Коммерческое предложение (образец, примеры и шаблоны). Предложение деловое образец
Деловое письмо о сотрудничестве - образец
Письмо о сотрудничестве — документ, в котором одна из компаний предлагает услуги другой на взаимовыгодных началах. Такая корреспонденция — база для подписания контрактов и будущей совместной работы.
Основная цель коммерческого предложения — мотивация. При составлении необходимо показать преимущества партнерства именно с вашей бизнес-структурой. Документ поможет наладить деловые контакты между фирмами.
Как пишется предложение о сотрудничестве?
Написать корреспонденцию подобного плана может руководитель предприятия или любой другой сотрудник, в чьи обязанности входит развитие бизнеса по разным направлениям. Эта документация — официальное приглашение к началу ведения совместной деятельности и заключению партнерского договора.
Деловое письмо о сотрудничестве поможет найти новых контрагентовПисьмо адресуют непосредственно руководству компании-контрагента. Иногда текст составляют и для заместителя директора по конкретному направлению, начальника подразделения или узкопрофильного специалиста. В любом случае решение о сотрудничестве принимает глава предприятия. Примеров подобной корреспонденции в Интернете много, но унифицированного варианта документа нет. Деловое послание составляют индивидуально для каждой фирмы.
Приглашение к сотрудничеству обладает четкой структурой. К ней относят:
- Приветствие.
- Основную часть.
- Заключение.
- Контактную информацию.
Письмо с предложением сотрудничества — мотивационный «крючок», который побуждает потенциального клиента к подписанию соглашения о намерениях заключить договор. Поэтому корреспонденция должна быть составлена интересно, грамотно и читабельно.
Важно: можно написать унифицированный пример для разных организаций, но перед отправлением адаптировать его к конкретному контрагенту.
Во время составления письма с предложением о сотрудничестве необходимо учитывать ряд нюансов. Разберем их ниже.
Тон
Корреспонденция этого типа — официальный документ. Поэтому при написании желательно придерживаться определенных правил. Послание не должно содержать разговорной лексики, превосходных степеней и других подобных изысков. Учитывается и тональность письма. Идеальный случай — лаконичное предложение о партнерстве в определенных областях (без заискивания или пренебрежительного отношения). Написать соглашение нужно без канцеляризмов. Эти слова отпугивают и делают итоговый текст слишком официальным.
О чем сказать?
При составлении делового письма с предложением о сотрудничестве можно указать на преимущества работы именно с вашей бизнес-структурой. Излишнюю браваду лучше опустить. Хвалебные оды никому не интересны. При этом у контрагента может создаться неверное представление о возможностях вероятного партнера. Перечислить плюсы организации можно, но без гиперболизации. Желательно сослаться на других контрагентов, которые порекомендуют ваше предприятие. Это придаст посланию больше веса и увеличит вероятность отклика.
Текст
Краткость — сестра таланта. Фраза избитая, но актуальная и в этой ситуации. Читать «простыни» текста неинтересно. Нередко такие письма с предложением о сотрудничестве просто удаляют без рассмотрения. Написать деловую корреспонденцию мало, ее нужно правильно структурировать. Желательно, чтобы документ включал:
- Абзацы.
- Списки.
- Примеры реализованных проектов (кратко).
Такой текст читать легче. Информация воспринимается значительно лучше и эффективнее воздействует на потенциального партнера.
Адресат
Выше говорилось, что приглашение к партнерству не всегда адресуют только руководителю бизнеса. Иногда письмо направляют непосредственно специалисту узкого профиля. В этом случае необходимо оперировать соответствующей терминологией. Поэтому составление образца лучше доверить человеку с профильным образованием.
Обращение
В приглашении к заключению партнерства, как и в тексте благодарственного письма за сотрудничество, обращение к руководству компании или иному лицу, для которого предназначен сам документ, ведется по имени и отчеству. Поэтому желательно заранее собрать о вероятном контрагенте необходимую информацию. Такой подход поможет расположить к себе человека с первых строк.
Важно: если рассылка массовая, то собрать все нужные данные просто не представляется возможным. В этом случае обращение ведут по профилю деятельности. Примеры: «Уважаемый поставщик!», «Уважаемый директор!».
Чего быть не должно?
Хорошее коммерческое предложение можно «убить» несколькими неправильными фразами. Пример — риторические вопросы. Создается ощущение, что они мотивируют на дальнейшее прочтение письма с предложением о сотрудничестве, но на самом деле это не так.
Заключение
Текст следует правильно закончить. Как минимум указывается контактная информация предприятия. Иногда дополнительно пишут и индивидуальный налоговый номер. Это поможет вероятному контрагенту собрать сведения об организации по ИНН и проверить надежность будущего партнера. Чем больше будет реквизитов, тем выше станет доверие к самой корреспонденции.
Важно: указывать расчетный счет в таком послании нельзя.
Образец делового письма о сотрудничестве
Текст послания самостоятельно составить бывает тяжело. Лучше воспользоваться готовым образцом. Отправлять документ контрагенту и потенциальному партнеру по бизнесу можно только после его адаптации к конкретному случаю. Если этого не сделать, то вероятность отрицательного результата рассылки возрастет в разы.
Как отправить письмо о сотрудничестве?
Помимо нюансов составления делового письма о сотрудничестве, необходимо рассмотреть вопрос и о способах его доставки до адресата. Варианта два:
- Email-рассылка.
- На бумажном носителе через курьерскую службу.
Первый тип подходит для контрагентов из других регионов РФ. Такой способ доставки дешевый, но малоэффективный. Часто подобную корреспонденцию просто не читают, удаляя документ в принципе. Классическое письмо дополнительно заверяют печатью организации и подписью руководства. Доверие к нему возрастает, вместе с ним увеличивается и вероятность положительного отклика.
Подводим итоги
Правильно составленное деловое письмо с предложением о сотрудничестве — драйвер роста бизнеса. Оно способно наладить сообщение между организациями и привести к первым совместным контрактам. Заключить сделку можно не только на уровне дирекции, эту задачу делегируют и другим сотрудникам. Главное, чтобы представители имели соответствующие полномочия или доверенность на подписание документов. Иначе соглашение не будет обладать юридической силой.
Указанные советы и нюансы при составлении коммерческого предложения учитываются в обязательном порядке. Крупные фирмы в день иногда получают сотни писем подобного плана, и часть из них удаляется даже без прочтения.
Ответ на Ваш вопрос, возможно, находится здесь
uvolsya.ru
Коммерческое предложение (образец, примеры и шаблоны)
«Только сухая выжимка о том, как составить коммерческое предложение (компред, КП). Мы рассмотрим основные подходы и принципы на наглядных примерах. Также чуть ниже я приведу шаблоны и образцы структуры и текста коммерческого предложения со ссылками, чтобы вы могли их скачать и адаптировать под свои задачи.» © Даниил Шардаков.
Цель этой статьи — научить Вас разрабатывать такое КП, которое, во-первых, прочитают. А во-вторых, прочитав которое, — откликнутся и согласятся на предложенную сделку.
