с клиентом, что ему пришлют предложение — то так и должно быть написано. С самого начала чтения предложения клиент должен понимать: он получил его потому, что сам был в нем заинтересован.
8. Позиция и задачи клиента
Очень кратко пересказываются основные задачи клиента, о которых он рассказал. Данная информация закрывает предложение. Постановка данных задач дает возможность клиенту установить, насколько точную информацию он предоставил и насколько правильно и полно его поняли. Коли на предшествующей встрече не была уточнена какая либо информация, то после прочтения письма клиент может сделать дополнительные уточнения к своему предложению. Данная часть занимает от 1/4 до 2/3 страницы.
9. Описание предложений
Коммерческая часть должна вкратце описывать суть предложения. Технические подробности должны содержать в приложении, на которые в тексте предложения имеются ссылки. Если решений предлагается несколько — то вкратце объясняется их принципиальное отличие друг от друга.
10. Приложения
Дополнительные сведения о предлагаемой проекте, предложении. например технические характеристики, расчеты, выносятся в приложения. Каждый титульный лист приложения имеет надпись в правом верхнем углу. "Приложение №" (если их несколько). Приложения располагаются после самого предложения, фирме следует соблюдать корректность предоставляемого материла. Руководство фирмы должно быть уверенным, что прилагаемые сведения клиенту действительно интересны и понятны.
11. Сумма инвестиций
Ценовая часть строится по принципу перед и после цены. Должны быть конкретно описаны выгоды и преимущества клиента, приведены все математические расчеты при описании прибыли и рентабельности предлагаемого проекта. В случае если решений несколько, то ценовая разница вкратце комментируется.
12. Срок действия предложения
Условия контракта могут измениться в части поставки, цен, сроков. Клиент должен понимать, что выставленное предложение — не бессрочное. В данной ситуации необходимо определить, в течение конкретно какого периода будет гарантирована неизменность заявленных условий.
13. Фирма и ее имидж (история, гарантии и пр.)
В лаконичной и краткой форме описываются конкурентные преимущества при сотрудничестве с фирмой; история фирмы, ее партнеры, достижения в бизнесе, награды.
14. Дата следующего контакта
Необходимо обозначить, когда планируется связаться с клиентом в следующий раз и каким будет этот контакт — телефонным, личным, электронным.
15. Дата
Следует датировать каждое предложение — это поможет избежать недопонимания и недоразумений.
16. Подпись
В конце предложения необходимо указать должность, имя и фамилию. Если предложение отвозится клиенту на бумажном носителе или отправляется по факсу, то весьма желательным атрибутом будет подпись директора фирмы. При отправке финансовых документов необходима печать фирмы.
17. Нумерация страниц
Если в предложении несколько страниц, то они должны быть обязательно пронумерованы. В целях удобства ознакомления с информацией необходимо уточнять на каждом листе номер страницы в виде — стр. №. Данная мера уменьшит риск того, что клиент не ознакомится с материалом до конца.
18. Оформление
Каждый абзац необходимо начинать с красной строки. Можно сделать увеличенный интервал между абзацами. Текст выглядит более презентабельно, если использовано выравнивание "по ширине". Не рекомендуется использовать сложные шрифты, сложное форматирование и прочее — в оформлении коммерческого предложения желательна умеренность. Лучше, если шрифт не будет очень мелким: Times New Roman или Arial — наиболее привычны и хорошо читаются. Из практики составления коммерческих предложений выявлено, что само коммерческое предложение занимает не более двух страниц. В целях соблюдения делового этикета необходимо, чтобы текст на второй странице был расположен наполовину или на всю страницу. Также предложение должно соответствовать корпоративному стилю, содержать элементы с корпоративным оформлением всех имеющихся рекламных материалов.
www.samsebeyurist.ru
© 2005-2018, Национальный Экспертный Совет по Качеству.