Что такое коммерческое предложение
Коммерческое предложение — это маркетинговый инструмент, который отправляется адресату регулярной или электронной почтой с целью получить отклик. Отклик — это перевод потенциального клиента на следующий этап коммуникации (встречу, презентацию или подписание договора). В зависимости от вида КП частные задачи инструмента, равно как его объем и содержание могут отличаться.
Виды коммерческих предложений
Компреды бывают трех видов: холодное, горячее и публичная оферта. Первые два вида используются в маркетинге и продажах. Третий — в юриспруденции.
1. «Холодное» коммерческое предложение
«Холодные» коммерческие предложения отправляются неподготовленному клиенту («холодному»). По сути, это спам. Как показывает практика, спам люди не особо любят, но если он их заинтересует, то… это становится исключением из правил. Чтобы этот тип КП cработал, Вам нужен качественный таргет-лист (список получателей). Чем «чище» этот список, тем выше отклик. Если в таргет-листе общие адреса вида [email protected], то эффективность компреда априори снижена на 80-90%.
Возьмем для примера какую-нибудь пикантную ситуацию. Допустим, у руководителя отдела продаж компании N «горит» план. До отчета чуть меньше двух недель, он рвет на себе волосы, не зная, что делать, и получает письмо с примерно таким заголовком: «5 способов выполнить месячный план отдела продаж за неделю». Тада-а-ам! Вот оно, спасение ситуации! И человек читает основной текст, в котором среди способов затаилась услуга, которую мы предлагаем.
Но это лишь частный случай. Главная задача «холодного» коммерческого предложения — заставить получателя прочитать его до конца. Стоит ошибиться — и письмо летит в урну.
Вот почему при разработке «холодного» КП учитываются три основных риска выбрасывания:
- На этапе получения. Обходится привлечением внимания. Это может быть тема письма, если коммерческое предложение отправляется по электронной почте, или нестандартный конверт с цветом или форм-фактором, если канал доставки физический, и т.д.
- На этапе открытия. Обходится привлекательным предложением (его еще называют «оффером»), о нем мы поговорим чуть ниже.
- На этапе прочтения. Обходится использованием элементов убеждения и маркетинговыми фишками. О них мы также поговорим чуть ниже.
Обратите внимание: объем «холодного» коммерческого предложения, как правило, составляет 1-2 страницы печатного текста, не более. Это связано с тем, что получатель изначально не настроен к чтению КП, и уж тем более он не будет его читать, если объем переваливает за 10-20 страниц.
Главное преимущество «холодного» коммерческого предложения — это его массовость, однако практика показывает, что когда КП персонализировано, отклик на него на порядок выше.
2. «Горячее» коммерческое предложение
В отличие от «холодных» аналогов, «горячее» коммерческое предложение высылается подготовленному клиенту (человеку, который сам запросил КП или с которым предварительно связывался менеджер).
«Горячие» КП отличаются от «холодных» как объемом (который может составлять 10-15 страниц или слайдов), так и подходом к составлению. С большего они дают человеку интересующую информацию для принятия решения (по цене, наличию, условиям и пр.). В последнее время особой популярностью пользуются «горячие» коммерческие предложения, оформленные в виде PowerPoint презентаций или переведенные из PowerPoint в PDF формат.
3. Оферта
Это особый тип компредов, выполненный в виде публичного договора, не требующего подписания. Используется на сайтах различных SaaS-сервисов или в интернет-магазинах. Как только человек выполняет условие договора (например, регистрируется на сайте), он автоматически принимает условия предложения.
Оффер коммерческого предложения
Не путать с офертой. Это совсем другое. Чтобы составить по-настоящему мощное коммерческое предложение, Вам понадобится убойный оффер — «сердце» Вашего предложения (англ. offer — предлагать). Это суть. Другими словами, четкая формулировка, что именно Вы предлагаете. При этом желательно суть указать в самом начале (это особенно относится к «холодным» КП).
Обратите внимание: оффер ВСЕГДА нацелен на выгоду для читателя, а не на товары или услуги! Проще всего его составлять по формуле: мы предлагаем Вам {выгода} за счет {товар}
Каждый день я встречаю коммерческие предложения, авторы которых снова и снова наступают на одни и те же грабли (не повторять!):
- Мы предлагаем Вам офисную мебель.
- Мы предлагаем Вам посетить семинар.
- Мы предлагаем Вам заказать у нас продвижение сайта.
- Мы предлагаем Вам вымыть у Вас полы.
И так далее… Это грубая ошибка. Посмотрите вокруг: конкуренты предлагают то же самое. Но самое главное, — здесь нет никакой выгоды для получателя. Совершенно ни-ка-кой. Что он с этого будет иметь? Какие преимущества получит?
- Я предлагаю Вам сэкономить до $5000 на обустройстве Вашего офиса шикарной европейской мебелью.
- Я предлагаю Вам увеличить оборот Вашей компании на 20-70%, благодаря информации, которую Вы получите на семинаре.
- Я предлагаю Вам привлекать сотни новых потенциальных клиентов по цене 1,5 рубля за человека.
- Я предлагаю Вам сократить заболеваемость Ваших сотрудников простудными инфекциями (и число больничных, соответственно) за счет ежедневной влажной уборки.
Идею Вы поняли. Главное — донести до получателя те выгоды, которые Вы ему предлагаете, а уже товары и услуги — это способ эту выгоду получить.
Структура коммерческого предложения
По своей структуре коммерческое предложение чем-то напоминает продающий текст. И это естественно, поскольку КП — частный случай коммерческого текста. Но есть один элемент, который выделяет компреды из массы других инструментов. Это оффер. Впрочем, давайте обо все по-порядку.
0. Колонтитул
В колонтитул чаще всего выносятся логотип (чтобы КП отождествлялось с конкретной компанией) и контактные данные с мини-призывом. Это делается для экономии времени и места. Стоит человеку только глянуть на верхнюю часть документа — он уже знает, о чем идет речь и как с Вами связаться. Очень удобно. Размер колонтитула, как правило, не превышает 2 см. Как-никак, для холодного компреда формата А4 — каждый сантиметр на счету. Посмотрите, как я компоновал бы коммерческое предложение, скажем, для своего блога. В данном случае я продаю контент в обмен на время читателей.
1. Заголовок коммерческого предложения
Жизненно важный элемент. Особенно для «холодного» КП. Его задача — привлечь внимание и с ходу зацепить выгодой.
Обратите внимание: когда речь идет о «холодном» компреде, заголовок «Коммерческое предложение» — не самый удачный вариант. Хотя бы потому что он неинформативен, занимает место и ничем не отличается от десятков других, которые присылают Ваши конкуренты. Кроме того, если человек не ждет от Вас писем и получает что-то настолько абстрактное, он рефлекторно совершает несколько кликов: «выделить» и «в спам».
В то же время, для «горячего» коммерческого предложения такой заголовок более чем уместен, если следом указывается название компании.
В моей практике лучше всего работают заголовки (не путать с темой сопроводительного письма!) по формуле 4U. В сегодняшнем тестовом образце коммерческого предложения заголовок представляет связку заголовка и подзаголовка.
2. Лид (первый абзац)
Главная задача лида (англ. lead — вести) — вызвать интерес к тому, что Вы говорите. Иначе люди просто не станут Вас слушать. Ну, или если буквально, то читать Ваше коммерческое предложение. Лид всегда говорит о том, что важно клиенту. Для этого используется четыре подхода:
- От проблемы (чаще всего).
- От решения (если проблемы как таковой нет).
- От возражений (если актуально).
- От эмоций (очень редко).
В своем образце я использовал подход «от проблемы», посмотрите. Чуть ниже я покажу еще несколько образцов с другими подходами.
3. Оффер
О создании оффера я уже говорил чуть выше. Оффер должен заинтересовать получателя выгодой настолько, чтобы тот продолжил чтение Вашего коммерческого предложения. Практика показывает, что если оффер читателю неинтересен, КП прямиком летит в урну (вторая волна выбрасывания).
Для оффера Вы можете использовать либо общую формулу с выгодой, либо, так называемую, связку-усилитель:
- Товар+товар по выгодной цене.
- Товар+услуга.
- Товар+подарок и т.д.
В конце оффера я рекомендую делать графический якорь (если позволяет место). Он разрежает текстовую массу и добавляет «воздуха». Кроме того, он делает Ваше коммерческое предложение удобным для сканирования. Посмотрите, какой оффер и графический якорь я сделал в образце коммерческого предложения для своего блога. В своем КП Вы можете использовать в качестве якоря визуализацию поставляемого товара или основных направлений услуг, плюс цены (если они у Вас конкурентны).
4. Выгоды для клиента
Следующий блок — это блог выгод. Другими словами, это перечисление, что человек получает, когда соглашается на Ваше коммерческое предложение. Выгоды важно уметь отличать от свойств и характеристик.
Например, в образце КП для читателей своего блога я могу привести следующие выгоды. Обратите внимание: блок выгод имеет подзаголовок, который всегда обращен к читателю.
5. Обработка возражений
Обработчики всех возражений не всегда удается вставить в коммерческое предложение. Но даже так, основные можно закрыть, просто ответив на вопросы: «Кто Вы?», «Почему Вам можно доверять?», «Кто уже пользуется Вашими услугами?», «География присутствия» и т.д. Посмотрите на мой образец КП для блога. Я обрабатываю возражение, отвечая на вопрос «Кто такой автор, и можно ли ему доверять?».
В качестве обработчиков возражений часто используются блоки с триггерами социального доказательства или авторитета. Наконец, еще один мощный прием убеждения в коммерческих предложениях — это гарантии. При этом гарантии могут быть как ожидаемые (12 месяцев на офисную технику), так и неожиданные (если что-то выходит из строя — фирма производит ремонт за свой счет, а на время ремонта предоставляет аналогичную модель оборудования).
Для вызова еще большего доверия расскажите о своей компании, без лишних дифирамбов — конкретно и по делу. Только факты.
6. Призыв к действию
Еще один неотъемлемый атрибут правильного коммерческого предложения — это призыв. При этом призыв должен быть только один (призывающий к одному конкретному действию): чаще всего это звонок, но может быть и заявка на сайте или визит в отдел продаж. Максимум — к альтернативе: позвонить или отправить Email.
Обратите внимание: призыв должен быть сильным глаголом, так отклик будет выше.
Сравните:
- Позвоните мне (сильный глагол).
- Вы можете позвонить (слабый глагол, эффект будет ниже).
И еще один важный момент. Вы будете удивлены, но иногда люди, разрабатывающие коммерческие предложения, забывают указать в них контактные данные. Получается комичная ситуация: получатель КП хочет заказать товар или услугу, но физически не может этого сделать, потому что не знает, куда ему обращаться.
В своем образце я вывел призыв в нижний колонтитул.
7. Постскриптум
Завершающий, и при этом один из самых важных элементов всех «убойных» коммерческих предложений, — это постскриптум (P.S.). При правильном использовании постскриптум становится очень мощным мотивирующим рычагом. Практика показывает, что постскриптумы люди читают чаще всего (после подписей под картинками). Вот почему, если Вы хотите усилить Ваше коммерческое предложение, то заветные буквы P.S. желательно взять на вооружение.
Кроме того, в постскриптум можно вставить ограничение (дедлайн). Этот пункт структуры многие упускают. И если в случае отправки «горячего» коммерческого предложения менеджер может позвонить и напомнить о себе, то в случае «холодного» КП отсутствие ограничения может лишить компанию более половины откликов.
Ограничивать можно либо в контексте времени, либо в контексте количества товара.
Например:
- Осталось только 5 факсимильных аппаратов.
- Предложение действует только до 31 августа, с 1 сентября цена возрастет в 2 раза.
Стоит оговориться, что если Вы делаете ограничение, то свои обещания Вы должны выполнять. А не так, что обещаете завтра повысить цену вдвое, но на следующий день этого не делаете, а обещаете то же самое.
Готовый образец коммерческого предложения
Если мы соединим все блоки, то получим вот такой вот образец коммерческого предложения. Он универсальный. Я его адаптировал для продажи различных товаров и услуг: от логистики до металлопроката. Где-то он работал лучше, где-то хуже. Но везде себя оправдывал и окупал. Единственное, помните про чистоту таргет листа.
Еще одна сильная сторона этого образца — его легко сканировать. Человек понимает, что мы ему предлагаем за считанные секунды.
Вы можете скачать этот образец к себе на Google Диск по этой ссылке, чтобы адаптировать под решение своей задачи. Там же вы можете сохранить его в форматах RTF, MS Word или PDF. Алгоритм составления чуть ниже.
Как написать коммерческое предложение (алгоритм)
Чтобы правильно составить коммерческое предложение, Вам нужно:
- Шаг 1: Взять за основу образец по ссылке выше.
- Шаг 2: Заменить логотип, призыв и контакты на свои.
- Шаг 3: разработать заголовок по формуле 4U.
- Шаг 4: Описать настоящую «боль» клиента в первом абзаце.
- Шаг 5: Составить оффер с решением для «боли».
- Шаг 6: Сделать графический разделитель.
- Шаг 7: Описать дополнительные выгоды Вашего предложения.
- Шаг 8: Снять ключевые возражения или кратко рассказать о себе.
- Шаг 9: Сделать призыв к действию, написать P.S. с дедлайном.
Другие образцы коммерческих предложений
По приведенной выше структуре можно составить и чисто текстовые компреды. Давайте рассмотрим образцы коммерческих предложений на поставку товара и на транспортные услуги. Несмотря на то, что они без графических разделителей, порядок блоков в них идентичный. Обратите внимание на обработчик возражения «Если у Вас уже есть поставщик». Этот прием называется психологическая подстройка и подробно описан в книге Сьюзан Вайншенк «Законы влияния».
а) Образец коммерческого предложения на транспортные услуги
Скачать образец коммерческого предложения (форматы Google Docs, MS Word, PDF, RTF).
б) Образец коммерческого предложения на поставку товара
Скачать образец коммерческого предложения (форматы Google Docs, MS Word, PDF, RTF).
Как оформить коммерческое предложение (прототип и дизайн)
Существуют и более сложные образцы компредов, которые состоят из текста и графики. Это для ситуаций, когда КП нужно красиво оформить. В таких ситуациях вначале разрабатывается прототип. Это техническое задание для дизайнера. Когда дизайн готов, КП отправляется потенциальному клиенту. Посмотрите пример такого прототипа коммерческого предложения для транспортной компании.
А вот образец КП уже в дизайне (один из возможных концептов).
Что делать, когда компред написан
Предположим, коммерческое предложение уже написано. Встает вопрос: что с ним делать дальше, и как его отправлять. Хорошо, если компред «горячего» типа. Его можно сохранить в PDF и сразу отправить клиенту, который ждет. Но как быть с холодными КП? И здесь есть аж четыре варианта.
- Отправка регулярной почтой (физический формат). Может отлично сработать, когда Ваши конкуренты засыпают потенциального клиента своими коммерческими предложениями «по электронке». При этом постарайтесь, чтобы письмо выглядело дорого: белоснежный конверт из плотной бумаги, марка. Идеально, если адрес будет написан от руки.
- Отправка коммерческого предложения в теле письма (HTML-формат). Для этого Вам потребуется помощь специальных программ или сервисов для Email-маркетинга. Дополнительный плюс этого подхода — Вы видите количество открытых писем с привязкой к каждому контакту в таргет-листе и времени. Очень удобно.
- Отправка в приложении с сопроводительным письмом. В письме Вы представляетесь и вызываете интерес. Но без перегруза деталями. За дополнительной информацией человек открывает документ в приложении.
- Вначале письмо, потом компред (при отклике). В отличие от предыдущего варианта Вы разделяете отправку на два этапа. Вначале проверяете интерес, и только когда установили контакт — отправляете коммерческое предложение.
Который из этих подходов сработает лучше — нельзя сказать априори. Нужно тестировать.
Типовые ошибки при составлении коммерческих предложений
В Сети существует масса бланков, шаблонов и образцов коммерческих предложений. И большинство из них объединяет одно — они не работают и их никто не читает. Просто потому что в них присутствуют одни и те же типовые ошибки:
- Ода к своей компании в стиле «Профессиональные, клиентоориентрированные, молодые, динамичные, устремленные, надежные и бла-бла-бла». Клиенту в принципе не интересна компания, которая не заинтресовала его стоящим предложением.
- Дифирамбы получателю в стиле жестких пополизаний «Ваша компания всегда являлась образцом качества и надежности, стабильности и процветания…» Особенно забавно такое читать в холодных КП. Лесть хороша в меру. Когда она льется через край у читателя возникает рвотный рефлекс, и коммерческое предложение летит в мусорку.
- Заумность. Еще одна распространенная ошибка, когда начало КП перегружено избытком информации, причем в формате, в котором ее сложно даже произнести. Пример: «Наша компания стремится выделиться среди среднестатистической конъюнктуры рынка и оказывает услуги беспрецедентно высокого качества, проявляя индивидуальный подход к каждому клиенту через призму симбиотического взаимодействия».
- Все и сразу. Многие компании считают своим долгом в одном письме выслать и КП, и прайс, и презентацию, и карточку с реквизитами, и каталог и массу другой электронной макулатуры, которая, скорее раздражает, чем помогает решить задачу.
- Грязный таргет-лист. Покупные или старые базы, которые успели 10 раз зачерстветь и покрыться пылью. При таком подходе легко попасть под спам-фильтры. В худшем случае санкции почтовых сервисов наложат на название компании (название станет стоп-словом). Тогда даже добропорядочные письма будут часто попадать в спам.
- Абстракция и вода. Чем еньше конкретики — тем больше времени нужно получателю, чтобы уловить суть Вашего предложения. А время — слишком ценный ресурс, чтобы его тратить попусту.
- Клише. Многие компании считают, что коммерческое предложение — это формализованный документ. И пишут как все. То есть никак. Либо отправляют КП без сегментирования — всем подряд. А ведь между тем у одного и того же товара могут быть различные целевые группы с различными интересами. Это тоже нужно учитывать.
И таких ошибок в шаблонах существует масса. Еще одна распространенная ошибка — это занудство. Многие считают, что если коммерческое предложение будет читать директор компании, то его нужно писать официально, сухо и занудно. Бред сивой кобылы! В первую очередь потому, что сухих и занудных текстов в корреспонденции директоров, как показывает практика, и без того хватает. Да и директор — тоже человек. В конце концов.
Примечания к составлению коммерческого предложения
Для того, чтобы написать по-настоящему эффективное коммерческое предложение, нужно отодвинуть подальше любые шаблоны, чтобы они не сбивали Вас с толку. В первую очередь потому, что многие Ваши конкуренты тоже пишут КП по этим же шаблонам.
По-настоящему эффективное коммерческое предложение требует индивидуального подхода!
Далее, начните писать КП, следуя приведенной выше структуре и алгоритму. Не забывайте, что оффер — это «сердце» любого коммерческого предложения. В нем должна предлагаться какая-то выгода за счет продаваемых Вами товаров или услуг.
Не забывайте про приемы убеждения: отзывы, гарантии, наглядные изображения, факты.
И, главное, помните про призыв и возможность на него откликнуться.
Я уверен, что эта информация поможет Вам написать по-настоящему продающее коммерческое предложение!
Искренне Ваш, Даниил Шардаков.
Дополнительная информация
Источник: создание текстов (копирайтинг): основы, секреты копирайтинга, приемы, рекомендации, блоггинг.Автор: Даниил Шардаков — профессиональный копирайтер и опытный интернет-маркетолог.
Нравится информация? Расскажите о ней в своей социальной сети!
15wmz.com
Образец формы коммерческого предложения
Крупные предприятия постоянно ищут новых партнеров для продуктивного сотрудничества и увеличения собственной прибыли. В ход идут самые разные средства – личные встречи, переговоры, отправка пресс-релизов. Некоторых предпринимателей удается склонить на свою сторону только составленным по форме коммерческим предложением, в котором указывается максимально подробная информация о планируемом сотрудничестве. Составить его достаточно просто, с этим может справиться любой опытный менеджер.
Что такое КП?
По своей форме коммерческое предложение является продающим текстом, который должен мотивировать читателя на совершение определенного действия, в данном случае – звонка менеджерам. Именно в этом и заключается смысл его создания, при этом необходимо учитывать особую специфику – письменное общение не способно передавать наши эмоции, поэтому его нельзя сравнивать с очной беседой. Все преимущества сотрудничества с вами должны быть изложены на бумаге таким образом, чтобы информация была емкой, краткой, и стимулирующей клиента на общение с вами.
Особенно важную роль коммерческое предложение играет на B2B-рынке, когда речь идет о выстраивании партнерских отношений между крупными организациями. После 2008 года покупательская способность большого количества предприятий пошла на убыль, и поэтому маркетологи активно начали внедрять возможность составления индивидуальных планов сотрудничества для каждой организации исходя из ее потребностей.
По словам топ-менеджеров, наибольший эффект дают те продающие тексты, которые учитывают до 80% желаний клиента. Существуют разные способы узнать его потребности, проще всего связаться с менеджерами и уточнить интересующую вас информацию. На основе полученных данных вы сможете составить первые формы коммерческого предложения, образец которого лучше всего написать вместе с непосредственным руководителем вашего предприятия. Таким образом, клиент, получивший вашу оригинальную заявку, соответствующую всем его требованиям, просто не сможет устоять.
Что оно должно в себя включать?
Существует законодательный акт, регламентирующий различные формы коммерческого предложения - 44 ФЗ (федеральный закон). С его помощью заключаются контракты по закупкам различных услуг и товаров, призванных обеспечить муниципальные и частные нужды. В составленном документе обязательно должна присутствовать дата создания, название организации-заказчика, полные реквизиты потенциального участника.
Далее следует указать наименования тех товаров или услуг, которые вы планируете предоставить клиенту. После чего необходимо уточнить стоимость каждой позиции, реализацией которой вы занимаетесь, а также проинформировать заказчика о ее различных характеристиках. Особое внимание уделите корректному оформлению вашего делового письма, визуальная составляющая в некоторых случаях помогает добиться нужного результата.
В форме коммерческого предложения на поставку товара или услуги также может быть отражена информация об условиях поставки и оплаты. Если вы планируете сотрудничать с компаниями из других регионов, определенно стоит указать сроки выполнения заказа. В данном случае также могут помочь фотографии товара, которые вы планируете поставить, клиент сможет сразу определиться с тем, действительно ли продукция соответствует его требованиям.
Обязательно укажите в своем предложении Ф.И.О. менеджера, отвечающего за работу с новыми клиентами. Печать организации подтвердит ваши намерения, и тогда потенциальный заказчик будет рассматривать вас всерьез. Если вся информация, отправленная вами, имеет ограниченный срок действия, об этом также необходимо сказать в письме.
Какие виды продающего письма существуют?
Форма коммерческого предложения будет отличаться в зависимости от вида последнего. Например, если речь идет о ее базовой разновидности, когда продающее письмо отправляется сразу нескольким клиентам. Будущие заказчики не знают о вас, и отправленная информация может помочь привлечь их внимание к вашей организации. Главное достоинство подобного подхода - большой охват потенциальной целевой аудитории и значительная экономия времени. Среди недостатков можно выделить отсутствие уникального контента, а также то, что письмо, скорее всего, будет рассматриваться лицом, не имеющим права принимать какие-либо решения.
Рассылать подобные виды продающих писем можно тогда, когда вы планируете предложить единичный товар, интересный большому количеству потребителей. Сюда можно отнести письма с идеями о доставках еды на дом, создании собственных сайтов, а также выполнении различных услуг - уборке помещений, ремонте автотранспортных средств и т. д.
Существуют также формы коммерческого предложения на выполнение работ или поставку товаров, которые отправляются одному конкретному сотруднику после проведения предварительных переговоров. Их называют «теплыми», и клиенты их, как правило, очень сильно ждут, если остались довольны общением с поставщиком. Такое письмо следует составлять с учетом тех потребностей, которые были выявлены ранее, рекомендуется начинать его с фраз в стиле “Согласно нашим договоренностям, направляю Вам…” и т. д.
Как только вы направили свое коммерческое предложение, дайте клиенту пару дней для прочтения и осмысления. По окончании этого срока можно позвонить потенциальному покупателю для обсуждения полученного письма. В таком диалоге обычно выстраиваются точки взаимодействия, выясняются плюсы и минусы вашей деловой идеи, выдвигаются новые условия, обе стороны делают еще один шаг к тому, чтобы подписать договор.
Когда стоит писать письмо?
Опытные предприниматели утверждают, что сначала лучше лично пообщаться с представителями клиента, тогда шансы заполучить его в свою базу становятся выше. В некоторых компаниях существуют традиции, когда все письма, которые поступают с незнакомых адресов, автоматически отправляются в папку «Корзина», никто их не читает. В подобных организациях к новым контактам готовы только в случае предварительного звонка секретарю или менеджеру.
Именно поэтому необходимо сначала наладить контакт с представителем заказчика, который и будет принимать непосредственное решение о том, сотрудничать с вами или нет. Только после этого можно будет подготовить форму коммерческого предложения по 44 ФЗ, образец при этом можно слегка видоизменить, чтобы он соответствовал потребностям клиента. Важно, чтобы ваше деловое письмо было отправлено только после того, как вы получили предварительное согласие от заказчика, тогда шансы на подписание договора будут максимально высокими.
Почему ваше КП может остаться без ответа?
Даже если вы приложите огромные усилия и составите оригинальнейшую форму коммерческого предложения на услуги или товары, потенциальный заказчик может его проигнорировать. И причин этому может быть несколько, главная из них - неправильный выбор адресата. Начинающие бизнесмены часто совершают ошибку, когда рассылают свое письмо абсолютно всем подряд, не заботясь о том, прочтут ли его те, кто будет заинтересован в выгодном сотрудничестве. Отдельной причиной является неспособность ваших расценок конкурировать с теми, что были направлены конкурентами.
Если вы не учли потребностей собственных клиентов, не рассчитывайте на какой-либо ответ от них. Неиспользование формы коммерческого предложения делает его неудобным для чтения данных и дополнительного анализа, поэтому она просто необходима тем, кто хочет добиться успеха. Вы можете потерпеть неудачу, если ваше письмо является огромным по своему размеру, в нем нет конкретики и не указана выгода, которую может получить покупатель.
Что следует учесть при создании КП?
В независимости от того, электронную или печатную форму коммерческого предложения вы составляете, нужно понимать, зачем вы это делаете. Не вываливайте на клиента кучу информации, сосредоточьтесь на качестве вашего делового письма. Главное в КП - данные, которые должны стимулировать клиента на подписание контракта. Желательно ставить себя на место потенциального покупателя, фокусироваться именно на его потребностях и постоянно отвечать на вопрос: «Какую выгоду принесет клиенту контракт с нами?».
Принцип формирования расценок должен быть понятен клиенту, он должен знать, на основе каких факторов вы предлагаете ему товары именно по такой стоимости. Поэтому следует отправить вдогонку с КП прайс-лист на свои услуги. Ваше предложение должно призывать к определенным действиям, покупатель должен понимать, что необходимо сделать, чтобы связаться с вами. Очень важно, чтобы после совершения первой покупки вы поблагодарили своего клиента за сотрудничество, этим вы удивите его и расположите к себе.
Как усилить свое КП?
Как только вы заполнили форму коммерческого предложения на поставку товара или услуги, дополните ее маркерами-усилителями. Достоверность вашим словам могут придать факты, выраженные в цифрах и описании результатов проведенных исследований. Чем больше корректных расчетов, символизирующих о потенциальной выгоде для клиента, будет в вашем деловом письме, тем выше шансы на длительное сотрудничество.
В качестве дополнительного усилителя можно использовать фотографии собственного товара, чтобы покупатель сразу мог быть уверен в том, что не покупает «кота в мешке». При необходимости можно вложить в письмо графики или таблицы, указывающие на рост вашей организации, а также список клиентов, с которыми вы ранее сотрудничали. Среди последних лучше всего указывать известные компании, также рекомендуется прикладывать положительные отзывы от уже действующих партнеров.
На какие вопросы оно должно отвечать?
Совсем не обязательно постоянно создавать оригинальные формы коммерческого предложения на поставку товара, образца, на который можно ориентироваться, будет вполне достаточно. Его можно видоизменять и дополнять различной информацией. Шаблон должен отвечать на вопросы о потенциальной аудитории, которой ваши услуги придутся по нраву. Подумайте о том, когда можно воспользоваться ими и какие проблемы решить с их помощью. Можете ли вы что-то рассказать о формировании предлагаемого вами пакета услуг? Или же о том, что вас вдохновляет на их разработку? Если да - смело включайте это в ваше письмо.
Один из главных вопросов, который вам может задать потенциальный клиент - в чем польза ваших услуг и товаров? Вы должны быть готовы ответить на него в любой момент, а заодно объяснить покупателю, каких результатов он сможет добиться, заключив с вами контракт. Упомяните в своем предложении несколько факторов, отличающих вашу продукцию от той, что реализуется конкурентами. Продумайте ситуации, в которых клиент может отказаться от покупки, и постарайтесь предотвратить ее возникновение.
Могут ли компании самостоятельно искать поставщиков?
Некоторые предприятия предпочитают не дожидаться деловых писем от потенциальных продавцов, поскольку это требует определенных временных затрат. На собственных сайтах они публикуют форму запроса коммерческого предложения, в которой описывают необходимый объем работ или услуг, указывают подробные сроки их выполнения, а также - порядок финансовых расчетов между заказчиком и поставщиком.
В таком документе обычно принято описывать место оказания услуг, а также дополнительную информацию - наличие обеспечения контракта. Единой формы запроса коммерческого предложения как таковой не существует, каждое предприятие формирует собственный документ. Чем точнее он сформирован, тем быстрее потенциальный исполнитель контракта сможет озвучить стоимость его выполнения.
Если у интересующей вас компании нет своего собственного сайта, обратитесь к менеджеру, он также может предоставить вам подробную информацию о том, в чем заинтересована данная организация. Работа с подобным запросом позволяет сэкономить большое количество времени, а также обеспечить клиента всеми необходимыми товарами или услугами.
Какие методы самопроверки можно использовать?
Если вы уже воспользовались формой коммерческого предложения, образцы периодически рассылаются по клиентам, но результата нет, следует проверить работу ваших менеджеров по продажам. Во-первых, все итоговые цифры в документах должны быть размещены в начале имеющихся таблиц, поскольку это позволяет покупателю максимально эффективно воспринимать полученную информацию. Всю похожую информацию рекомендуется скомпоновать так, чтобы она была доступна для восприятия.
Уделите внимание оформлению таблиц, важно, чтобы в них все данные разного формата были разнесены по соответствующим столбцам. Особенно это касается цен, указанных совершенно в разных валютах. Используемые таблицы не должны быть слишком большими и сложными для восприятия, в идеале каждая из них должна умещаться на стандартном листе бумаги. Если листа А4 вам не хватает, используйте альбомную ориентацию, это поможет хотя бы вместить все столбцы на одну страницу.
Важно, чтобы все формулы в вашей таблице работали корректно, чтобы научиться их выстраивать, нужно лишь пройти обучение по работе с программным обеспечением. Аккуратное оформление документа позволит клиенту сделать вывод, что к работе вы подходите максимально ответственно и скрупулезно, а это значит, что с вами можно иметь дело.
После отправки своего делового письма рекомендуется выждать два-три дня, а затем связаться с представителем потенциального клиента и уточнить, поступило ли коммерческое предложение. Если вы услышите положительный ответ, не стесняйтесь поинтересоваться о том, в какие сроки оно будет рассмотрено. Клиент ни в коем случае не откажется от сотрудничества из-за этого, напротив, у него появится понимание того, что вы цените собственное время, а оно является важнейшим ресурсом для всех представителей современного бизнеса.
fb.ru
Образец письма о сотрудничестве. Образец письма-предложения о сотрудничестве
Не нужно быть юристом, чтобы понимать: все сделки начинаются с предложения, или оферты, как её называют по-научному. Оферта - это предложение заключить договор на определённых условиях, составленное, как правило, письменно. Образец письма о сотрудничестве - произведение делового искусства, ведь от результатов его рассмотрения зачастую зависит судьба сделки. В нынешних реалиях родилась некая разновидность оферты - образец официального письма о сотрудничестве: оно сочетает в себе элементы делового документа, рекламного предложения и описания товара, работы, услуги.
Удачный заголовок - полдела сделано
Правильно составленное деловое предложение - первая ступень к долгосрочному сотрудничеству, поэтому пусть ваш текст превратится в образец письма.
Предложения о сотрудничестве ваш адресат читает в день дюжинами. Как выделить из этой серой массы именно ваше? Заголовок вам поможет. Составьте его лаконично и укажите суть. Заголовок может быть традиционным и деловым: "Предложение о сотрудничестве", а может быть привлекающим внимание: "Вам нужно знать об этом!" или "Куда уходят клиенты?"Традиционный заголовок надёжней, если вы плохо представляете характер и предпочтения адресата. Если же потенциальный партнёр ищет новые возможности и свежие идеи, смело используйте второй вариант.
Что должно быть в письме обязательно
Образец письма о сотрудничестве - первое, что узнает о вас потенциальный партнер: именно поэтому так важно отразить в нём всё существенное и не написать лишнего. Постарайтесь вместить в письмо следующие разделы:
- реквизиты получателя и отправителя;
- обращение, приветствие;
- представление;
- суть делового предложения;
- формулы выражения вежливости;
- подпись и контактные данные.
Обязательно не только лично обратиться к получателю, но и представиться самому, по имени, с указанием должности или сферы деятельности. В предложении сделайте акцент на тех выгодах, которые получит адресат, а не вы. Включите краткое описание товара, работы, услуги, лучше маркированным списком для более легкого восприятия. Обозначьте свою расположенность к сотрудничеству и обсуждению партнёрских условий. Если вы ждёте от получателя каких-то действий, упомяните об этом: "Позвоните!", "Закажите!", "Напишите!" Письмо должно завершаться вашей подписью с реквизитами и контактными данными, чтобы адресат мог с вами связаться "в один клик".
Если не уверены в своих возможностях - используйте образец делового письма о сотрудничестве, приведённый ниже.
Чего не должно быть в письме
Предложение о сотрудничестве рассчитано прежде всего на установление делового контакта с партнером. Вспомните, что обычно отталкивает при первом знакомстве? Навязчивость, избыток информации о себе, хамство. Малознакомый человек не внушает доверия, не актуальные для вас темы также не заинтересуют.
Те же правила действуют в офлайне, поэтому перед отправкой проверьте ваше письмо. Вот 5 основных ошибок:
- Избыток информации о себе и своей компании. Указывайте только самое необходимое, касающееся делового предложения.
- Расплывчатость формулировок и многословие. Это утомляет. Пишите лаконично и по существу. По возможности избегайте сложноподчиненных предложений и деепричастных оборотов.
- Размытость предложений и фраз. Исключите двойное толкование ваших высказываний или возможный подтекст. Сделайте фразы предельно ясными.
- Ссылки на другие ресурсы, источники для получения информации о вас. Адресат не станет тратить своё время и усилия на незнакомого человека.
- Исключите пассивный залог. Фразы вроде "ему будет предоставлено", "они смогут получить" отдаляют вас от потенциального партнёра. Пишите о своем собеседнике в первом лице - "вы получаете", "вы приобретаете".
Обязательные реквизиты
Когда незнакомец предъявляет вам паспорт или удостоверение, он невольно вызывает доверие и располагает к себе. Реквизиты в письме играют роль того самого паспорта. Серьёзный партнер, который слышит о вас впервые, сможет проверить по реквизитам вашу благонадёжность и солидность, статус, сферу деятельности. Это многократно повысит ваши шансы на успех и гарантирует начальное доверие между вами.
В образец письма о сотрудничестве желательно включить следующие данные:
- вашу фамилию, имя и отчество;
- должность;
- название компании;
- юридический и фактический адрес;
- электронный адрес;
- контактные телефоны, факс, скайп, адрес сайта;
- полную должность, фамилию, имя и отчество адресата;
- название компании-получателя;
- почтовый адрес, на который отправляется письмо.
Современная переписка проходит преимущественно в электронном формате, поэтому максимально полно отразите ваши контактные данные на личном или почтовом сайте.
Если письмо отпечатано на бумаге, непременно указывайте индекс - избавьте вашего адресата от дополнительных усилий по поиску этих данных.
Номер телефона отобразите с международными кодами - это упростит и ускорит установление контактов с получателем.
Если вы пишете от имени компании, то оформите предложение на официальном бланке, присоединив степлером свою визитку.
В какой форме лучше писать
Утверждённых стандартов не существует, пишите в свободной форме, при этом ориентируйтесь на нормы этикета и принятые деловые обычаи. При выборе стиля и структуры изложения ориентируйтесь на образец письма о сотрудничестве.
Если ваш адресат - частное лицо, то пишите, обращаясь к нему по имени, употребляя местоимение "Вы". Если письмо к представителю компании, то обозначьте это. Упомяните регалии, должность, звание высокопоставленного адресата - это добавит вам баллов и придаст солидности.
Образец письма о сотрудничестве поставщику
Ниже приведён пример письма о сотрудничестве, адресованного поставщику роутеров.
Добрый день, Александр!Меня зовут Артём Широков, я частный предприниматель в г. Житомире, сфера интересов - компьютерные технологии. Пишу Вам с предложением сотрудничества по реализации роутеров.
Я узнал о Вашей компании от представителя фирмы "К". Продукция, представленная на Вашем сайте, меня заинтересовала.
О себе: 5 лет являюсь официальным представителем фирмы "А", планирую расширение сферы деятельности. Имею практический опыт поиска рынков сбыта для интернет-оборудования, уверенно ориентируюсь в компьютерном и интернет-оборудовании. Убеждён, что спрос на продукцию, представленную на Вашем сайте, будет расти.
В чём Ваша выгода: партнёрство со мной гарантирует оптовые закупки Вашей продукции, высокий уровень продаж и своевременность расчетов. Я настроен на долгосрочное сотрудничество, основанное на взаимном доверии и выгоде. Готов рассмотреть Ваши варианты взаимодействия.
Готов предоставить дополнительную информацию и ответить на Ваши вопросы при необходимости.
Надеюсь на Ваш ответ в ближайшее время.
С уважением,
Артём ШироковМоб. +38050700 00 00
e-mail: артём_широков@mail.ru
сайт: ***артём_широков.сом.
Доработайте предложенный макет, подготовьте свой образец письма. Предложения о сотрудничестве - эффективное средство продвижения бизнеса, не пренебрегайте ими!
fb.ru
Образец написания коммерческого предложения о сотрудничестве
30 декабря 2017
# Нюансы бизнесаОбразцы писем, правила и рекомендации
При составлении письма с предложением сотрудничества их авторы чаще всего грешат стилистическими нарушениями.
- Образы и шаблоны – польза и опасности
- Как написать коммерческое предложение о сотрудничестве
- Типичные ошибки
- Ответ на коммерческое предложение
- Сроки ответа на предложение о сотрудничестве
Сотрудничество в бизнесе – это совместная взаимовыгодная хозяйственная деятельность. Оно замышляется с целью увеличения доходов каждой из договаривающихся сторон. Однако поскольку удачная идея редко приходит двум будущим партнёрам в головы одновременно, всегда есть кто-то один, выступающий инициатором. К тому же, в сотрудничестве всегда одна из сторон заинтересована больше другой, пусть и ненамного – полного равенства не бывает в природе.
Случай из истории. Ярким примером удачного сотрудничества могут служить взаимовыгодные отношения советской пищевой промышленности с фирмой Pepsi. Американский производитель напитков получил исключительное право на торговлю водкой «Столичная», а взамен в СССР поставлял свой концентрат и оборудование для розлива. Сделка обошлась без уплаты драгоценной иностранной валюты.
Как выразить своё стремление к совместной работе, приносящей пользу как минимум двум предприятиям? Можно направиться в офис нужной фирмы и на словах изложить плодотворную идею, и так предприниматели поступают часто. Телефонный разговор – тоже вариант. Когда же есть желание дать потенциальному партнёру возможность обдумать, оценить и взвесить глубину мысли, бизнесмены обычно используют эпистолярную форму, то есть письменное предложение о сотрудничестве. О том, как правильно составить этот документ, будет рассказано в этой статье.
Образы и шаблоны – польза и опасности
В нашу эпоху всеобщей стандартизации и унификации, особенно высоко ценится «живое слово». Так как искусству изложения мыслей на бумаге (сейчас – чаще на экране монитора) будущих бизнесменов почти никто не учит, возникает соблазн просто скачать образец предложения о сотрудничестве, заменить в нём названия фирм, имена-отчества и другие нужные слова, и получить готовое письмо. Ничего скверного в этом методе нет, однако такое заимствование таит в себе следующие опасности:
- Нет гарантии, что шаблон составлен абсолютно правильно;
- Образец может не вполне соответствовать актуальной ситуации;
- Кто-то уже прислал такой текст контрагенту, с которым предприятие стремится заключить договор о сотрудничестве. В принципе, ничего страшного, но у адресата может возникнуть подозрение о низком уровне интеллекта вероятного партнёра. Особенно плохо, если это правда.
Из всех перечисленных негативных последствий шаблонного подхода отнюдь не следует, что образцами пользоваться нельзя. Можно и нужно. Только, во-первых, необходимо знать общие правила и структуру составляемого документа, а во-вторых, желательно отнестись к делу творчески.
Как написать коммерческое предложение о сотрудничестве
Принимаясь за любое дело, необходимо подумать о его конечной цели. В данном случае программа-максимум состоит в убеждении желанного делового партнёра в выгодности сотрудничества. Что касается минимального допустимого эффекта, то он выражается стремлением дать почву для размышлений по тому же поводу. Не исключено, что задумавшись о вероятных перспективах и возможностях, открываемых совместной деятельностью, предприниматель «дозреет» и сделает встречный шаг.
Скачать образец
Исходя из цели, можно определиться с тем, как правильно составить письмо, содержащее предложение сотрудничества. В первую очередь оно должно соответствовать правилам деловой этики. Ими предусмотрены следующие стандарты:
- Текст размещается на фирменном бланке организации-адресанта;
- Заголовок должен кратко и ясно выражать суть письма;
- В отечественной практике наиболее распространённым и приемлемым обращением является прилагательное «уважаемый» с использованием имени и отчества лица, принимающего решения нужного уровня. Узнать, как зовут руководителя, обычно несложно;
- Употреблять такие формы приветствия, как «здравствуйте», или «добрый день» в принципе, тоже можно, но в переписке они не всегда уместны. К тому же нет никакой гарантии, что документ будет прочитан в указанное время суток.
- Уничижаться, извиняться за «отнятое время» (драгоценное, конечно) и льстить нельзя. Отношение к вероятному партнёру формируется с первых секунд знакомства, пусть и заочного. Потом отстаивать свои интересы будет трудно.
- Вежливо поблагодарить за внимание можно и нужно.
В конце текста выражается надежда на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
Структура письма проста, и включает всего три пункта:
- Обращение;
- Суть предлагаемого сотрудничества;
- Выражение надежды на возникновение диалога с целью уточнения деталей.
О том, что независимо от способа доставки, текст должен содержать контактные реквизиты адресата, даже упоминать излишне. Это – само собой разумеется.
Для чтения удобней структурированный (то есть разбитый на подзаголовки или абзацы) текст, но это правило – общее для всей деловой переписки.
Типичные ошибки
Ошибки допускают все, и на них, конечно, учатся (но лучше на чужих). При составлении письма с предложением сотрудничества их авторы чаще всего грешат следующими стилистическими нарушениями.
Излишняя немногословность
Текст должен быть кратким, но не настолько, чтобы человек, читающий его, был вынужден догадываться о смысле. Считается, что один лист – предел, но если требуется больший объем, то лучше перейти на другую страницу и всё же досказать идею сотрудничества до конца. Если с самого начала предложение «зацепило», то время на чтение найдётся.
Повторы главной мысли
Пытаясь быть убедительными, некоторые авторы по два-три раза возвращаются к главной идее, на разные лады расхваливая её выгодность. Если это и в самом деле так, то вероятный партнёр сам сразу же оценит степень прибыльности сделки для себя. Не стоит предполагать, что он не умеет считать.
Самовосхваление
Хвастунов никто не любит – ни девушки, ни перспективные деловые партнёры. Если продукт или услуга в самом деле хороши, то об этом контрагент узнает по своим каналам, проверив информацию. Словам всё равно мало кто верит.
Допускаются тонкие намёки и ссылки на авторитетное экспертное мнение, но много места этому отводить не надо.
Слишком много цифр
Экономическое обоснование само по себе хорошо, но в письме, предлагающем сотрудничество, пространным расчётам не место. Достаточно указать вероятную величину рентабельности, а выкладки припасти для личной встречи. В этом есть своя интрига.
Ответ на коммерческое предложение
Оставление письма о предложении сотрудничества без ответа – нарушение деловой этики. Даже если партнёрство не представляет интереса, сообщить об этом необходимо. Разумеется, речь идёт не о массовой рассылке, а о конкретном предложении, адресованном руководителю.
Итак, вариантов может быть только два. Предприятие-адресат может:
- Выразить заинтересованность;
- Вежливо отклонить предложение.
Для обоих случаев есть свои правила, хоть и неписанные, но соблюдаемые большинством бизнесменов.
Если интерес есть. Понятно, что лучший вариант – когда сотрудничество «срастается» к обоюдному удовольствию. В этом случае форма ответа не так уж и важна. Наиболее заинтересованная сторона, а именно инициатор и автор письма будет рад ответу в любой форме – хоть устной и по телефону. За этой приятной реакцией наверняка последует приглашение к переговорам, которые, конечно, ещё неизвестно чем закончатся, но шанс на успех появляется.
Когда приглашение не принято. Психологически, нормальному человеку отказывать всегда труднее, чем соглашаться. Однако, когда это неизбежно, то следует помнить об этике поведения, выражаемой в создании условий «сохранения лица» (этому моменту большое внимание уделяют японские бизнесмены). В письменном виде отказ оформляется следующим образом:
- Ответ печатается на бланке фирмы;
- Документ озаглавливается как «ответ на предложение о сотрудничестве» с указанием входящих реквизитов и даты полученного письма. Если корреспонденция ведётся по электронной почте, использование выставляемой по умолчанию темы «Re:» нежелательно;
- Отказ сопровождается выражением сожаления. Распространено словосочетание «мы вынуждены»;
- Не лишним выглядит благодарность за предоставленную информацию;
- Указываются причины отказа. Они могут быть самыми общими или вполне конкретными, если деловые интересы от этого не страдают. Допустима формулировка «предлагаемое Вами сотрудничество не вполне соответствует политике нашей фирмы». Принятием более выгодного предложения отказ традиционно не аргументируется;
- Завершать текст отказа рекомендуется выражением надежды на сотрудничество в будущем, даже если автор понимает, что это лишь дань вежливости.
- Идеально, если в письме предлагается обсудить альтернативную совместную деятельность, в которой возможный партнёр заинтересован.
Использование шаблона при составлении отказа оправдано по причине возможной многочисленности сходных ситуаций. Сочинять ответ каждый раз слишком трудоёмко. Образец культурного и обоснованного отказа:
Скачать образец
Соблюдение правил делового общения важно не только по этическим причинам, но и из практических соображений. Ситуация на рынке скоротечна, и нет гарантии, что ранее отвергнутое предложение в новых условиях не засияет свежими красками.
Сроки ответа на предложение о сотрудничестве
Общепринятые деловые обыкновения предполагают реакцию на «горячие» предложения, в случае использования электронных каналов связи, в течение двух часов. Если за это время решение не принято, желательно, чтобы ответственное лицо всё равно связалось с отправителем и сообщило о переносе времени рассмотрения вопроса руководством.
Срок ответа на «бумажное» письмо – до двух дней. Практическая польза отклика состоит и в том, что предлагающая сторона не будет слать повторных писем.
Понравилась статья?
Загрузка...Поделись в соц.сетях
Добавить комментарий
Вам понравится
delen.ru
© 2005-2018, Национальный Экспертный Совет по Качеству.
